Business-IT alignment in complexe organisaties is mensenwerk
Traditionele benaderingen blijken ontoereikend
23 maart 2023 -
Het haalt regelmatig het nieuws: mislukte informatietechnologie (IT) projecten, niet waargemaakte beloftes van digitaliseringstrajecten en grote IT-investeringen zonder duidelijk resultaat. Vaak hebben deze problemen te maken met een gebrek aan business-IT alignment (BITA), een gezamenlijk gedragen inzet en gebruik van IT, die aansluit bij de doelen, behoeften en strategieën van de organisatie.
In complexe organisaties, waar de toepassing van BITA een extra uitdaging vormt, biedt het opbouwen van een organisatiebrede co-evolutionary information systems alignment competentie uitkomst. Dat concludeert Pien Walraven in haar proefschrift, waarop ze 17 maart 2023 promoveerde aan de Open Universiteit in Heerlen.
Het nastreven van business-IT alignment in complexe omgevingen vormt een behoorlijke uitdaging. Complexe organisaties hebben vaak meerdere, ambigue en soms zelfs tegenstrijdige doelen. Ook zijn er meerdere stakeholders, die allemaal hun eigen visie hebben op het toepassen van IT. Bovendien worden complexe omgevingen gekenmerkt door snel veranderende omstandigheden op sociaal, wetgevend en technisch gebied.
Traditionele benaderingen ontoereikend
In deze context zijn traditionele benaderingen voor BITA ontoereikend. Het op de complexe adaptieve systeemtheorie gebaseerde concept van co-evolutionary information systems alignment (COISA) lijkt betere resultaten te bereiken. Voor haar proefschrift deed Pien Walraven hier nader onderzoek naar. Drie aspecten kwamen daarbij aan de orde:
expliciet maken wat de essentiële onderdelen zijn van een aanpak die recht doet aan de omstandigheden van complexe organisaties;
een manier ontwikkelen om deze aanpak in de praktijk meetbaar en uitvoerbaar te maken;
de vraag beantwoorden in hoeverre de ontwikkelde aanpak inderdaad effect heeft bij complexe organisaties.
Resultaten van het onderzoek
Business-IT alignment in complexe organisaties is echt mensenwerk, concludeert Walraven. In de kern gaat het over de motivatie en de competentie om een gezamenlijkheid te creëren tussen mensen met verschillende perspectieven. Empathisch vermogen is hierin onmisbaar. Walraven neemt als voorbeeld het elektronisch patiëntendossier (EPD) in ziekenhuizen. Wat betekent het voor de perspectieven van artsen, verpleegkundigen, administratief medewerkers en patiënten om het EPD op de 'juiste' manier toe te passen en hoe bereik je daarin zoveel mogelijk gezamenlijkheid? Het uitgangspunt dat de patiënt centraal staat, kan een manager er wellicht toe aanzetten de meest efficiënte hulp te bieden aan een patiënt, terwijl een verpleegkundige meer ziet in een zo persoonsgericht mogelijke aanpak.
Verschillen bespreekbaar maken
Beide invullingen vragen om verschillende of misschien zelfs tegenstrijdige toepassingen van ICT. Om gezamenlijk tot een 'juiste' IT- toepassing te komen, is het belangrijk om die verschillen expliciet en bespreekbaar te maken. En zo samen te bepalen waar het ziekenhuis als organisatie voor staat en wat dat betekent voor de organisatie, inrichting en het gebruik van ICT. Door dit integraal - op verschillende niveaus - toe te passen, kunnen ook complexe organisaties toewerken naar business-IT alignment. Daarbij moet expliciet aandacht worden besteed aan het motiveren en faciliteren van alle partijen om écht samen te werken.
Ook voor minder complexe organisaties geldt dat mensenwerk niet mag worden vergeten. In heel veel MKB bedrijven wordt vanuit IT (vaak ingehuurd) bepaald wat voor systemen er worden gebruikt inclusief configuratie. Menselijke input en kennis wordt vaak niet meegenomen.
