14 augustus 2007 -
Nieuwe problemen op de werkvloer: de contante stroom van e-mail berichten leidt bij veel mensen tot een hoop stress. Onderzoekers van de universiteit van Glasgow ontdekten dat veel werknemers niet om kunnen gaan met een volle inbox. Ruim een derde van de ondervraagden kan niet tegen de druk om de e-mails zo snel mogelijk te beantwoorden.
Continu afgeleid
Sommige mensen geven toe de berichten wel veertig keer per uur te checken. Hierdoor komen velen niet meer aan het gewone werk toe. "E-mail veroorzaakt nu de grootste problemen op de werkvloer," zegt Karen Renaud van de universiteit van Glasgow. "Het is een fantastische uitvinding, maar bij het krijgen van een bericht wil je direct weten van wie hij komt en dat houdt je van het normale werk af. Je bent eigenlijk voortdurend afgeleid."
Oplossing
De onderzoekers hebben een oplossing: door vaste momenten te kiezen waarop je de berichten checkt, zou je minder stress moeten ervaren, schrijft de Daily Mail.
Bron:De Telegraaf
Wat me opvalt is dat intern zelfs twee kamers verder een e-mail gestuurd wordt. Als de mensen even de moeite nemen om naar je toe te lopen ben je voor een groot gedeelte van de rotzooi verlost. Eigenlijk is het ook wel wat lachwekkend. Een telefoontje kost nog minder tijd. Het is ook meer het gemakzucht om niet te hoeven lopen. We doen er allemaal aan mee. Techniek staat voor niets maar de menselijkheid wordt steeds meer naar de achtergrond geduwd en daar komt het zakelijke voor terug. De logica zie ik hier niet van in. Tenminste niet intern op 5 meter afstand. Dan zijn er nog dingen die best kunnen wachten dan kost het meer tijd om te lezen dan om te handelen. Mensen moeten eerst hun verstand gebruiken. Er wordt steeds minder gedacht omdat alles vanzelf moet gaan. Ga zo door in dit tijdperk dan krijgen we naast de RSI arm en burn-out vanzelf wel de zenuwtrekken om de kringspier. Dus niet alle nieuwigheden is vooruitgang. Over 10 jaar raken we geen toetsenbord meer aan maar gaat de telepathie met ons op de loop. Dan moeten we kursussen volgen voor intuïtieve ontwikkeling. Kun jij raden wat ik raad. Spannend toch?
Het e-mail programma Outlook is op de PC van de gemiddelde kantoorwerker niet meer weg te denken. Maar hoewel Outlook alles biedt om het werk efficiënter te maken, gebeurt in de praktijk vaak het tegenovergestelde. Inkomende e-mails bepalen de werkdag, slechte archivering leidt tot informatie-chaos, taken en to-do's zijn niet inzichtelijk, beschikbare werktijd wordt niet of verkeerd gepland.
Zoals in het bericht al staat beschreven zit de oplossing bij e-mail vooral in het op gezette tijden checken, maximaal 3 à 4 keer per dag. Daarnaast geluidjes uitzetten en jezelf van mailinglijsten laten halen waar je niets aan hebt.
Als je je e-mail checkt dan handel je het ook consequent af: weggooien, direct actie ondernemen en archiveren, delegeren aan iemand die deze mail beter kan behandelen dan jijzelf of als behandeling meer vraagt dan een paar minuten, hem in een aparte map 'te behandelen mail plaatsen'. Aan het eind van je dag heb je maximaal vijf mails in je Inbox.
Ik ben het niet met mevrouw Pasch eens dat het beter is dat mensen op kantoor naar elkaar toelopen of elkaar gaan bellen. Elke werkverstoring kost energie. Je bent net helemaal ergens ingedoken en .... daar gaat de telefoon. Nadat je opgehangen hebt ben je weer vijf minuten bezig voordat je weer net zo geconcentreerd als voordat de telefoon ging verder kunt gaan. Nog erger zijn de werkverstoringen van de 'heb je even' vragende collega. Het is namelijk nooit even!
Het voordeel van e-mail is dat je zelf kan bepalen wanneer jij het leest op een moment dat het jou uitkomt.
Ik lees in de reactie van Mevrouw Pasch dat bij veelvuldig gebruik maken van e-mail, je geen echt contact meer maakt. En dat klopt. De mail is een eigentijds handig medium, maar niet bedoeld voor het maken van 'echt contact'. Als je echter je werkstroom, waaronder e-mail efficiënt organiseert dan houd je tijd en ruimte over voor het maken van contact en het jezelf verbinden met anderen. Georganiseerd zijn is geen doel op zich; het geeft je de ruimte en tijd om te doen wat jij leuk vindt en waar je goed in bent!
Tamara
|
|
20
-
08
-
2007
|
08
:
21
uur
Ik werk veel met email.
Ik heb er geen problemen mee. Je print het uit wat je belangrijk vindt en daar ga je mee aan de slag. je hoeft niet 85x de email te checken want al je een nieuwe email krijgt dan krijg je een envelopje te zien.
Je kijkt of het belangrijk is en zo niet ga je weer verder.
Ik heb hier geen problemen mee.
Email wordt ook vaak gebruikt, omdat mensen niet telefonisch willen storen. Ze kunnen dan toch hun vraag neerleggen zonder bang te zijn dat ze de ander van het werk af houden door te bellen.
Ik krijg geregeld een telefoontje met als 1e vraag: heb je het druk? Ik heb het altijd druk :D
Ze steken dan een heel verhaal af en juist omdat ik met iets anders bezig was kan ik me niet concentreren op de telefoon. Ik vraag dan ook altijd het per email te bevestigen.
Dan kan ik het op een rustiger moment lezen.
