26 november 2007 -
Slecht contractbeheer zorgt voor een aanzienlijke kostenpost. Decos, softwareleverancier voor document-en informatiebeheer, stelde een top 5 samen met de meest voorkomende problemen bij contractbeheer. Computable zette ze op een rij.
Top vijf
De meest voorkomende problemen op het gebied van contractbeheer volgens Decos zijn: 1. Contracten worden ongewild verlengd
De looptijd van contracten varieert. Veel contracten bevatten een clausule waardoor de overeenkomst automatisch wordt verlengd, tenzij het contract binnen de gestelde termijn wordt opgezegd. Dit kan betekenen dat een contract ongewild/onbewust wordt verlengd en de organisatie met onvoorziene kosten wordt geconfronteerd.
2. Contractgegevens zijn onvoldoende toegankelijk voor medewerkers Een veel voorkomend probleem is dat contractgegevens decentraal worden opgeslagen op een server en dat iedere afdeling een eigen werkwijze heeft voor het archiveren van contracten. Gegevens zijn hierdoor vaak niet goed beschikbaar voor andere afdelingen. Hier komt bij dat, wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, de kans bestaat dat waardevolle informatie verloren gaat als er geen gestructureerde werkwijze is.
3. Afdelingen profiteren onvoldoende van schaalvoordelen
Wanneer afdelingen niet van elkaar weten welke afspraken er zijn gemaakt met leveranciers, profiteren zij ook niet van eventuele schaalvoordelen. Door gegevens onderling te delen, verbeteren afdelingen hun onderhandelingspositie en maken zij het inkoopproces efficiënter.
4. Management heeft onvoldoende inzicht in processen Van organisaties wordt steeds vaker verwacht dat zij kunnen aantonen dat zij er alles aan doen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Wanneer ze hun contractgegevens centraal opslaan, kunnen ze eenvoudiger rapportages genereren ten behoeve van het management. Zo kan het management inkoopbeslissingen beter onderbouwen.
5. Te veel papier
Er is nog altijd te veel papier binnen de meeste organisaties. Afdelingen archiveren contracten zowel digitaal als fysiek. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook zeer kostbaar. Het is verstandiger om documenten digitaal te archiveren en ze alleen fysiek te bewaren als dit echt noodzakelijk is.
Bron:Computable
Een simpele verbetering in dit gehele proces is het centraal opslaan van contracten, waar vervolgens iedereen bij kan komen (wel met beveiliging). Als er dan ook nog automatisch een email gestuurd kan worden voordat een contract afloopt, dan heb je prima grip op je contractuele afspraken.
Er zijn aanbieders zoals Contracto (lokaal) en Contracked (on-line).
Contractmanagement is een serieuze aan gelegenheid. Veel bedrijven hebben geen idee wat contractmanagement voor hun bedrijf kan betekenen.
Voordat we deze vragen kunnen beantwoorden moeten we ons eerst af vragen waarom men een contract afsluit. De kern van het antwoord is ''risicobeperking'' voor alle partijen.
Contractmanagement is hierbij het instrument wat hierin kan faciliteren
Fred Wojciechowski
|
|
1
-
09
-
2008
|
20
:
19
uur
Contracten zou ik niet voor een lange periode vastleggen. Het is zeer aan te bevelen om steeds nieuwe, maar vooral ook concurrerende aanbieders te benaderen. Enerzijds voor het vergaren van informatie en anderzijds om het zgn servicelevel te verifieren. Als manager word ik ook elk jaar beoordeeld op mijn functioneren.
