17 november 2006 -
Een zorgwekkende zeventien procent van de Nederlandse managers zit meer dan twintig uur per week in vergadering. Toch is een meerderheid tevreden met de kwaliteit van het overleg. Dat blijkt uit een enquête onder het lezerspanel van Management Team.
Meer dan de helft van de ondervraagden (54 procent) ervaart vergaderingen als productief, 46 procent vindt ze verhelderend. Daarentegen onderschrijft 26 de stelling 'door het vergaderen kom ik niet meer toe aan werk dat er echt toe doet'. Een grote groep (46 procent) zit met tien tot twintig uur vergadertijd per week boven het gemiddelde.
Vergaderingen duren te lang
Zeventien procent van de managers zit zelfs meer dan 20 uur per week in overleg. Ruim 67 procent vindt dat vergaderingen doorgaans te lang duren. Iets meer dan 64 procent zou korter vergaderen als beleidsmaatregel op het werk willen invoeren. Andere genoemde oplossingen zijn het verkorten van de spreektijd (38 procent ziet dat wil zitten) en vergaderen met minder deelnemers (36 procent).
Bron:Management Team
Juist, lekker bakkie erbij. Bij voldoende resultaat is de "verloren" tijd gauw terugverdiend. OK, ik ga door de drukte ook wel eens onvoorbereid het slagveld op ... of wordt door de big boss voor deze ene keer ernaar toe gestuurd (nagenoeg onvoorbereid natuurlijk), en in bijna alle gevallen verloopt het allemaal heel keurig. Afspraken worden veelal nagekomen. Zulke lekker verlopende vergaderingen maken een stress-dag weer goed.
Naast het zakelijk deel is het meestal ook nog eens gezellig, je bent er tenslotte ook zelf bij en ... met een bakkie erbij!
Freek Donders
|
|
19
-
11
-
2006
|
21
:
43
uur
Vergadering: Gezellige bijeenkomst of geplande ontmoeting met specifieke doelen?
Meestal is het een mix en daar gaat het mis!
Vergaderen is een communicatieactiviteit die je pas moet toepassen als andere vormen van communicatie niet voldoende (zullen) zijn. Heel veel zaken kunnen zonder vergadering worden afgestemd, wanneer iedereen zich aan eerder vastgestelde verantwoordelijkheden houdt: gewoon de plicht nakomen om je bevoegdheden ook te gebruiken. Heel veel overleg of afstemming kan ook één-op-één in plaats van het 'via de band van de vergadering' te spelen.
Toch kan vergaderen wel degelijk nuttig zijn, al is het alleen maar omdat commitment sterker wordt door persoonlijk ontmoeten. Het wordt echter zo snel tot een vergaarbaak van doelstellingen, overgoten met een saus van 'gezelligheid'. De praktijk leert dat we té vaak vergeten onderscheid te maken tussen de doelstellingen van de vergadering en de kwaliteiten van de deelnemers. Vooral wanneer je besluitvormend wilt vergaderen, moet het deelnemertal laag zijn (hooguit 5 à 6) en de kwaliteit hoog (functionele deskundigheid). Bij Brainstorming kan dit aantal worden opgerekt naar 10 deelnemers: meer leidt tot vermindering van individuele bijdrages. Bij pure instructies kan het aantal deelnemers nog hoger zijn, hoewel je dan steeds beperktere feedback kunt hebben.
De kwaliteit kent nog een ander aspect: op iedere deelnemer rust de verantwoording van maximale bijdrage aan de doelstellingen van de vergadering. Dus voorbereiding en nazorg. Bij de voorzitter rust daarboven nog het leiden van het geheel binnen de gegeven doelstellingen, agenda en timing.
Vergaderen moet weer terug naar een heel bijzonder en kostbaar moment, om het weer de oorspronkelijke kracht in effectiviteit en efficiëntie te gunnen: van VERGAARBAK naar BIJZONDER MOMENT.
Freek Donders
Be-Ware.nl
harry vorenkamp
|
|
17
-
11
-
2006
|
09
:
12
uur
Vergaderen verwordt ook te veel tot een promotievoorwaarde. Om belangrijk te zijn vinden mensen dat zij bij vergaderingen aanwezig moeten zijn. Anders zouden we eens iets kunnen missen.
Effectief vergaderen houdt tenminste twee basisvragen in. Welke toegevoegde waarde heb ik als vergaderdeelnemer? Wat moet ik voobereiden?
Een betere voorbereiding van deelnemers en hieraan ook motiverende aandacht geven verkort de vergadertijd aanzienlijk. Gewoon proberen!
heer A Stuijt
|
|
17
-
11
-
2006
|
15
:
02
uur
Dat komt natuurlijk door die werklust bevoderende koffie dat 't vergaderen zo toeneemt!
Michael Meijer
|
|
6
-
12
-
2007
|
09
:
27
uur
Naar mijn mening zou ook de wijze waarop vergaderingen plaatsvinden eens onder de loep genomen mogen worden.
Ik ben werkzaam op een grote scholengemeenschap in Amsterdam en wij maken sinds kort gebruik van een audio- en videoconference systeem.
Dit bespaart ons veel reistijtijd (en kosten) en wij merken dat de vergaderingen een stuk korter duren zonder verlies van efficiency.
