6 juni 2007 -
In de professionele dienstensector wordt bijna tien procent van de werkweek niet in rekening gebracht bij opdrachtgevers. Op jaarbasis leidt dit tot een omzetverlies van maar liefst tientallen miljoenen euro's. Vooral het onnauwkeurig en onregelmatig registreren van uren op juiste projecten is daarvan de oorzaak.
Een tweede oorzaak is dat 40 procent van de mensen vaak langer op projecten werkt dan het bedrijf in rekening kan brengen waardoor ze onbetaald overwerken. Dit blijkt uit onderzoek in opdracht van projectensoftwareleverancier Maconomy uitgevoerd door Blauw Research, onder ruim 200 consultants in marketingcommunicatie, ICT-consultancy, business consultancy en ingenieurs.
Urenregistratie Voor het effectief doorberekenen van gemaakte uren aan projecten of klanten zijn bijna alle bedrijven in de dienstensector afhankelijk van de juiste urenregistratie door medewerkers. Ervaring leert dat voor het echt nauwkeurig boeken van uren mensen dit na iedere activiteit moeten doen. Dit onderzoek toont echter aan dat bijna de helft van alle urenschrijvers (44 procent) de gewerkte uren slechts één keer per week of minder vaak registreert. Enkel twee procent van de ondervraagden registreert zijn uren na iedere activiteit. Wellicht is hiervoor als reden aan te dragen dat het urenschrijven door meer dan de helft van de respondenten gezien wordt als een noodzakelijk kwaad.
Bewust minder uren Bijna tweederde (63 procent) vindt het lastig om activiteiten toe te wijzen aan specifieke projecten of klanten, waardoor onnauwkeurigheid in de administratie ontstaat. Soms kiezen professionals er ook voor om bewust minder uren te schrijven. Vooral marketingmedewerkers zijn bang om opdrachten aan de concurrentie te verliezen waneer ze alle uren registeren en zich daarmee uit de markt prijzen.
Onduidelijkheid Maar liefst 40 procent van de consultants geeft aan meer behoefte te hebben aan heldere instructie vanuit de organisatie voor het registreren van uren. In bijna driekwart van de organisaties worden medewerkers wel gestimuleerd om hun uren te schrijven, maar in minder dan de helft van de organisaties wordt teruggekoppeld of mensen het ook daadwerkelijk goed hebben gedaan. Deze onduidelijkheid en het gebrek aan feedback houdt de onnauwkeurigheid van het urenschrijven in stand. Peter van Haasteren, General Manager Maconomy Benelux: "Dit onderzoek toont aan dat de Nederlandse dienstensector niet alleen omzet misloopt, maar ook dat er geen accuraat inzicht is in de bedrijfsprocessen en de uren die daadwerkelijk gemaakt worden.
Budget Ruim 60 procent van de ondervraagde consultants is werkzaam in de ICT en hier wordt veelal met van te voren afgesproken budgetten gewerkt. In deze sector wordt voorzichtiger geboekt naarmate de winstmarge in het geding komt. Wat er in feite echter gebeurt, is dat verliezen onzichtbaar worden gemaakt. In de marketing- en communicatiebranche werkt men veelal met een vast, maandelijks bedrag, waardoor consultants minder bescheiden hun uren schrijven. Ook in deze sector belt men echter niet graag naar de klant met de boodschap dat het aantal afgesproken uren is overschreden.
Moeilijke inschattingen Verder blijkt uit het onderzoek dat de consultants gemiddeld zo'n 70 procent doorberekenbaar zijn. "Het management vindt dat de doorberekenbaarheid hoger kan. Waarom immers nieuwe mensen aannemen als je nog capaciteit hebt bij je medewerkers? Schijn bedriegt echter: consultants ervaren over het algemeen een redelijk tot hoge werkdruk en komen tijd tekort. Ergens verdwijnen er dus uren", aldus Van Haasteren. Doordat consultants niet hun daadwerkelijk gewerkte uren schrijven is het voor dienstverleners lastig om goede inschattingen te maken van bijvoorbeeld de personeelsbezetting, verwachte winst en offertes.
Ik zie het spijtig genoeg maar al te vaak. De fees die de bureau's aanrekenen houden hier misschien wel rekening mee, maar uiteindelijk zijn het de aandeelhouders (partners) in zulke bureau's die dan met het geld gaan lopen. Niet de werknemer (tot mijn grote spijt moet ik bekennen :-) ).
Ad de Beer
|
|
6
-
06
-
2007
|
08
:
54
uur
Leuk om te weten, maar gezien de tarieven die de bureaus in rekening brengen lijkt me dat deze afwijking al lang en breed is ingecalculeerd.
Laat de ICT gewoon maar op fixed price gaan zitten, dan zijn we tenminste van een van de drie keer drie items af.
Drie keer drie is:
De implementatie duurt drie keer zo lang als beloofd
De kosten zijn drie keer zo hoog als begroot
De functionaliteit van de software is drie keer zo weinig als beloofd.
heer Bert Stevens
|
|
6
-
06
-
2007
|
09
:
54
uur
Het lijkt me volstrekt logisch dat je niet 100% kunt schrijven ivm training, business development, kennisproduct ontwikkeling, etc. Mij lijkt 80% een mooie middenweg.
heer F Schophuizen
|
|
8
-
06
-
2007
|
07
:
47
uur
Er zijn ook branches waar consultants geen exorbitante tarieven en/of salarissen hebben. In de technische industrie is het heel gebruikelijk om mensen in te huren die een bepaald expertise hebben (b.v. software architecten of quality assurance officers, maar ook consultants).
Terecht of niet, binnen de branch van inhuur worden vaak uren boven de 40 uur/week niet geschreven, maar wel gewerkt. Dit heeft niet alleen gevolgen (derving) voor het bureau, maar ook voor de medewerker zelf: hij krijgt die extra uren ook niet betaald.
Vaak zit er een beleid achter dat je alleen overwerk mag schrijven als dat expliciet als overwerk is aangemerkt. Teveel gewerkte uren moet je maar compenseren met 's wat vroeger naar huis gaan.
Maar... als je 4 dagen 9 uur zou werken en schrijven, en 1 dag 4 uur en je zet dat op een urenstaat, dan telt dat als 4 uur overwerk en 4 uur verlof. Die overwerk uren hebben een hoger tarief voor de klant, en diegene is "zomaar" verdwenen terwijl er nog stapels werk ligt.
Dus... schrijf maar gewoon 8 uur per dag, 40 uur per week en doe net of je die extra uren netjes verspreid hebt.
Maar het gevolg is dat mensen wel 9 a 10 uur per dag werken (eventueel zelfs thuis doorwerken) maar nooit die compensatie opnemen. Omdat die uren ook niet op de urenstaten voor komen, kun je ook geen "vrije dagen sparen".
Kortom, om van alle sores af te zijn werken veel inhuurkrachten dan maar gewoon "zo veel als nodig voor het werk" en schrijven "netjes 8 uur per dag". Ja, inderdaad blijft daardoor veel geld liggen, maar wie heeft er nou zin m dat tot op het uur en de euro precies goed bij te houden als je al over je oren in het werk zit?
Ad de Beer
|
|
11
-
06
-
2007
|
10
:
32
uur
De heer Schophuizen vergeet iets.
In veel CAO's is afgesproken dat mensen die meer dan een bepaalde drempel verdienen geen recht hebben op een vergoeding voor overwerk. Het heeft dan ook geen zin om uren te schrijven.
Laten de consultancy bureaus eens normaal op fixed price gaan werken, gewoon de klant een vaste prijs aanbieden, dan zijn we van het gezeur af.
Neem je een bouwvakker op uurtarief, dan duurt het metselen van een muurtje ook veel langer dan wanneer je hem op karwei inhuurt toch?
Ik erger me al jaren aan het ongebreideld uren schrijven dat met name in de ICT tot een kunst verheven is, waardoor de implementatie van systemen in de regel veel en veel duurder worden dan oorspronkelijk begroot.
Ook consultants beginnen vaak meteen als ze binnen zijn al met de add-on sales, om zo meer geld uit de zakken van de klant te kloppen.
De meeste interim-intermediairs zetten 60 tot 70% overhead op de kosten van de interimmer en hopen alleen maar dat de goede man of vrouw heel lang mag blijven, het geld stroomt binnen zonder dat er een dienst tegenover staat. Het zogenaamde schaduw-management stelt niks voor, zo weet ik uit ervaring in de tijd dat ik zelf als interimmer actief was.
Laat de bureaus dus eerst maar eens eerlijk naar hun tariefstelling kijken voordat er krokodille tranen worden gehuild.
Marco Vergouwe
|
|
4
-
07
-
2007
|
15
:
57
uur
Ik vind ook dat fixed prices een trend moet gaan worden.
Ik werk al 15 jaar in de automotive en de laatste 7 jaar alleen in projecten op basis van fixed prices. Gevolg is dat de effectiviteit stijgt en er veel aan Process en Mehoden ontwikkeling is gedaan om zo onze winst marges, resultaat en klanttevredenheid zeker te stellen.
Daarbij let ik er goed op hoeveel uur ik schrijf op een project om zeker te zijn dat de 'Lessons Learned' ook een waarde hebben in het volgende project.
Als men zijn vak kent is het geen probleem een goede offerte en/of contract uit te brengen met een markt conforme prijs.
Gerbrand van Dieijen
|
|
30
-
07
-
2007
|
17
:
52
uur
Over de bouwvakkers gesproken: in het blad van Vereniging Eigen huis stond onlangs, dat (ver)bouwprojecten op uurbasis kunnen wel goedkoper zijn . Dit is het geval als de opdrachtgever nauwgezet opgeeft wat er moet gebeuren, er zelf bij blijft en zelf materiaal in (laat) kopen.
Probleem is nu dat de meeste mensen (klanten) slecht weten wat ICT inhoudt, wat ze zelf precies willen. Andersom weten (ICT)-consultants ook vaak niet goed projecten in te schatten.
ronny
|
|
30
-
07
-
2007
|
21
:
40
uur
Dag Allemaal
Afgaande op het voorgaande zou ik durven te stellen dat de voorstanders van fixed prices project managers zijn.
De voorstanders van tijdregistratie de consultants.
Het onderscheid, project managers hebben geen flauw benul van hoeveel tijd er benodigd is om iets klaar te krijgen. Consultants wel.
Een fabeltje, nee hoor, keiharde realiteit en ervaring maar wel eentje die maakt dat consultants wel 14Hr MOETEN werken om de doelstellingen van de PM te halen.
Les die ik hieruit getrokken heb, bij het 'aanwervingsgesprek' vraagt ik steeds naar de 'roadmap', als ik bemerk dat die niet realistisch is bedank ik hartelijk voor het gesprek maar adviseer ik het betreffende bedrijf om een ervaren Project Manager aan te stellen en ff de roadmap te reviewen wegens niet haalbaar zonder slavenarbeid vanwege medewerkers en de obligate consultants.
Ik vul mijn uurtjes netjes in (ook met een marge) maar als dat tot gevolg heeft dat het budget overschreden wordt dan is dat het gevolg van een verkeerde inschatting van de PM en niet van mijn 'slechte' prestatie.
Gelukkig voor mij zijn er toch nog een paar competente Project Managers.
Als PM schaar ik me graag achter Ronny. Het zijn vaak de mindere goden op jacht naar het binnenhalen van de opdracht. Als je een beetje gevoel voor verhoudingen hebt en een PID terug geeft emt de nodige commentar, ben je al snel een lastpak.
Wanneer je dan vervolgens onomwonden zegt dat je het 'niet kunt maken/verkopen' kijkt men je meewarig aan. Klaarblijkelijk deel je dan een bepaalde visie niet. Helaas het zij dan zo.
Ik heb toch de ervaring dat de paar keer dat ik het PID heb teruggestuurd, het project door een ander PM werd opgepakt en uitgevoerd, dat de schade aardig kon oplopen. Hoe mooi men het ook naar de klant toe verkocht.
Halverwege een traject, wanneer je voorbij het punt van 'no return' bent, komen de lijken plots uit de kast. Wanneer dit gebeurd in een ICT project lijd de klant schade doordat deze vaak niet eens in de gaten heeft wat er gebeurd.
Resultaat? Veel discussies. Een nieuwe insteek maar een ieder zal het er over eens zijn dat het kwaad al is geschied. Dus die miljoenen aan omzet laten schieten gaat er door een andere kier weer uit.
Het kan ook anders, Een groot automatiseerder hier in Nederland, vaak werkend met wurgcontracten, laat additionele werkzaamheden liggen die vaak, cumulatief, over tonnen zo niet miljoenen gaan.
Als je als externe deze perceptie aan hen overbrengt en je krijgt een houding dt dit niet 'in scope' is dan vraag je je werkelijk af hoe het mogelijk is dat deze automatiseerder in de etalage staat.
Al jaren ageer ik tegen de graai cultuur die consultancy bedrijven ten toon spreiden op kosten van de klant. Niet handig. Niemand is perfect maar het kan veel beter.
Dit kan alleen maar met consultants die over de eigen grens heen durven kijken en daar ook voor willen staan. Die meerwaarde zie je helaas niet bij iedere consultant teug. Die is waarschijnlijk te druk met een eigen carriere bezig.
Misschien moeten we een aantal zaken gewoon eens drastisch herschrijven? Het begint in elk geval met simpel, simpeler, Simpelst. Nu de rest nog.
ronny
|
|
31
-
07
-
2007
|
19
:
52
uur
Bste Rene
Als jij mijn PM zou zijn, kan/wil ik me met een gerust gemoed, vol energie en een mateloze inzet achter jouw project scharen.
Jij bent blijkbaar één van die PM's waarnaar ik refereerde in mijn laatste paragraaf.
Het heeft me wel een goed gevoel dat er toch nog PM'ers zijn die de hand in eigen boezem durven te steken.
Het is een kleine wereld en wie weet komen we elkaar vanzelf wel een keer tegen moet je maar denken. Ik heb zelf niet het idee een revolutionair te zijn anders dan dat ik graag helderheid schep, de dingen helder houd en zeker de ruimte voor andere invalshoeken en meningen.
In een boekje, wat ik jaren geleden eens gelezen heb heet dit geoon 'Teamwork'. ;o)
Maar toch bedankt voor het compliment.
gr.
RC PM
Marco Vergouwe
|
|
23
-
08
-
2007
|
13
:
56
uur
Hallo Ronny,
Inderdaad is mijn opmerking bekeken uit de PM hoek maar vind gewoon dat de acquise van projecten verbeterd kan worden indien men met de 'fixed price' gedachte een project calculeert.
In de automotive industry worden de prijzen momenteel behoorlijk omlaag geholpen door de consultancy buro's waarbij ik van mening ben dan het gehele project via een fixed price beduidend goedkoper en efficienter kan worden uitgevoerd.
Mijn Teams moeten echt wel eens meer dan normaal werken, om hoe jij het stelt foute inschattingen, maar daar kom je vaak niet omheen, calculeren is ook mensenwerk. Daar tegenover moet ik zeggen dat zulke 'lijken uit de kast' ons vaak heeft gedwongen Tools en Procedures te ontwikkelen om het werk in een kortere doorlooptijd te doorlopen met natuurlijk dezelde klantentevredenheid en lagere kosten. Dit stelt ons in de mogelijkheid in vervolg projecten met een betere prijs te stellen.
We zullen zien in de toekomst hoe het gaat uitvallen maar ik hoop echt op de fixed proce focus.
Het is belangrijk om in de urenregistratie software genoeg uursoorten te hebben, op die manier ontstaat er ook geen twijfel over onder welke categorie uren geboekt worden. Een keer een halfuur vergaderen kan geen kwaad, als dat betekent dat er duidelijke afspraken zijn en een logische onderverdeling kan worden gemaakt. Dan kun je veel meer van de ''verloren uren'' terugvinden en veel effectiever handelen. Vaak worden uren wel nuttig besteed, maar weet niemand waaraan en waarom.
