25 september 2006 -
Vergaderen wordt steeds minder productief. Ruim 61 procent van alle vergaderingen is niet efficiënt en draagt weinig bij aan het delen en doorgeven van informatie Dit blijkt uit onderzoek onder ruim 800 leidinggevenden in Europa. 71 procent van de ondervraagden denkt dat de eerste winst al behaald zou kunnen worden bij een betere voorbereiding.
Het niet helder toewijzen en afspreken van taken en verantwoordelijkheden wordt door 52 procent gezien als een factor die het resultaat van een vergadering duidelijk negatief beïnvloedt. Daarnaast is het ontbreken van heldere structuren en doelstellingen een veelgehoorde klacht.
45 procent van de respondenten zou direct het aantal fysieke vergaderingen met collega's met de helft willen terugbrengen of willen vervangen door telefonische sessies of webvergaderen. Een derde van de ondervraagden zegt dagelijks drie tot vier uur in vergaderingen door te brengen. Zij stellen dat een verandering in de vergadercultuur voor hen van wezenlijk belang is om de eigen productiviteit te verhogen.
Het onderzoek, uitgevoerd in opdracht van softwareleveranciers Mindjet en NetViewer, had met name betrekking op de vergadercultuur in Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en de UK.
Bron:Express.be
Een goede voorbereiding van alle deelnemers is een vereiste voor een effectieve en efficiënte vergadering. Dit is één van de onderwerpen die bij elke opleiding 'communicatie' aan de orde komen.
Omdat de deelnemers vaak geen tijd hebben (dwz tijd willen vrijmaken) voor de voorbereiding lopen de meeste vergaderingen uit en zijn niet productief.
Helaas is de inhoud van het artikel eerder regelmaat dan uitzondering. De verandering in vergadercultuur is inderdaad een vereiste (of allemaal op cursus).
Ton
|
|
26
-
09
-
2006
|
02
:
16
uur
Je zou natuurlijk ook kunnen stellen dat e-mail een deel van het vergaderen verdrongen heeft.
Je stuurt een mail naar betrokkenen en vraagt vervolgens om een visie of mening of "bespreekt" nieuwe afspraken enz. Wellicht onpersoonlijk maar het kan heel effectief zijn. Mocht het noodzakelijk zijn dan kun je vervolgens alsnog een vergadering beleggen. Iedereen heeft zich dan wel al min of meer voorbereid op de onderwerpen. Besluiteloosheid of overloos zoeken naar compromissen vind ik het meest storende aan vergaderingen net zoals het overloos afdwalen in allerlei details en bijzaken. Dergelijke zaken kun je ook ter voorbereiding in de wandelgangen bespreken of aan de koffieautomaat.
Meest belangrijke is dat er een afsprakenlijst wordt gemaakt waarin duidelijk wordt afgesproken wie, wat uitzoekt, uitwerkt, gaat doen en daar gelijk een streefdatum aan vastplakt. De voorzitter het team of een ander verantwoordelijke zou dan belast moeten worden met het monitoren van dergelijke afspraken. Niks is erger dan te horen bij de eerst volgende vergadering dat sommigen hun afspraken niet zijn nagekomen en simpelweg vergeten zijn de agendapunten waarvoor ze verantwoordelijk zijn te behartigen. Dergelijke "lamzakken" zouden absoluut aangesproken moeten worden op hun houding. Je zou kunnen stellen dat zij het team belemmeren succesvol te zijn en niet betrokken zijn bij hun werk en daar consequenties aan kunnen verbinden.
Een productiemedewerker kan ook niet zeggen dat hij vergeten is te produceren dat accepteert ook niemand.
In de praktijk worden er geen consequenties verbonden aan dergelijk gedrag omdat men van mening is dat de functionaris onmisbaar is en dat aanspreken op dergelijke laksheid, kwaad bloed zou kunnen zetten bij de persoon in kwestie. Niet aanspreken op het niet nakomen van afspraken is een goed voorbeeld van slap leiderschap.
