Tien tips om van uw ERP-software implementatie een succes te maken
29 juli 2008 -
U kent ze vast: de verhalen over mislukte (her)implementaties van IT-applicaties. Verhalen met steevast de conclusie dat er veel geld en tijd verloren is gegaan. Niet nodig aldus QExpertise.
Volgens Marc van Rongen, Consultancy Manager bij QExpertise had 80 procent van die mislukkingen namelijk voorkomen kunnen worden als de volgende tips in acht waren genomen.
1. Onderschat uw eigen processen niet
Te vaak wordt gedacht dat elk bedrijf ongeveer hetzelfde is. Maar zaken die voor uw organisatie vanzelfsprekend zijn, hoeven dat voor anderen niet te zijn. Denk aan speciale betaalafspraken, leveringsvoorwaarden, enzovoort. Laat daarom een externe partij uw processen in kaart brengen en vertalen naar de ERP software. Beoordeel samen met de ERP software leverancier of het toepasbaar, maar nog belangrijker, goed werkbaar is.
2. Beoordeel de ERP software, niet de verkoper Hoe formeler het selectieproces, hoe meer gekeken wordt naar de verkoper, zijn brochures en communicatie. Vergeet echter niet dat het succes afhangt van de functionaliteit van de software en de kwaliteit van degene die het bij u implementeert. Ga daar op af en niet op gelikte presentaties en mooie folders.
3. Maak tijd vrij voor de implementatie
Denk niet: ´Ik betaal, dus ze regelen het maar´. Uw werknemers moeten bijvoorbeeld documenten (facturen, rapportages) aanleveren, moeten sparren en moeten ondersteunen bij de invoer en aanpassing van gegevens. Daarnaast moeten ze instructies krijgen. Staat een afdeling al onder tijdsdruk, huur dan extra capaciteit in. Een implementatie van ERP software is niet iets dat u er even ´bij doet´.
4. Stel een plan op voor de implementatie en bewaak de voortgang Zorg dat er een document is dat beschrijft wanneer de implementatie af is, wie wat doet en binnen welk tijdsbestek. Evalueer wekelijks of u niet uit de pas loopt en stel uw plan bij indien dit wel zo is. Zorg dat er zowel bij u intern als bij uw softwareleverancier een projectleider is.
5. Betrek zowel werkvloer als directie bij de implementatie
Medewerkers die niet geloven in de gekozen oplossing of deze niet begrijpen kunnen een vervelend struikelblok vormen. Er zijn genoeg ERP software implementaties mislukt omdat er geen commitment of begrip was.
6. Vraag referenties
Zoek bedrijven die globaal uw processen volgen en die met de door u te kiezen software werken. Vraag bij uw leverancier om referenties.
7. Durf te schrappen in uw wensen
Durf u zelf de vraag te stellen waarom u iets besluit en waarom u bepaalde dingen eigenlijk wilt weten. Dit kan de implementatietijd van een softwarepakket aanmerkelijk verkorten.
8. Zorg voor een goede rapportage
Vraag de betrokkenen te rapporteren over de voortgang en de gemaakte keuzes. Dit om snel op afwijkingen te kunnen reageren en op deze documentatie te kunnen terugvallen bij onduidelijkheden..
9. Durf de implementatie stil te leggen in geval van twijfel
Durf bij fundamentele twijfel over het slagen van het project de boel stil te leggen om te voorkomen dat de meter van consultants onnodig doorloopt en om intern en extern het signaal af te geven dat u zich zorgen maakt.
10. Wijs een centrale applicatiebeheerder aan
Zorg dat er iemand is die het grote plaatje van de te implementeren ERP applicatie en achterliggende processen kent en ziet. Deze persoon moet ook beschikbaar zijn wanneer uw leverancier zich niet meer regelmatig met uw pakket bemoeit.
Regel 1 is de belangrijkste, temeer daar met name de ICT sector nog steeds denkt dat ieder bedrijf hetzelfde is. De meest essentiele fout. Het zijn niet de bedrijven die deze fout maken, maar de ICT verkopers. Tja, als je alleen een hamer hebt is alles al snel een spijker.
Arvel
|
|
30
-
07
-
2008
|
09
:
34
uur
Regel 12: Doe het niet. ERP pakketten zijn zelden 100% passend en bieden qua functionaliteit zelden meer dan 40% van wat een bedrijf nodig heeft.
Ik heb echter vaak meegemaakt in mijn jarenlange ICT praktijk dat het management van de opdrachtgever tegen ons vertelde dat hun processen standaard zijn. Ze waren er ook van overtuigd dat als een ander bedrijf in een andere branche met deze software werkt, dat zij dat ook kunnen.
En als dan bij de invoering blijkt dat hun bedrijfsprocessen en bedrijfscultuur echt verschillend zijn, dan krijgt de ICT leverancier op zijn falie.
Tja, als je denkt dat je een spijker hebt / bent, dan zoek je al snel een hamer.
Wij zijn een leverancier van een clientvolgsysteem. Ik deel volledig de mening van QExpertise. Als ons pakket niet echt de oplossing is voor de klant dan leveren wij niet.
Een ERP pakket heeft zoveel inpact op de bedrijfsvoering dat aansluiting bij het werkproces 1 op 1 dient te zijn.
Gebrek aan commitment bij de klant is m.i. de belangrijkste oorzaak van het falen van een implementatie,
Bedrijven zijn net mensen, dus nooit standaard.
Ik heb dat veel bedrijven verteld die dachten (zeg maar wijs gemaakt waren) dat ERP dé oplossing voor hen was. Helaas geloven ze liever de mooie verhalen van de verkopers van de software en komen ze na een paar jaar ellende vragen of wij hun probleem weer op kunnen lossen.
Als de ERP boeren zo verstandig zouden worden om een alliantie aan te gaan met de mensen die wel weten hoe bedrijfsprocessen kunnen worden geoptimaliseerd en die haarfijn kunnen vertellen hoe de processen geautomatiseerd kunnen worden, dan wordt het wel eens wat.
Maar nee, de ICT jongens en meiden weten ook hoe ze bedrijfsprocessen in kaart moeten brengen en optimaliseren. Niet dus, ieder zijn vak, ik ga ook geen ERP implementeren, dat is mijn vak niet.
@Arvel. Je hebt gelijk. Maar hoe vaak vertelt de verkoper van de ICT pakketen niet dat alle processen vergelijkbaar zijn? Keer op keer.
Kennen de bedrijven hun processen niet? Inderdaad, in de loop van de jaren zijn ze er in geslaagd een geweldig ondoorzichtige brei van processen te maken, door fouten op te lossen door een nieuw proces en niet door het wergnemen van de oorzaken.
De ICT verkoper moet gerust durven zeggen dat de processen niet standaard zijn. Zeg maar dat er eerst een proces optimalisatie moet worden doorgevoerd en in veel gevallen een complete BPR. Maar denk dan niet dat je dat allemaal ook kunt, juist daar begint de ellende maar al te vaak. Een mislukte implementatie ligt nooit aan de klant. Het is altijd de leverancier, want die heeft bij de verkoop een inschattingsfout gemaakt.
Commitment van de klant bestaat niet, alleen commitment aan de klant bestaat. Het is niet echt klantgericht om de klant te verwijten dat een project mislukt omdat hij niet meewerkt. Dat is altijd een gevolg van verkeerde communicatie in het begin van het proces.
Ik vind de bewering van Bliek wel dapper. Maar ik zie maar al te vaak de ICT bedrijven zo product gericht zijn, dat ze echt geloven de oplossing voor alle problemen in huis te hebben, dat hun pakket top of bill is. Maar helaas, er is geen enkel standaardpakket dat precies past bij ieder bedrijf.
Mijn ervaring is dat de succesratio van projecten sterk gerelateerd is met de lengte van projecten.
Ergo: ERP implementaties zijn succesvoller als ze in een korte tijd (dan wel gefaseeerd) worden doorgevoerd. In de praktijk verliest een organisatie veel van zijn early-hour-sponsors en vertrekken sleutelfiguren in het project waardoor projecten een worsteling worden terwijl het draagvlak langzaam afneemt in de organisatie.
Het lijkt me leuk en nuttig om eens een congres of symposium te gaan wijden aan dit verschijnsel.
De klachten over ICT implementaties en de berichten over mislukkingen teisteren de media al meer dan 10 jaar. In die 10 jaar is er niks wezenlijks veranderd lijkt wel.
Wie heeft er zin om dit congres mee te organiseren?
Arvel
|
|
31
-
07
-
2008
|
13
:
02
uur
Die congressen zijn er al veel. Ook binnen de ICT sector omdat men de negatieve berichtgeving ook meer dan zat is.
Zie onder meer de artikelen in de laatse editie van het (bijna wetenschappelijke) blad Informatie waarin zowel de (in-)flexibiliteit van ERP software als de redenen waarom in de overheid zo vaak projecten als mislukt worden beschouwd.
Als de ICT het klagen zo zat is, dan is het misschien een goed idee dat de ICT eens de hand in eigen boezem steekt.
Ook nu weer wordt de schuld constant bij de klanten in de schoenen geschoven en de klanten zijn dat ook meer dan zat.
gewoon een keer de criticasters van de ICT en de ICT met elkaar in discussie. Ik vraag me af of de ICT dat aandurft
Arvel
|
|
31
-
07
-
2008
|
17
:
55
uur
Klagen is iets anders dan negatieve berichtgeving.
Iets niet willen is niet hetzelfde als iets niet durven.
Heb je nou dat artikel gelezen of niet?
Zo ja... waar haal je dan ==Ook nu weer wordt de schuld constant bij de klanten in de schoenen geschoven en de klanten zijn dat ook meer dan zat.
== vandaan?
Zo nee.. Je mening stond al tevoren vast?
Nee, ik heb het artikel niet gelezen, anders vraag ik er niet naar.
Ik verwijs ook niet naar het artikel, maar naar de reacties hier op deze site.
Ik citeer:
Gebrek aan commitment bij de klant is m.i. de belangrijkste oorzaak van het falen van een implementatie
Ik heb overigens enkele decennia ervaring met bedrijven waar ICT implementaties mislukt zijn en iedere keer weer hoor ik dat de ICT boer op vragen antwoorde: ''geen enkel probleem, dat kan!''
De goede niet te na gesproken. Maar als de algemene teneur in bedrijven negatief is ten opzicht van ICT dan is er toch wel iets aan de hand?
Graag een link naar het artikel, dan zal ik daar een mening over vormen, dan zoek ik even de link naar een artikel over het mislukken van SOA's, nee geen enge ziekte, Server Oriented Architecture. Erg verhelderend.
Onze afnemers zijn met name bedrijven die zich bezighouden met de begeleiding van mensen. In het algemeen hebben zij niets op met automatisering. Het wordt beschouwd als een noodzakelijk kwaad waar men niet zonder kan. Is eenmaal besloten tot een aanschaf dan laat men de implementatie graag aan de leverancier over zonder zich te realiseren dat zij uiteindelijk de eindgebruikers zijn.
De inrichting van een erp-systeem is een continue dialoog tussen gebruiker en de leverancier.Helaas wordt een implementatie te weinig als project opgepakt aan de kant van de afnemer. De implementatie wordt erbij gedaan naast de dagelijkse werkzaamheden. Deze hebben altijd voorrang. Onvoldoende controle met name door het management op de voortgang en de inhoud van het tussentijds geleverde lopen dan uiteindelijk uit op een mislukt eindresultaat.
Tijdens het aanbiedingsproces schromen wij niet
bovenstaande aan de orde te stellen. De klant zal ook op dit punt moeten investeren in het vrijstellen van medewerkers. Dit alles nog afgezien van de absolute voorwaarde dat de te leveren software voor die klant een echte oplossing is.
@ C.N. Bliek
Ik denk dat je voor een groot deel gelijk hebt. De kern is dat het gros van de bedrijven niks heeft met ICT omdat het management lijdt aan een vorm van digibetisme. Men gelooft niet eens dat ICT een oplossing biedt, maar doet toch maar mee. Enerzijds omdat iedereen zegt dat het moet, anderzijds omdat de ERP boeren nog steeds gouden bergen beloven.
Maar, implementatie of niet, tijdens de verbouwing blijft de winkel open, de implementatie van welk ander systeem ook heeft nooit de prioriteit boven het primaire proces.
Ik pleit al jaren voor een coalitie tussen de ICT deskundigen en de deskundigen in veranderprocessen. De ervaring leert dat daardoor mislukkingen makkelijk voorkomen kunnen worden.
Helaas zijn maar al te veel ICT bedrijven en professionals van mening dat ze ook wel even het veranderproces kunnen begeleiden. En juist daar ligt de basis van de mislukking.
ieder zijn professie. Als de ICT eindelijk eens doorheeft dat ze niet alles kunnen, dan komen we weer een stapje verder naar oplossingen die wel werken.
Arvel
|
|
5
-
08
-
2008
|
08
:
47
uur
Beste Ad de Beer,
Als je de laatste 2 alineas nu eens niet had geschreven, (kennelijk is het je eeuwige frustratie) dan was ik het helemaal met je eens geweest.
Dat samenwerken tussen veranderkundigen en ict-ers gebeurt namelijk al een hele tijd. Bedrijven zoals Pentascope, zijn er groot mee geworden. En wat denk je van Arinso, voor de invoering van ict in hrm omgevingingen?
Maar ook die twee disciplines samen kunnen het niet af zonder commitment van de klant, zonder financien en zonder alle andere zaken die van belang zijn voor een succesvol project.
Pentascope ken ik en breek me a.u.b. de bek niet open............
Arinso zegt me niks, beetje vreemd, want ik ken de HR wereld best goed.
Overigens zijn HR en ICT niet al te beste maatjes. Dat komt ook door het zogenaamde E-HRM, wat maar heel weinig met HRM te maken heeft. Of eigenlijk alleen maar een beetje toegevoegde waarde kan hebben op de beheersprocessen van een personeelsafdeling.
En, het is geen fustratie, gewoon het resultaat van gedegen onderzoek. Jammer dat de ICT sector steeds zelf onderzoek doet naar het eigen falen. Zoals Bagwan het als zei: Om tomaten te bestuderen mag je alles zijn, behalve een tomaat.
Commitment van de klant krijg je als de dingen die je zegt, gelijk zijn aan de dingen die je doet. Daar ligt denk ik 80% van het probleem.
Vertrouwen winnen doe je te voet, vertrouwen verliezen per sneltrein. Het imago van de ICT sector is gewoon slecht. Langzaam komt er verbetering, maar zo lang de klant iedere keer maar weer de schuld in de schoenen krijgt geschoven wordt het vertrouwen in de sector echt niet beter.
Zo lang je mij verwijt dat ik een frustratie heb en niet de hand in eigen boezem steekt, wat anderen hier wel doen, dan zie ik echt geen verbetering van je imago.
als erp-consultant en ex-ict-er heb ik mij ook al jaren geergerd aan de forse leugens die door pakket-aanbieders gehanteerd worden. Hte zijn vaak symptonen-boeren die in hun betoog het wel hebben over de 'supply chain' problemen, warvoor ze echter geen oplossing hebben. Hoe kan je nu uw servicelevel verhogen met een MPR verhaal van min-max voorraad? met een forecastmodule waar je zelf uw planning met aantal per maand moet ingeven, hoe bepaal je dan uw forecastr afwijking. MRP adviezen zijn in een aantal populaire pakketten niet eens aanwezig, het moet eenvoudig zijn, eenvoudig bestaat niet. Ik tracht er wat aan te doen met erp-utopia dot be , het is een aarzelende start. Jammer dat ik geen naman mag gebruiken.
