Kleiner managementteam leidt tot betere samenwerking
Omvangrijke mt’s hebben negatieve invloed op besluitvorming
9 maart 2007 -
Teamwork wordt binnen veel bedrijven gepropageerd als een belangrijke voorwaarde voor succes. Het managementteam (mt) moet dan uiteraard wel het goede voorbeeld geven. Als dat niet het geval is, dan worden de worstelingen van het mt meewarig besproken bij de koffieautomaat.
Vaak is de samenstelling van het mt een potentiële bron van problemen. In de meeste organisaties mag ieder organisatieonderdeel een werknemer afvaardigen in het mt. Ten eerste leidt deze methode tot omvangrijke mt`s met soms meer dan tien leden. Dat heeft een negatieve invloed op de besluitvormingskwaliteit en -snelheid. Ten tweede beperkt de ervaring en denkwijze van de mt-leden zich dan tot hun eigen organisatieonderdeel. Het vermogen en de bereidheid zich in te leven in andere onderdelen is daardoor niet optimaal.
Persoonlijk belang Een ander probleem is dat menig mt-lid zich richt op het persoonlijk carrièrebelang. Deelname aan het mt wordt dan gezien als opstapje naar een nog hogere functie. Tot slot genereert het gemiddelde mt niet genoeg feedback en wordt er te eenzijdig verantwoording afgelegd aan een hoger bestuursorgaan. Het is verstandig om een mt te beperken tot zes leden en te selecteren op aanvullende kwaliteiten.
Bij mijn aantreden als COO kreeg ik te maken met een DT (directieteam) waar directeuren en stafmembers zitting hadden. Deze vergaderingen werden ook altijd gepland in de boardroom want daar waren tafelmicrofoons. Mijn managementassistente had keurig een overzicht gemaakt met foto's en namen. Daarnaast kwam het DT op maandag en vrijdag bij elkaar. Het voelde als een soort weekopening- en afsluiting. Dit ritueel was ook binnen de eigen directies heel normaal. De uitkomst was vaak veel werkgroepen, stuurgroepen en andere schijn besluitvormingsorganen. Na dit 2 keer te hebben aangezien en goed te hebben geluisterd heb ik de DT-meeting op maandag laten vervallen zodat ik het vergadercentrum kon bezoeken. Ik heb alle agenda's opgevraagd en liep al die vergaderingen af. Bij binnenkomst vroeg ik of men al bij de rondvraag was. Het had 'n behoorlijke impact. Daarna heb ik het beproken met de directeuren. Na deze actie heb ik besloten dat het DT alleen uit directeuren bestond. Weerstand alom van de stafmembers. Daarnaast heb ik besloten dat er niet meer met vervangers werd gewerkt in het DT. Je vervangt elkaar en zorgt dat je collega-directeur op de hoogte is van de besluiten. Het DT heb ik naar de dinsdagochtend verplaatst. Niet langer dan 2 uur en alleen het gebruikelijke besluitenlijstje. Het uiteindelijke resultaat was een slagvaardig en energiek DT.
