Drie slechte gewoontes die samenwerking binnen hybride teams in de weg staan
Hoe reken je af met slechte hybride gewoontes?
3 februari 2023 -
Communiceren, informatie uitwisselen, vergaderen, beslissingen nemen en conflicten oplossen: een hoop van deze taken vindt tegenwoordig plaats in een hybride werkomgeving. Het is van cruciaal belang om te breken met slechte gewoontes die zijn meegenomen uit de tijd toen we nog fulltime op kantoor werkten. Waarom? Ten eerste omdat teamleden zich daardoor niet veilig, op hun gemak of gewaardeerd voelen. En dat zijn juist de bouwstenen voor teamwork en creativiteit.
Ten tweede vragen werknemers om verandering. Tijdens een recente enquête over de manieren waarop organisaties en teams samenwerken gaf 80 procent van alle kenniswerkers aan dat virtuele vergaderingen een essentieel deel van hun werk uitmaken. Toch geeft 67 procent van alle medewerkers nog altijd de voorkeur aan fysieke vergaderingen. Ten derde staat er voor organisaties enorm veel op het spel. Het in stand houden van slechte gewoonten gaat ten koste van de teamdynamiek en het moreel. Het resultaat: meer stress die kan leiden tot overspannenheid of burn-out, weinig vertrouwen en verdwenen saamhorigheid. Dit alles brengt betekenisvolle samenwerking in gevaar. Bryan Stallings, Chief Evangelist bij Lucid Software, deelt drie slechte gewoontes en hoe je daar in 2023 mee kunt afrekenen.
Slechte gewoonte nummer 1: Chaotische informatiestromen
Op kantoor loop je makkelijk langs een bureau voor kort overleg over een bepaalde taak. Je betrekt de relevante collega’s erbij en binnen 15 minuten heb je een vraagstuk effectief behandeld. Thuiswerkers die behoefte hebben aan dit soort ad hoc gesprekken moeten daarvoor eerst tijd in hun agenda vrijmaken. Mocht er tijdens een fysieke vergadering een interessante discussie plaatsvinden, is het vrijwel onmogelijk om een thuiswerkende collega deel te laten nemen. En dat betekent dat er nog meer vergaderingen nodig zijn. Stallings: "Om chaotische informatievoorziening voor thuiswerkers te voorkomen richten teams hun focus vaak op het verminderen van het aantal vergaderingen. Het idee is dat ze de belangrijkste informatie tijdens een grotere vergadering zullen aankaarten. Maar wachten totdat een hybride team in dezelfde ruimte (virtueel of niet) bij elkaar is, verhindert het snelle schakelen onderling. Teamleden hebben de juiste informatie op het juiste moment nodig om effectief samen te werken. Tot die tijd duimendraaien of allerhande vergaderingen inplannen zou niet nodig moeten zijn."
De oplossing: investeer in betere documentatie en asynchrone coördinatie
Stallings legt uit: "Als medewerkers voortdurend nieuwe vergaderingen moeten inplannen om aan ontbrekende informatie te komen, liggen er duidelijk kansen voor het verbeteren van je documentatie. Daarmee bespaar je jezelf en je collega’s een hoop gedoe." Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een innovation repository: een centrale bewaarplaats die als ‘levende’ blauwdruk van een project fungeert. Die kan allerlei informatie bevatten, zoals notities van samenwerkingssessies, storyboards, user journeys, proceskaarten, UX wireframes, projectplanningen, sprint planning boards, terugblikken, evaluaties van productlanceringen enzovoort. Teamleden kunnen al deze informatie op elk gewenst moment raadplegen vanuit een en dezelfde locatie.
Door het verbeteren van de documentatie is het voor het oplossen van problemen niet langer nodig om medewerkers lastig te vallen voor het plannen van een tijdstip voor een vergadering. "Je kunt simpelweg de documentatie raadplegen en vervolgens op asynchrone wijze opvolgen als je informatie mist of met vragen blijft zitten," sluit Stallings deze oplossing af.
Slechte gewoonte nummer 2: Eén samenwerkingsstijl voor iedereen hanteren
Uit de eerdergenoemde enquête bleek dat de meerderheid van respondenten van mening was dat virtuele vergaderingen worden gedomineerd door de luidste, meest actieve deelnemers. Zeker als er zowel thuiswerkers als collega’s op kantoor aan deelnemen.
Stallings geeft aan: "Extraversie moet niet worden verward met betrokkenheid of kennis van zaken. Het is belangrijk om ons te realiseren dat er meerdere manieren zijn om samen te werken en als teamlid een waardevolle bijdrage te leveren."
De oplossing: Geef iedereen de ruimte om zijn zegje te doen
Een effectieve manier om iedereen aan bod te laten komen is door ruimte te bieden voor veel voorkomende samenwerkingsstijlen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een expressieve, relationele of introspectieve stijl. Elk van deze stijlen vraagt weer om een andere aanpak van samenwerking en vergaderingen. Ondersteuning bieden voor die stijlen stelt iedereen in staat om met goede ideeën voor de dag te komen.
Stallings verduidelijkt: "Niet elk teamlid zal in een van deze drie categorieën vallen. Het gaat om het principe: managers moeten omgevingen inrichten die ruimte bieden voor de verschillende werkstijlen, zodat teamleden zo effectief mogelijk kunnen samenwerken. Ze moeten teamleden regelmatig polsen om te voorkomen dat samenwerkingssessies te veel op een bepaalde stijl leunen, zodat teamleden die er een andere stijl op nahouden op achterstand komen te staan."
"Op het eerste gezicht lijken deze maatregelen misschien niet zo belangrijk," geeft Stallings aan. "Toch kun je met een paar van deze kleine verbeteringen medewerkers helpen zich meer op hun gemak te voelen om hun beste ideeën te delen met de rest van het team."
Slechte gewoonte nummer 3: Geroddel via alternatieve kanalen
Als de werkdruk hoog ligt en we op ons tandvlees lopen, zijn we sneller geneigd om opmerkingen of feedback verkeerd te interpreteren. Dit gaat ten koste van teamspirit en moraal. "Het is heel makkelijk om tijdens een vergadering een sarcastische opmerking te maken via een chatkanaal zoals Slack of een emoji met rollende ogen naar een collega te sturen," verklaart Stallings. "Daarmee kunnen we teamleden al snel meeslepen in onze negativiteit en dat is verre van eerlijk ten opzichte van degene die het mikpunt vormt van de spot."
De oplossing: een psychologisch veilige cultuur waarin conflicten worden opgelost
Stallings: Het maakt niet uit of een collega zijn broodje makreel opwarmt in de magnetron op kantoor of dat je van mening bent dat een teamlid een belangrijke steek heeft laten vallen tijdens een project. Elk conflict bezit het potentieel om voor verdeeldheid binnen je team te zorgen en daarmee effectieve samenwerking de nek om te draaien."
Stallings legt uit dat een goede manier om een einde aan deze slechte gewoonte te maken is door het weerstaan van de neiging om stoom uit te blazen bij je favoriete collega’s. "Het is belangrijk om problemen direct aan te pakken. Nabeschouwingen bieden daar een prima gelegenheid voor. En met de juiste ondersteuning en planning krijgt iedereen binnen het team de kans om zijn frustraties te uiten en open en bloot zijn verhaal te doen in plaats van via direct messages in Slack."
"Het is belangrijk om respectvol met elkaar om te gaan. Met dat in ons achterhoofd kijken we verder dan conflicten en lossen we het op. Zo bouw je een veerkrachtiger team inclusief je hybride medewerkers," sluit Stallings af.
