22 januari 2008 -
Veel organisaties hebben nauwelijks grip op hun overheadkosten. Managementbeslissingen over het uitbreiden of inkrimpen van de overhead zijn vaak gebaseerd op gebrekkige informatie. Dit leidt tot verkeerde beslissingen.
Dat zijn de belangrijkste conclusies uit een zevenjarig onderzoeks- en adviesprogramma van managementadviesbureau Berenschot. Het programma werd op eigen initiatief uitgevoerd in achttien sectoren. In totaal gaven 1048 organisaties Berenschot sinds 2001 opdracht om hun overhead in het kader van dit programma in kaart te brengen en te beoordelen. Mark Huijben en Arno Geurtsen publiceerden een boek over: ‘Heeft iemand de overhead gezien?’
Geen ratio
"We zien organisaties die snijden in hun overhead, terwijl dat niet meer verantwoord is. En we zien organisaties die hun overhead uitbreiden, terwijl deze al zeer ruim bemeten is. De ratio achter deze beslissingen ontbreekt," aldus onderzoeksleider Mark Huijben. Dit leidt tot grote verschillen in de overhead tussen sectoren en zelfs tussen organisaties in dezelfde sector.
De belangrijkste oorzaak is dat veel organisaties geen idee hebben hoe hoog hun overhead is en hoe deze zich verhoudt tot die van branchegenoten. Daardoor baseert men de omvang voor een belangrijk deel op irrationele gronden, op gevoel. Leidend daarbij is de financiële situatie van de organisatie. Hoe meer geld organisaties verdienen, hoe breder men het qua overhead laat hangen. "En dat is niet verstandig," aldus Huijben. "Want in tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, leidt een hogere overhead niet tot een hogere productiviteit van de medewerkers in de lijn."
Populaire beslissingsgronden Uit het onderzoek blijkt verder dat managementbeslissingen vaak worden gebaseerd op onjuiste argumenten. Twee ervan zijn zeer populair. "Zo stelt men bijvoorbeeld vaak dat er schaalvoordelen zijn te behalen in de overhead wanneer de omvang van de organisatie toeneemt. Dit blijkt echter alleen te gelden voor organisaties met minder dan 300 arbeidsplaatsen." Ook verdedigen managers een hoge overhead met als argument dat de kwaliteit van de overhead daardoor toeneemt. Ook dit blijkt in de praktijk niet op te gaan.
X-ray
De auteurs presenteren in het boek een methode, de overhead X-ray, voor het oplossen van het overheadvraagstuk. Kern daarvan is het gedetailleerd vergelijken van de overhead met die van andere organisaties, op basis van een gemeenschappelijke definitie. Belangrijkste kracht van de methode is dat deze in samenwerking met de deelnemende organisaties is ontwikkeld en bij hen met succes is toegepast.
