Tien suggesties om een slechte werksfeer te bespreken
15 september 2008 -
Laat de sfeer op uw werk te wensen over? U kunt proberen iets aan de situatie te doen en het gesprek aangaan met uw collega’s en/of leidinggevende. Tien suggesties van Intermediair, samengevat door Computable.
1. Voorkomen is beter dan het gesprek aan moeten gaan
Voorkom dat het zover komt dat u een dergelijk gesprek moet voeren. Hoe? Door regelmatig bij te praten met uw team en leidinggevende. Om het werk maar ook de sfeer te bespreken. Door frequent om de tafel te gaan, voorkomt u dat problemen uitgroeien tot onoverkomelijke obstakels die u uiteindelijk niet meer ter sprake durft te brengen.
2. Doe het snel
Hoe langer u uw mond houdt, hoe moeilijker het wordt problemen te bespreken. Bovendien komt feedback het beste aan als het gaat over iets dat zojuist is gebeurd.
3. Bereid u voor
Oefen het gesprek vooraf. Voor de spiegel of met een goede vriend. Zo kunt u rustig bepalen wat de beste aanpak is en hoe u uw verhaal gaat formuleren. Op deze manier leert u ook eventuele boosheid achterwege te laten. Belangrijk, want negatieve emoties vertroebelen uw argumenten.
4. Kies het juiste moment
Zoals gezegd, het is belangrijk feedback te geven kort na de gebeurtenissen waarop dat commentaar betrekking heeft. U kunt zelf het beste bepalen wanneer het goede moment is. Kies in ieder geval voor een rustig moment waarop u voldoende tijd voor elkaar hebt.
5. Houd het bij uzelf
Praat over uw eigen waarneming en beoordeel of veroordeel niet. Zeg niet: 'Je laat me stikken', maar: 'Je hebt nu drie keer onze projectevaluatie afgebeld. Zonder je input sta ik er als projectleider al een maand alleen voor. Ik voel me door jou niet serieus genomen.' Praat nooit namens het team. U kunt immers onmogelijk voor iedereen spreken. Na afloop van het gesprek kunt u altijd nog het idee opperen om het volledige team te polsen over wat u op tafel hebt gelegd.
6. Wees concreet
Kom met specifieke voorbeelden die uw waarneming onderbouwen. Verval niet in overdrijvingen als ‘nooit’ en ‘altijd’. Kom met herkenbare, concrete voorbeelden. Alleen dan zal de ander de problemen kunnen onderkennen.
7. Kom met oplossingen
Goede feedback is altijd inclusief oplossingen. Vertel wat u denkt dat er moet gebeuren en hoe u dat concreet ziet. Hanteer hier - zoals in het gehele gesprek - de ik-vorm. Zeg niet: 'Jij moet het zus-en-zo doen.' Maar: 'Ik stel voor de taken anders te verdelen.'
8. Laat uw boodschap bezinken Als u rustig hebt verteld wat u dwars zit en waarom, zorg dan voor een rustmoment (tel tot vijf). Zo geeft u de ander de kans de boodschap te laten bezinken. Vraag na die pauze naar een reactie.'
9. Luister
De reactie op uw feedback is voor u weer aanleiding om te reageren. Zo ontstaat een echte dialoog. Uiteindelijk is het zaak dat er begrip ontstaat tussen u en uw gesprekspartner, zodat u samen een oplossing kunt zoeken.
10. Houd voet bij stuk
Hoewel feedback van de werkvloer steeds vaker wordt gestimuleerd, kan het gebeuren dat de ander ontkent dat er iets loos is. Laat de moed dan niet meteen zakken. Blijf om uitleg vragen. Als u een impasse aan voelt komen, benoem die dan: 'Ik merk dat we in een impasse komen.' Ook nu is het zaak verwijten voor u te houden en samen tot een oplossing zien te komen. Stel eventueel voor er op een later tijdstip op terug te komen zodat u even na kunt denken.
Bron:Intermediair, Computable
Betreffende punt 5.
In het praten over eigen waarneming ga ik bij feedback nog een stapje verder door alle jij of jou eruit te halen. Ik heb de voorbeelden van de auteur wat aangepast. Ik zeg niet: 'Je laat me stikken', maar 'Ik voel me niet gesteund': In plaats van 'Je hebt' komt nu 'Ik ben nu drie keer voor onze projectevaluatie afgebeld'. Zonder (je...eruit) input sta ik er als projectleider al een maand alleen voor. Ik voel me (door jou... eruit) niet serieus genomen.' Praat namens jezelf vanuit de ik. Een volgende stap is aan te geven wat de wens is. Ik wil..... en dat ziet er zo en zo uit. In dit stukje komt de uitnodiging naar actie van de ander pas kijken. Zoals het artikel al zegt, pin je niet op een oplossing vast en zoek meerdere alternatieven. Dit geeft onderhandelingsruimte en vraagt wel om creativiteit. Op het moment dat ''jij'' in de feedback staat, bestaat de kans dat het een strijd wordt door het 'vermanende vinger'effect. Deze manier van aanspreken wordt vaak als aanval gezien dus er wordt verdedigd of er komt een knal terug.
In de ik-vorm is daar geen rede voor omdat iemand in deze vorm de verantwoordelijkheid bij zichzelf houdt.
Kijk voor dit hoofdstukje van dit goede artikel eens naar de stappen van geweldloze communicatie van Rosenberg. Ik heb er al veel mensen goed mee kunnen helpen
K Hoog
|
|
5
-
10
-
2008
|
16
:
46
uur
Als je de tips zo leest lijkt het allemaal heel logisch. Na 30 jaar werkervaring weet ik dat het helaas in de praktijk anders gaat. Soms heeft iemand in de loop der tijd veel macht op gebouwd en is de omgeving bang om z'n positie te verliezen. Een slechte werkverhouding blijft zo vaak jaren lang bestaan. Helaas, theorie is heel anders dan praktijk!
