13 november 2008 -
Kijk goed uit wat u tekent, want ook u kunt slachtoffer worden van spookfacturen: facturen, vaak voorzien van acceptgiro, die ergens in uw administratie 'rondspoken'. De afzender blijft vaag en het bedrag op de factuur is net iets minder dan 300 euro zodat hij niet opvalt.
1. Houd overzicht
Leg een ordner aan voor al uw correspondentie- en advertentieopdrachten. Maak ook een lijst van alle uitgevers of advertentiebureaus waarmee u zaken doet.
2. Check de bedrijfsreputatie
Heeft het aanbiedende bedrijf een smetteloze reputatie of zijn er klachten? Op de website van Fraudemeldpunt.nl kunt u bijvoorbeeld zien hoe bonafide uitgevers werken. Ook bij de KvK leest u nieuws over werkwijzen en methoden van bedrijven.
3. Lees de kleine lettertjes Maak medewerkers attent op de gevaren van spookfacturen. Een bekend voorbeeld is dat er in de brief verwezen wordt naar eerder contact met collega's. Het is dus aan te raden om één persoon verantwoordelijk te stellen die van alles op de hoogte is.
4. Controleer kwaliteit, formaat en oplage
Kijk of de prijs van de advertentie in verhouding staat tot respectievelijk de bezoekersaantallen van de uitgave of internetgids. Als u het niet vertrouwt dan kunt u de cijfers het beste even controleren.Teken nooit voor een advertentieplaatsing als men u geen schriftelijke bevestiging wil geven van oplage, verspreidingsgebied en - vooral controleerbare - doelgroep.
5. Laat u niet tot opjagen
Hoe sneller u de administratie afraffelt hoe meer kans op 'fouten'.
6. Vraag om een bevestiging Laat alles wat u toezegt zwart op wit vastleggen en per reguliere post toesturen. Zo kunt u teruggrijpen op eerdere afspraken en heeft u eventueel bewijsmateriaal in handen.
Bron:b2bcontact.nl
