25 april 2008 -
Een e-mail wordt vaak zonder al teveel controle opgesteld en doorgestuurd. Dat gaat niet altijd goed. Zibb presenteert zeven mailblunders die u gemakkelijk kunt voorkomen.
1. Heftig reageren
Een mail schiet u in het verkeerde keelgat en u dient de zender direct van repliek. U zult niet de eerste zijn die een ware e-mailoorlog ontketent door klakkeloos uw mening te verkondigen. Zaken zijn misschien niet zo onaardig bedoeld als u ze leest en dat geldt ook voor de persoon die uw e-mails ontvangt. Onthoud dat lichaamstaal ontbreekt en dat de ontvanger niet kan zien hoe de zender iets bedoelt.
2. Grapjes maken
Kleine prikjes, steekjes en andersoortige onschuldige grapjes kunnen binnen een mum van tijd uitdraaien op een flinke ruzie. Het succes van een grap valt of staat niet alleen met de juiste timing, maar ook met de juiste toon en lichaamstaal. Deze twee laatste aspecten ontbreken juist bij e-mail. Dit betekent dat wanneer u een grap maakt, u het risico loopt dat de ontvanger deze niet als zodanig opvat. Zelfs wanneer u een smiley gebruikt kan de ontvanger dit nog opvatten als cynisch of sarcastisch.
3. Pijnlijke typefouten
Vergis u niet in de ellende die u kunt veroorzaken door een typefout die niet als zodanig wordt herkend. Zo zult u niet de eerste zijn die een marketingkit verzendt en daarbij in plaats van een i een u typt (want die zit ernaast). Of wat dacht u van de klassieker: Er zal het een en ander aan je gedrag moeten veranderen hier, waarbij de i in het woord 'hier' ditmaal per ongeluk wordt vervangen door een o, die er wederom naast zit. Zelfs de kleinste typefout kan resulteren in een onaangename situatie en misschien zelfs ruzie.
4. Vertrouwelijke teksten naar de verkeerde
Het kopiëren en plakken van tekst kan u een hoop tijd besparen. Maar wie niet oppast stuurt een vertrouwelijke tekst naar een persoon die daar helemaal niets mee te maken heeft, of die daar z'n voordeel mee zou kunnen doen.
5. Roddelen
U zou niet de eerste zijn die de e-mail stuurt naar de persoon over wie de mail juist gaat.
6. Ongevraagde informatie verzenden
Kettingbrieven komen ook op de werkvloer voor: e-mails die u door moet sturen naar zoveel mogelijk mensen. Een vergelijkbare variant zijn de e-mails waarin u wordt gewaarschuwd voor een gevaarlijk virus dat uw hele harde schijf wist. Dit soort mails zijn in 99 procent van de gevallen onzin. Wanneer u ze doorstuurt naar andere mensen kan dat als vervelend worden ervaren.
7. CAPS LOCK!!!
WAT? Het gebruik van hele woorden of zinnen in hoofdletters is het webequivalent van schreeuwen.
Bron:Zibb
