Platte organisatiestructuren optimaliseren in het tijdperk van digitale transformatie
Platte organisatiestructuren veroverden de IT-wereld in een razendsnel tempo
20 december 2022 -
De afgelopen tien jaar is er binnen het bedrijfsleven sprake geweest van een verschuiving van een top-down managementstructuur naar een platte hiërarchie: een organisatiestructuur die is gericht op teamwerk en minder managementlagen kent. De digitale transformatie bracht deze ontwikkeling in een stroomversnelling door het blootleggen van organisatorische valkuilen die moeilijk zijn te verhelpen met conventionele managementtechnieken. Voorbeelden hiervan zijn een traag aanpassingsvermogen, fors gebrek aan kennis en de zoektocht van personeel naar betekenisvoller werk.
De digitale transformatie leert ons sinds 2020 dat onze benadering van de organisatiestructuur net zo flexibel en aanpasbaar moet zijn als de geoptimaliseerde processen die we voor ogen hebben. Technologie heeft bijgedragen aan verbeterde virtuele samenwerking en data toegankelijker gemaakt. Dat is zelfs waar digitale werkomgevingen hun bestaan aan te danken hebben. Helaas maakten deze ontwikkelingen ook duidelijk dat platte organisatiestructuren een te hoge druk kunnen leggen op het middenmanagement. Ze kunnen zorgen voor onduidelijke processen, trage besluitvorming, hoger personeelsverloop en problemen bij het werven van talent.Dit stelt Sridhar Iyengar, Managing Director Europe bij Zoho.
Het probleem: burn-out onder managers
Iyengar: "Middenmanagers behoren vaak tot de meest veelzijdige leidinggevenden binnen organisaties. Zij zorgen voor aanzienlijke toegevoegde waarde door op succesvolle wijze verschillende petten te dragen. Dit betekent dat goed functionerende werknemers steeds meerdere verantwoordelijkheden tegelijk dragen en hiermee een burn-out riskeren. Het is dan ook niet verbazend dat het personeelsverloop onder deze toppresteerders de pan uitrijst. Qualtrics voerde tussen 2021 en 2022 een enquête uit onder ruim 13.000 fulltime medewerkers. Hieruit bleek dat de kans dat managers bij hun huidige werkgever in dienst bleven aanzienlijk lager uitviel dan die van andere medewerkers."
De oplossing: ken prioriteit toe aan systemen voor feedback van onderaf
Iyengar: "Volgens Deloitte zijn flexibiliteit en efficiëntie de belangrijkste zakelijke succesfactoren. Deze kwaliteiten vragen om hechte samenwerking, training, synergie en feedback. Zelfbeoordeling en 360° feedback zijn tegenwoordig van cruciaal belang voor bedrijven om concurrerend te blijven en kunnen managers helpen om het werk te stroomlijnen en een burn-out voor te zijn.
Soms is het toevoegen van managementlagen de meest effectieve manier om een einde te maken aan organisatorische bottlenecks. Open gesprekken op de werkvloer die met regelmaat gevoerd worden, zullen het zakelijke aanpassingsvermogen bevorderen en bijdragen aan een trefzekere besluitvorming."
Het probleem: ondoorzichtige processen en trage besluitvorming
Iyengar": Platte organisatiestructuren zijn speciaal ingericht om de samenwerking te bevorderen en de besluitvorming op teamniveau te vereenvoudigen. Echter vragen veel beslissingen om communicatie tussen verschillende afdelingen. Platte hiërarchieën kunnen daarbij tot een obstakel uitgroeien. Zelfs binnen organisaties die een platte structuur zeggen te hebben, is de kans groot dat er nog altijd hiërarchieën bestaan. Deze onzichtbare machtsstructuur kan het lastig maken om bedrijfsbreed informatie te verzamelen, voor overeenstemming te zorgen en gericht actie te ondernemen."
De oplossing: zorg voor centraal management en breng data op een centrale locatie
Iyengar: "De decentrale managementstructuur van een platte hiërarchie geeft werknemers controle. Dit voordeel kan echter teniet worden gedaan als informatie gefragmenteerd ligt opgeslagen en moeilijk te delen valt. De oplossing hiervoor is een multi-cloudomgeving die wordt ondersteund door unified data analytics platforms (UDAP’s), gecombineerd met trainingen ter bevordering van de datageletterdheid van het personeel. Dit stelt de werknemer centraal en maakt het mogelijk om informatie gemakkelijk te delen binnen de gehele organisatie, ook wanneer gewerkt wordt met minder managementlagen.
De grote verandering die de implementatie van UDAP’s met zich meebrengt kan voor ontevredenheid onder het personeel zorgen wanneer het de normale gang van zaken verstoord. UDAP’s moeten de mogelijkheid bieden om data op een toegankelijke centrale locatie op te slaan, zonder bestaande systemen en workflows te verstoren. De implementatie van deze systemen vraagt om een nauwgezette planning."
Het probleem: initiatieven voor inclusiviteit, diversiteit en personeelswerving lopen op niets uit
Iyengar: "Binnen het bedrijfsleven wordt data steeds transparanter en toegankelijker. Zakelijke leiders moeten deze data dan ook gebruiken om te zorgen voor verbeteringen op het gebied van diversiteit, gelijkheid, inclusie en saamhorigheid (DEIB). Organisaties met een plattere managementstructuur zijn voor hun succes sterk afhankelijk van de saamhorigheid binnen teams en managementlagen. Als er sprake is van een forse kloof tussen de visie en praktijk op DEIB-gebied, lopen ze een grotere kans op werknemersontevredenheid en personeelsverloop.
Het ontbreken van een duidelijke structuur voor de bevordering van DEIB kan ook problemen opleveren met het vinden en binden van toptalent. Als een organisatie bijvoorbeeld weinig managers kent, kan dat voor sommige kandidaten een teken zijn dat er minder kansen zijn om door te groeien. Dit is een potentiële dealbreaker voor kandidaten die historisch ondervertegenwoordigd zijn binnen de hogere lagen van organisaties."
De oplossing: identificeer en hanteer de juiste DEIB-maatstaven
Iyengar: "Het is belangrijk inspanning te leveren voor het ontwikkelen van bedrijfsbrede diversiteitstraining, maar organisaties moeten zich realiseren dat zij hun energie ook moeten gaan steken in het meten en analyseren van de factoren die impact hebben op de diversiteit van het bedrijf. De centrale beschikbaarheid van data, een robuust kader voor datagestuurde besluitvorming en de bereidheid om openheid van zaken te geven over deze maatstaven, zullen werknemers en het middenmanagement in staat stellen om bruikbare feedback te geven. Dit zal helpen met het oplossen van hardnekkige problemen op DEIB-gebied en zowel het personeelsbehoud als de werving van nieuw talent ten goede komen."
Structurele oplossingen voor structurele obstakels
Iyengar: "Naarmate organisaties verder komen in hun digitale transformatie zullen hun platte hiërarchieën vragen om toegang tot steeds meer data van verschillende afdelingen. Dit is een eerste vereiste om flexibel te kunnen blijven opereren. Het inrichten van een effectieve werkomgeving vraagt om een bedrijfsbrede verschuiving naar integrale feedback. Dit kan mogelijk worden gemaakt met krachtige tools voor gegevensanalyse en flexibele, geïntegreerde data repository’s die toegankelijk zijn voor werknemers op alle niveaus binnen de organisatie. Bedrijven kunnen op die manier tot ver in de toekomst nieuwe kansen aangrijpen voor het verhogen van de productiviteit en de werknemerstevredenheid."
