14 september 2007 -
De overvloed aan informatie waarmee mensen steeds vaker te maken krijgen is uitgegroeid tot een maatschappelijk probleem. Dit meldt Express.be.Tot die conclusie komt mediawetenschapper David Shenk, die tien jaar geleden in zijn boek 'Data Smog' voorspelde dat we ooit zouden verdrinken in informatie. Nu, tien jaar later, is informatiestress een serieus te nemen aandoening, die de economie schaadt, aldus Shenk.
Afleiding
Te veel informatie is voor veel mensen een concreet probleem geworden. Ongeveer 90 procent van de werkende bevolking zit bijna de hele dag achter de computer en talloze werknemers laten zich tijdens hun werk afleiden door niet-relevante mail van collega’s en vrienden. Het eigenlijke werk blijft liggen; pas na een kwartier, zo blijkt uit onderzoek, zijn mensen weer in staat om volledige geconcentreerd aan de slag te gaan. De schade aan de Amerikaanse economie door informatie-overload bedraagt volgens Shenk jaarlijks miljarden dollars. Infomania
Het Insitute of Psychiatry van de University of London sluit zich aan bij Shenk en beschouwt informatiestress, ook wel ‘infomania’ genoemd, als een zeer serieus te nemen aandoening. Uit onderzoek van het instituut blijkt dat het IQ van werknemers die voortdurend gestoord worden door mailtjes en telefoontjes, daalt met 10 punten. Daarboven komt dat werknemers niet alleen constant afgeleid door e-mails, maar ook door instant messages, video’s, sms’jes en voicemail. Ze doen noodgedwongen mee aan een ‘ orgie van verbondenheid’ die niet stopt als de werkdag voorbij is. Ook in de auto, de trein en thuis breken e-mails, sms-berichten en andere vormen van elektronische communicatie voortdurend in op activiteiten.
E-mail is grote boosdoener
E-mail is de grootste boosdoener volgens deskundigen. Uit onderzoek dat in 2006 werd gedaan bij computerbedrijf Intel blijkt dat de gemiddelde werknemer van de ICTafdeling wekelijks 350 mailtjes ontvangt en twintig uur kwijt is om zijn mail af te handelen.
Bron:NRC Handelsblad, Express.be
Ik lees in dit artikel twee verschillende waarheden. Het is al een ouder gegeven dat met het voortschrijden van de technische mogelijkheden de informatieflow en druk enorm is toegenomen. Dat dit voor menig manager een doorn in het oog is, en een aanslag op diens beschikbare tijd, kan.
Ik vraag me hier dan ook tegelijkertijd af of dit niet stelselmatig een probleem van het individu is. Als ik mezelf bekijk zijn er dagen dat ik vrij weinig email krijg, en soms iets meer. Ik ben daar zeker geen 20 uur per week mee bezig. Is iets niet relevant dan lees ik het niet eens en beperk me tot hetgeen er belangrijk is. Daar heb ik tenslotte een agenda voor.
Voicemails krijg ik ook niet zoveel omdat ik vrij snel opneem en als telefoontjes elkaar kruisen, of na een meeting, kan ik er wel eens een enkele verwachten. Al met al is het m.i. gewoon een manier van benaderen en omgang.
Email: Alleen datgeen wat werkgerelateerd is, bevestigingen en afspraken. De rest is onbelangrijk.
Voicemail: Alleen die men ontvangt tijdens meetings.
Het is voor een manager minder relevant om overal over te worden geinformeerd, zeker wanneer het diens terrein niet raakt.
Dat men bij de ICT-er dergelijke getallen hanteerd kan alleen maar als je een operationele functie vervult zoals o.m. ondersteuning. Dan maakt het deel uit van je takenpakket. Mocht anders blijken dan dient men, individueel beter te prioriteren.
Zoals men kan lezen valt er nog veel te verbeteren.
RC PM
W.F.Hilhorst.
|
|
17
-
09
-
2007
|
10
:
07
uur
L.S.,
Ik lees uw artikel met belangstelling. Ik heb ook met stijgende verbazing gezien hoe een groot aantal collega's bevangen wordt door email en de mobiele telefoon. Inmiddels zijn vele cursussen en curriculi opgezet om op een verantwoorde manier met de stortvloed van ruis met een beetje gegevens en nog minder aan informatie om te gaan. Ik heb ook met verbazing gezien dat mensen zich ook interessant gaan voelen doordat ze ook een goed gevulde mailbox hebben en omdat de telefoom constant van de plaats trilt doordat een ieder op de meest onmogelijke momenten belt. Maar ook mensen die volmaakt ondersneeuwen in hun mailberg en daardoor echt urgente zaken over het hoofd zien en een burnout ten gevolge hebbend.
Een paar tips kunnen en mogen niet ontbreken. Voor email:
Richt de stroom zodanig in dat zakelijke mail naar een belangrijke box gaat en de rest naar een nog net geen spamfolder. Laat de zender rustig en beleefd weten dat de relevantie voor jouw functie minder is. In de praktijk is 85 procent ruis, na een redirect slechts vijf procent.
Houd zaken en privé strikt gescheiden.
Spreek af dat er op bepaalde tijden op mail gereageerd wordt. Ik nam 15 minuten na de koffie 's morgens en 30 minuten na de lunch. Het werk(te) perfect. Het kan echt binnen vier uur, ongeveer honderdzeventig mails. Bij de supermarkt ontstaat immers ook een wachtrij.
Vroeger had men een kleine loop naar de buurman en nu sturen we een mail, Vaak is het lopen beter, spreek wel een tijd af.
Laat echt belangrijke mail begeleiden door een SMS bericht, maar niet zonder eerst een protocol op te stellen voor wat echt belangrijk is, zo twee van de honderd emails, want anders wordt al snel alles belangrijk;
bespreek ook een politiek om het aantal CC'tjes te verminderen, schrijf in een projectgroep twee vaste personen van de zeven aan, zeker wanneer de hele groep in dezelfde gang huist. Natuurlijk mogen er geen continuïteitsproblemen ontstaan bij ontstentenis van een hunner of beider.
Wissel meer gegevens uit via een Intranet applicatie en stuur links mee in een mail ter kennisname. Leg projectfolders aan. Hiermee worden onhandig grote mails voorkomen. Drie tot vijf regels begeleidende tekst moet voldoende zijn. Wees kort, exact en beknopt en noem feiten, plaats, data en tijden.
Na een jaar is het aantal mails met 60 procent verminderd door actief beleid.
Maar er kan nog veel verbeterd worden.
Voor de mobiele telefoon geldt dat deze zeer belangrijk is geworden, immers men kan haast niet meer zonder. Enige tips kunnen helpen.
Spreek beltijden af. Scheid ook zaken en privé.
Vraag de gebelde of je gelegen belt. Dit wordt gewaardeerd.
Bel kort en zakelijk.
Pen en papier, agenda bij de hand. Men vermijdt dan nog eens te moeten bellen.
Spreek korte voicemails in.
Verzorg een persoonlijke korte welkomsttekst.
Bovenstaande zaken maken deel uit van een beletiquette, welke in elke organisatie anders kan zijn.
Ik heb er in ek geval knap wat van opgestoken in 20 jaar kantoorwerk, maar ook voor zelfstandigen kunnen deze tips waardevol zijn. En ik geloof in nog veel meer nuttige wenken.
E-mail is een geweldig hulpmiddel, maar het is niet alles. En alles behandelen per e-mail is ook niet goed.
Veel mensen heben niet geleerd hoe met e-mail om te gaan. Het gaat niet alleen om het ontvangen van berichten. Het gaat ook om hoe je berichten verzendt. Je krijgt nu eenmaal de antwoorden die je verdient!
Als je geen goede keuzes maakt in zenden en ontvangen van e-mailberichten, bestaat de kans dat je minder effectief wordt. Als mensen met e-mail in groepen werken bestaat bovendien ook de kans op het verminderen van de groepseffectiviteit. Je kunt je dan gezamenlijk afvragen welke rol e-mail speelt in de onderlinge samenwerking.
Rene Civile laat zien dat hij keuzes maakt. Dat is precies wat nodig is. W.F. Hilhorst geeft zelfs een aantal goede tips. Uitstekend.
Belangrijk is bovendien dat geen persoon hetzelfde is en dat het beheersen van e-mail (en andere elektronische communicatie middelen) in verschillende functies ook verschillende aanpak nodig heeft.
Verbeteren is dus altijd beginnen bij jezelf; leer je eigen keuzes maken en wordt weer BAAS IN EIGEN MAILBOX !
Ik denk dat je hier zeker een zinvolle aanvulling geeft in je commentaar. Je krijgt inderdaad de mail die je verdient. Het is maar net hoe je de mail, en de inhoud naar anderen gebruikt.
Voor mezelf hanteer ik het liefst de mail als een zakelijk instrument te gebruiken en druk grappen en grollen [spam] met een vriendelijke noot de kop in. Ook hoef ik niet zozeer deel uit te maken van allerlei mailgroepen. Doorgaans hanteer ik de stelling 'Managing by exception' waardoor ik van maar enkele kanalen de email krijg.
Corporate wide mail lees ik wel als ik daar even een rustig moment voor heb. Deze worden doorgaans met en lage prio verzonden en hebben relatief weinig waarde voor een manager. Vaak zie je al in de 'subject/onderwerp' waar het over gaat.
Misschien is het al oud beproefde boekje naast de laptop/PC, hoe om te gaan met PC en email wel iets om te overwegen.
RC PM
Te veel informatie gaat voorbij aan de eigenlijke reden: medewerkers wordt niet - meer - geleerd hoe goed te communiceren en elkaar te informeren.
In mijn praktijk kom ik dit soort organisatorische maatregelen regelmatig tegen. Jaren geleden waren er zelfs gerenommeerde bedrijven die emailverkeer tijdens de zogeheten productieve uren (10-12 en 14-16u) niet toestonden. Ook technische maatregelen als filtering van emailverkeer of controle op inhoud werkt eenvoudigweg niet.
In mijn recente boek, Op informatiedieet (Uitgeverij Business Contact), geef ik de mogelijk beste oplossing aan. We moeten mensen – opnieuw - leren hoe ze communiceren en elkaar informeren. Enkele acties die ik mijn klanten, vaak senior managers binnen bedrijven, adviseer:
- Neem meer tijd voor reflectie: voor goede besluiten heb je vaak niet meer informatie nodig. Je moet gewoon meer tijd nemen om goed te reflecteren over de informatie die je al hebt.
- Als we informatie uitzenden, denken we vooral aan onszelf. We kennen de ontvanger van onze informatie vaak onvoldoende. Met andere woorden: ken het informatieprofiel van de ontvangers van jouw boodschap.
- Train je afzender: als de afzender geen reactie krijgt, kan hij ook niet weten dat je je ergert aan zijn emails of andere informatie die hij jou toestuurde.
- Ken jezelf waar het informatie betreft. Hoe vaak heb je bijvoorbeeld de laatste tijd gesnoeid in je informatiebronnen?
- We zijn vervreemd van ons vroegere informatiegedrag. Toen kwam veel informatie van andere mensen. Nu denken we dat via het internet of de eigen IT-systemen alle wijsheid is te krijgen. Mensen praten nog steeds het liefst met mensen.
- De mens is nog steeds de beste zoekmachine. Hij voegt kennis én context toe aan informatie.
- Het kan geen kwaad eens een ‘information sabbatical’ te nemen. De meeste informatie is na een tijd automatisch overbodig geworden.
Samengevat: we besteden te weinig aandacht aan de ‘I’ van IT en vergeten vaak het menselijk aspect van informatiegebruik.
