Email en telefoon zijn tijdvreters: zo doet u er wat aan
25 mei 2006 -
Tijden veranderen, de manieren om te communiceren nemen steeds meer toe. En dit kost tijd. Volgens sommigen leidt dit zelfs tot tijdverspilling. Maar is dat wel de schuld van de toenemende hoeveelheid communicatiemogelijkheden? Uit recent onderzoek van telecombedrijf Telewest onder 1.468 werknemers blijkt dat zij gemiddeld twee uur en tien minuten per werkdag kwijt zijn aan e-mail en telefoon.
Vooral mannen besteden veel tijd aan e-mailen met vrienden, het online volgen van sport, het maken van privé-afspraken en online winkelen. Ook vrouwen maken zich hier schuldig aan, maar in mindere mate dan hun mannelijke collega's.
Tijdverspilling Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat het niet-effectief gebruik van moderne technologie veel tijd in beslag neemt. Zo gaan er dagelijks 42 minuten verloren aan het wachten op of achternalopen van antwoorden op dringende en onnodige e-mails. Aan het reageren op voicemails en regelen van telefoongesprekken wordt gemiddeld 27 minuten besteed. En het opsporen van collega's die niet op hun plek zitten kost zo'n twaalf minuten per dag.
Succes begint met communicatie
Toch is het niet raadzaam het gebruik van moderne technologie aan banden te leggen. De mens is een communicerend wezen. Communicatie stelt ons in staat te leren en ons verder te ontwikkelen. We bouwen en onderhouden netwerken dankzij communicatie. We delen, bespreken en ontwikkelen ideeën dankzij contacten met anderen. En dat leidt tot innovaties, creativiteit en kennis. Onmisbare elementen voor een succesvolle organisatie. Moderne technologie de schuld geven is iets te makkelijk; het gebruik beter beheren is een betere strategie. Vaste emailtijden Onnodig lang moeten wachten op reacties op telefoontjes of e-mails en steeds op zoek moeten naar collega's die niet bereikbaar zijn, is immers irritant, tijdrovend en schaadt de productiviteit. Om het volledig in beslag genomen worden door e-mailen en het wachten op antwoord te vermijden kan het instellen van vaste e-mailtijden een optie zijn. Een vast uur per dag om e-mail te beantwoorden, voorkomt dat e-mailen een dagtaak wordt. Om de lokroep van het internet in te dammen, kan afgesproken worden dat bijvoorbeeld alleen in de pauze gesurft mag worden voor privé-doeleinden. Een volledig verbod werkt alleen maar averechts; verboden vruchten zijn nu eenmaal het lekkerst.
Instant messaging Om onbereikbaarheid en onnodig wachten te voorkomen kan instant messaging uitkomst bieden. Hiermee kunnen medewerkers heel makkelijk en snel kenbaar maken waar ze zijn en hoe en wanneer ze bereikt kunnen worden. Ook het communiceren zelf gaat razendsnel met een messenger. Meteen antwoord, geen wachttijden. Goed voor de informatieoverdracht en dus voor de productiviteit.
Het moment moest wel aanbreken: het besef dat moderne communicatiemiddelen soms geen zegen maar een vloek zijn. De suggestie om per dag één maal de electronische post binnen te halen en te beantwoorden is eigenlijk vanzelfsprekend: per slot van rekening is een e-mail niets meer (maar ook niets minder) dan een digitale brief. En wie ziet de postbode nu om de vijftien minuten langskomen, rent dan naar de brievenbus om vaak alleen maar te constateren dat er weer eens een hoop reclame in zit?!
Time-management is vooral: controle hebben over je eigen agenda. Discipline, rust en regelmaat inbouwen. Dus één (of hooguit twee) keer per dag e-mail ophalen, tijdens het werk de mobiele terreur uitzetten en ook hier in de agenda momenten voor nemen (afluisteren voicemail, opvolgen telefoonberichten etc.). IM is géén alternatief, aangezien er dan nog een "tijdvreter" ontstaat: maak voor iedereen duidelijk op welk moment van de dag telefoontjes beantwoord worden en een reactie verwacht mag worden op e-mail. En de hele wereld gaat zich eindelijk "onthaasten".Time-management is vooral: controle hebben over je eigen agenda. Discipline, rust en regelmaat inbouwen. Dus één (of hooguit twee) keer per dag e-mail ophalen, tijdens het werk de mobiele terreur uitzetten en ook hier in de agenda momenten voor nemen (afluisteren voicemail, opvolgen telefoonberichten etc.). IM is géén alternatief, aangezien er dan nog een "tijdvreter" ontstaat: maak voor iedereen duidelijk op welk moment van de dag telefoontjes beantwoord worden en een reactie verwacht mag worden op e-mail. En de hele wereld gaat zich eindelijk "onthaasten".
Robert van der Waal
|
|
26
-
05
-
2006
|
09
:
42
uur
Privé e-mail in de pauzes? Helaas, vele werknemers vinden (ten onrechte) dat de privé e-mail moet kunnen in de tijd van "de baas", de pauze is voor koffie/thee, dus ....persoonlijk vind ik dat privé e-mail, pc en telefoongebruik helemaal niet kan tijdens werktijd, men behoort dan te werken, m.u.v. dringende zaken die overdag moeten en daar zijn zijn de pauze's voor.
Ton van de Vorst
|
|
26
-
05
-
2006
|
09
:
51
uur
Wat wordt hier een enorme open deur ingetrapt! Er wordt geconstateerd dat er veel recreatief wordt geouwehoerd op het werk. De typisch Hollands oplossing die wordt gegeven laat ons weer afzakken naar het poldertijdperk: Zeker niet verbieden want communicatie is zo leerzaam.
Nutteloos geouwehoer mag gewoon keihard verboden worden, je wordt niet hiervoor betaald. En wat het leren betreft zou ik graag concrete voorbeelden willen zien van hetgeen dit soort communicatie heeft opgeleverd voor het Nederlands bedrijfsleven.
Volgens mij is het zinvoller om per werknemer te bekijken wat hij of zij aan communicatie middellen nodig heeft om zijn werk te doen. Voor de broodnodige recreatie kun je wat pc's in de kantine neerzetten.
Voor de emailende meute die de vele kantoortorens bevolken is discipline noodzakelijk: Wat moet gecommuniceerd worden en naar wie is de gewetensvraag. Dat voorkomt lange kopielijsten waardoor steeds meer mensen tijdrovend moeten mailen. Straks zit heel Nederland alleen nog maar te mailen, te vergaderen en te klagen hierover om vervolgens een tijdje met een burnout thuis te gaan ziten.
jan van herp
|
|
26
-
05
-
2006
|
11
:
34
uur
Het is geweldig gesteld met de bereikbaarheid van mensen in het bedrijfsleven. Met de komst van de nieuwe communicatiemogelijkheden zijn de eisen aan de bereikbaarheid natuurlijk veel hoger geworden. Men eist nu bijna onmiddellijke bereikbaarheid en is teleurgesteld als dit niet het geval is. Terugdringen van de communicatiemogelijkheden haalt volledig de dynamiek uit de hedendaagse manier van werken. Voor wat betreft de overdaad aan informatie: mensen kunnen en moeten zich meer en beter informeren. Daar hoort ongevraagde informatie soms ook bij.
Yeb W.B. Heerema
|
|
26
-
05
-
2006
|
16
:
35
uur
Goed idee om vaste tijden in te stellen. Ervaring leert ook dat na afwezigheid van 1 of meerdere dagen een medewerker vaak een hele ochtend bezig is met alleen het lezen en/of beantwoorden van e-mail.
Ton
|
|
26
-
05
-
2006
|
22
:
06
uur
Verantwoordelijk omgaan met moderne communicatie dat mag van iedere werknemer gevraagd worden.
Ouwehoeren doen we allemaal, de uitzonderingen daargelaten, we praten over het werk, de hobby, het gezin en de vakantie. Ik zou zeggen nou en!!?
Stel duidelijke KPI's en zet targets uit, en oordeel dan.
Ik zend al jaren mail van mijn werk door naar huis en zoek thuis dingen uit die ik voor het werk nodig heb. Men mag mij altijd op mijn prive toestel thuis bellen, toeleveranciers bellen mij thuis, projectmanagers bellen mij privé. Ik heb daar absoluut geen moeite mee, zelfs niet als ze eigenlijk alleen maar willen weten hoe het met me gaat. Ik heb er geen moeite mee als iemand me thuis mailt met een vraag over het werk, die kennelijk accuut is en ben ondanks deze "afwijking" geen workaholic. Ik heb gewoon schik in mijn werk!
Mag ik dan ook iets terugkrijgen in de vorm van eens een privemailtje van het werk versturen of via de telefoon belangrijke privezaken regelen? In principe doe ik dit in de pauze maar heb er ook geen moeite mee om uit de pauze gehaald te worden als er werk aan de winkel is, dan pauzeer ik de volgende pauze wat langer. Reken mij af op prestaties van mij en mijn team i.p.v. eindeloos gezeur over futiliteiten. Het gaat er toch maar om dat de tent draait, nietwaar en dat zo leuk mogelijk als het even kan.
Leer mensen over de gevaren die het ontvangen van grappige mails met leuke foto's kunnen bevatten. Dat hele systemen met essentiele data plat kunnen gaan door virussen enz. Zorg dat ze een goede beveiliging thuis op de pc hebben en stel een policy op hoe ze moeten omgaan met mail. Dus dat je beter geen porno, onzin e.d. kunt rondsturen vanaf je bedrijfsmail omdat dit geassocieerd wordt met het bedrijf. Hetzelfde met het onvangen van mail.
Geef mensen geen toestemming om confidentiële data zomaar naar prive e-mail adressen te mailen.
Maar wat is het probleem als je kind van 12 even op de msn kruipt en 3 minuten met je chat, je een mail stuurt of even belt?
Nee, ik zie de pc en de telefoon als een zegen als deze verantwoord gebruikt worden. Leer je mensen verantwoordelijkheid en geef en neem en oordeel naar de resultaten van het werk.
Leren kun je ook van mail, rapoorten, bijzonderheden, afwijkingen die geconstateerd worden kunnen leerstof zijn voor anderen.
Wie uren zit te mailen of te surfen zal waarschijnlijk toch niet zijn targets halen (uitzonderingen daargelaten)
Wie persistent urenlang privé surft, mailt of belt is zijn job niet waard. De manager of directeur die dat niet constateert wellicht ook niet. Sommige mensen zijn trouwens min of meer onschadelijk als ze zitten te bellen en te surfen, die richten meer schade aan als ze beginnen te werken!
Jaap van Duffelen
|
|
27
-
05
-
2006
|
00
:
13
uur
1. Ik werk in een internationaal bedrijf en email is niet weg te denken uit onze bedrijfsprocessen. De BlackBerry maakt het mogelijk dit royaal ook thuis te doen. Daar zit een keuze. Zelf is het me niet teveel om 's avonds even een email uit Californie te beantwoorden en zo vesnel je bedrijfsprocessen enorm. Ik kom door de BB op kantoor met een lege emailbox; elk stoplicht een email, een uur file is een complete inbox, hi.
2. Mijn dochters kan ik nog maximaal 4 jaar van de arbeidsmarkt houden. Zij MSNnen met een hele groep, terwijl zij zappen op de TV en SMSsen met anderen. De telefoon staat niet stil. "Papa, ik ben aan mijn huiswerk". Ik zeg niet dat dit goed is, maar ik zie een hele generatie zo communiceren. Zij zijn onze collega's over een paar jaren.
3. Onzin-mail is er zo er onzin-brieven zijn. Het leuke is dat je weet van wie zo komen: durch einfach liegenlassen erloest (DELLE).
4. Eenmaal per dag mail, ik doe het niet. Elk verloren momentje even een email wegwerken. Goed? Ik weet het niet. Het werk wel bij mij.
heer F Schophuizen
|
|
27
-
05
-
2006
|
10
:
40
uur
Wat een onzin om de e-mail frequentie te beperken. E-mail is een gewoon communicatie middel. Als je effectief werkt door veel en vaak te emailen, dan doe je dat; zo niet, dan doe je het niet. Dat geldt ook voor instant messaging (chatten).
Eenzelfde soort "angst voor de kwalijke invloed van..." hebben we gehad bij de telefoon, de radio, de televisie, vliegtuig, auto, mobiele telefoon.
Ik merk wel dat nog steeds veel mensen niet gewend zijn aan emails en chats. Die lezen (en schrijven) het nog steeds als een geschreven als een geschreven brief ("ik vertrouw erop u voldoende geinformeerd te hebben..."). Ook begrijpen ze niet dat er non-verbale communicatie in de woordkeuze en schrijfwijzen van emails en chats zit (ervaren chatters weten wat ik bedoel).
Email en instant messaging (evenals browsen op internet) zijn geen "slechte" dingen op de werkvloer. Misbruik is wel slecht, maar dat geldt voor alles!
Arash
|
|
28
-
05
-
2006
|
08
:
59
uur
Emails maken mijn communicatie juist sneller. Zowel de ontvanger als verzender kan reageren waneer het uitkomt, in tegen stelling tot telefonisch contact en face-2-face contact.
Wat ik zelf merk is dat de oudere generatie (hiermee bedoel ik niet leeftijd, maar juist denkwijze) het kracht van emailen en IM niet helemaal begrijpt.
Face-2-Face afspraken zijn juist tijdrovend. Beide partijen moeten beschikbaar zijn, minstens 1 v/d partijen moet reizen en vaak zijn ze niet efficiënt.
Face-2-Face afspraken, telefonisch, email, IM, enz hebben allemaal hun eigen plek in de manier van communiceren. Echter ik ben er van overtuigt dat mensen meer tijd kunnen besparen als ze email, IM en video messaging op het juiste manier inzetten.
B Knoop
|
|
24
-
08
-
2010
|
08
:
39
uur
Echte oplossingen om overbodig e-mailverkeer binnen een bedrijf te voorkomen worden er met dit artikel niet echt gegeven. Ook de reacties op het artikel bieden geen soelaas. Conclusie: onnodige e-mail beperken is niet één-twee-drie op te lossen. Het is een kwestie van cultuur (aanpassing gedrag) en dat duurt altijd even. Je kunt het ook van de andere kant bekijken. Die van de ontvanger. Je hoeft niet te antwoorden, je kunt e-mail bekijken wanneer het jou uitkomt, je kunt verzenders van e-mail er op wijzen dat je geen behoefte hent aan onzin e-mails, je ziet snel wanneer een e-mail onzin is en met één muisklik is dit te verwijderen.
Of zijn er toch adequate (technische) oplossingen?
