Onproductieve vergaderingen kosten u tien procent van uw werktijd
18 mei 2007 -
Als je managers vraagt wat ze het ergste onderdeel van hun werk vinden, antwoorden de meesten ongetwijfeld: 'vergaderen'. Het aantal vergaderingen is meer dan verdubbeld in de tweede helft van de 20ste eeuw en de tijd die ermee gemoeid is, neemt alleen maar toe.
Onnodige en onproductieve vergaderingen kosten managers ongeveer tien procent van hun tijd – 24 werkdagen per jaar. Uit onderzoek van Microsoft in 2004 bleek al dat onnodige vergaderingen de grootste domper op de productiviteit van kleine ondernemingen zijn. Nu onthult onderzoek van Opinion Research USAwaarom vergaderingen ons zo vervelen. De belangrijkste frustratie blijkt rommeligheid.
Ergernis Meer dan een kwart van de ondervraagde personen melden dat onordelijke, chaotische vergaderingen hun grootste ergernis zijn, gevolgd door collega's die hun mond niet weten te houden en de vergadering naar hun hand proberen te zetten (zeventien procent). Verrassend genoeg blijkt gebrek aan stiptheid niet eens zo'n grote ergernis: slechts vier procent irriteert zich aan vergaderingen die te laat beginnen en slechts vijf procent aan mensen die te laat komen.
Nog meer ergernissen Nog een grote bron van ergernis zijn mobiele telefoons die afgaan tijdens de vergadering (genoemd door zestien procent). De Blackberry blijkt overigens minder irritant: slechts vijf procent van de respondenten ergert zich als mensen tijdens de vergadering hun e-mail checken. Andere irritatiefactoren zijn: lange vergaderingen zonder drankjes (zes procent), vergaderingen zonder plaspauzes (acht procent) en collega's die in slaap vallen (negen procent).
Structuur "Gestructureerde vergaderingen met een strakke agenda zijn het meest productief, vooral omdat mensen hun aandacht niet heel lang bij één onderwerp kunnen houden," zegt Jeff Resnick, directeur van Opinion Research USA. "Mensen voelen zich niet betrokken bij een chaotische vergadering en daarom zal die zelden tot de gewenste uitkomst leiden." Een gepast aantal vergaderingen, elk met een duidelijk omschreven doel, houden het bedrijf vitaal en voorkomen dat de productiviteit onnodig lijdt.
Er zijn altijd dezelfde mensen die tijdens een vergadering aan het woord zijn. Daar hoor je dan op te letten. Meestal hebben deze mensen ook weinig te zeggen maar horen zichzelf graag praten. Wat er dan gebeurt is een ellenlange vergadering waardoor de anderen niet of nauwelijks aan de beurt komen. De tijd is om. Waar het aan ontbreekt is een goede voorzitter die de boel leidt en erop toeziet dat dit soort aandachttrekkers ook eens een ander aan het woord laten. Maar ja mensenmensen letten op anderen op een positieve manier. Als een voorzitter net zo een figuur is dan hebben degene die minder hard schreeuwen het nakijken. Gewoon logisch denken maar vooral aan een ander.
Peter Scherpenisse
|
|
21
-
05
-
2007
|
20
:
48
uur
Een irritatie die ik mis is de 'actielijst' van het vorige verslag die doorgenomen moet worden. Meestal is driekwart van de geplande vergadertijd alweer verstreken aan herhaling van de vorige discussie voordat aan het eerste punt begonnen kan worden.
Tip: laat de actienemers een week voor de vergadering per mail de stand van zaken doorgeven, zodat het snel afgehamerd kan worden. Dan neemt bovendien de kans toe dat de actie ook echt uitgevoerd worden.
René van Rest
|
|
22
-
05
-
2007
|
12
:
01
uur
Een punt, dat bij mij nogal eens kriebelt (irritatie is een groot woord) is dat er te lang uitgeweid wordt over een bepaald agendapunt. Dit wordt dan slaapverwekkend, terwijl de rest van de punten omwille van de tijd, even afgeraffeld wordt. Natuurlijk zijn we als medevergaderende ook debet aan dit verschijnsel. Lijdelijk over je heen laten komen is een keuze die je zelf maakt. Zeg gewoon wat je op je lever hebt en negen van de tien keer pak je de dynamiek weer terug in de vergadering. Dit geldt m.i. ook voor de dominantie in een vergadering, laten wij die niet zelf toe of roepen we deze een halt toe? Geen we de voorzitter aangapen of nemen we zelf het initiatief? Zet ergernis om in iets positiefs en dat geldt natuurlijk niet in de laatste plaats voor mijzelf!
Marcel
|
|
23
-
05
-
2007
|
10
:
46
uur
Wat ik in het rijtje mis, is als mensen niet voorbereid zijn (stukken niet bij zich, niet ingelezen zijn).
Ik hou van korte vergaderingen, to the point, met een duidelijk doel en een voorgestelde agenda (mag op afgeweken worden). Discussieren, meningen vormen, etc (speelt vaak toch maar tussen enkelinge personen) moet maar zoveel mogelijk buiten de vergadering.
De agenda hangt af de frequentie van de vergadering en noodzaak beslissingen te nemen.
Als er direct beslissingen genomen moeten worden, zonder dat er een voorbereiding mogelijk is, dan komen alleen issues aan bod waarover een besluit genomen moet worden. De overige agendapunten worden als actiepunten bij de deelnemers ter voorbereiding van de volgende vergadering gelegd.
Als er niet direct beslissingen genomen hoeven te worden, ga dan altijd uit van een voorbereide vergadering. Iedereen heeft vooraf de stukken gekregen. Tijdens de vergadering alleen nog kort de standpunten bepalen en een beslissing nemen (of actiepunt door laten lopen, verder uit laten zoeken). De nieuwe en doorlopende agendapunten worden als actiepunten bij de deelnemers ter voorbereiding van de volgende vergadering gelegd.
Dit houdt de vergadering kort en kun je de keer er op zien of een agendapunt nog "leeft". Het zal je verrassen hoeveel agendapunten afvallen zonder dat het vervelend gevonden wordt.
Wat ik verder als belangrijk en effectief heb ervaren, is het serieuze deel (de body van de vergadering) vooraf te laten gaan met een kort "Praatje pot" (lucht klaren, stoom afblazen, sfeer creeren) en af te sluiten met wat gezelligheid. Ook luchtigheid en humor tussendoor geeft veel ruimte om zware zaken te beslissen. Dan is het nog leuk en nuttig ook om even een uurtje bij elkaar te gaan zitten. Altijd een goede combinatie!
Martin
|
|
25
-
07
-
2007
|
16
:
11
uur
Als bij het vergaderen alleen maar besluiten worden genomen en geen duscussie is toegestaan, dan wordt het zo'n hamerstukkenfestival. Elke vorm van meningsvorming heeft dan elders plaatsgevonden. De vraag is dan hoe de meniningen tot stand gekomen zijn. Vaak ontbreken van dergelijke meningsvormende bijeenkomsten notulen, waardoor de motieven voor de besluiten heel onduidelijk worden. Het is heel belangrijk om een juist evenwicht te vinden tussen efficiënt vergaderen en duidelijke meningsvorming en onderbouwing van de besluiten. Te efficiënt maakt de besluitvorming ondoorzichtig.
mezzo
|
|
10
-
02
-
2009
|
22
:
12
uur
Productief vergaderen?
Laat je vergadeing eens leiden (!) door een ad(h)d-er. Hoewel hun inbreng in saaie vergaderingen voor anderen overdonderend kan zijn, kunnen adhd heel goed vergaderingen leiden. Ze kunnen namelijk de ideeen en inbreng van anderen (!) goed structureren, zijn verder scherp in het leiden van een vergadering omdat zij de eerste zijn die verveeld raken door onzin -, en de minste storing door futteliteiten zullen willen aanvaarden - die hun het eerst vermoeid -, en bovendien meer geneigd zullen zijn inhoudelijke onderdelen van de vergadering wat meer ruimte te geven. Dit laaste maakt de vergadering ook voor de andere medewerkers minder saai. Het zal niet snel uit de hand lopen, want voor een ad(h)d-er blijft vergaderen uiteindelijk zijn minst favoriete bezigheid na doosjes vouwen. Echte ideeen uitwisselen doet hij of zij wel met je in de koffie-pauze, wanneer hij of zij niet gestoord wordt door een strak stramien.
