Werken op afstand: Op welk punt loopt professionele vrijheid tegen fiscale en juridische regelgeving aan?
Bedrijven erkennen steeds meer de voordelen van werken op (grote) afstand
17 oktober 2022 -
Op afstand werken is niet meer weg te denken. Werknemers profiteren van talrijke voordelen die het nieuwe werken biedt. Zo hebben zij de kans om de grauwe herfst te ontvluchten en in plaats daarvan te genieten van de zon in Cyprus. Karen Falenius, Director of International Growth, EMEA bij Remote: "Verhuizen naar het platteland behoort ook tot de mogelijkheden. Hier zijn weliswaar niet altijd goede beroepsmogelijkheden, maar wel relatief betaalbare huisvesting."
Werknemers die plaatsonafhankelijk kunnen werken, nemen hun baan gewoon mee naar waar zij ook zijn. Dit kan aantrekkelijk zijn voor werkgevers, maar er zijn uiteenlopende regelgevingen om rekening mee te houden.
Voordelen van ver weg werken
Bedrijven erkennen steeds meer de voordelen van werken op (grote) afstand. Door het gebrek aan goed personeel in alle sectoren zorgt het werken op afstand voor mogelijkheden om buitenlands personeel aan te nemen. Karen Falenius: "Muziekstreamingdienst Spotify heeft bijvoorbeeld vorig jaar hier richtlijnen voor opgesteld en meldt nu al positieve effecten. Een duidelijke daling in het verloop van personeel als gevolg van de nieuwe regelgeving. Geen wonder dat steeds meer bedrijven definitief willen overschakelen op werken op afstand."
Remote werken biedt bedrijven volgens Falenius een belangrijk concurrentievoordeel, maar om ervoor te zorgen dat het werkmodel tot volle bloei komt, moeten wel enkele basisregels worden gehanteerd. Falenius: "Een Zoom call werkt altijd op dezelfde manier, ongeacht de locatie waarvan gewerkt wordt. Juridisch kan dit echter gevolgen hebben. Bijvoorbeeld als een bedrijf een lokale entiteit opricht alleen omdat werknemers ter plaatse op afstand kunnen werken. Om (financiële) sancties te ontlopen, moeten bedrijven hun huiswerk doen."
Een filiaal kan op verschillende manieren worden opgericht
Een vennootschap hoeft niet noodzakelijkerwijs een kantoor te huren en zich permanent in een land te vestigen om er als belastingplichtig te worden beschouwd. In sommige gevallen zijn er managers vereist die gevolmachtigd zijn om namens de vennootschap zaken te doen. In andere gevallen is het voldoende dat de werknemers enkele weken ter plaatse zijn en van daaruit hun taken verrichten. Falenius: "Zodra een bedrijf geacht wordt in voldoende mate ter plaatse gevestigd te zijn, volgens de normen van het betreffende land, kan het gevraagd worden belasting te betalen. Om die reden heeft Spotify in de landen waar zijn medewerkers op afstand kunnen werken, beperkt tot de landen waar het bedrijf zelf een permanente vestiging heeft."
Maar waar beginnen de risico’s en waar eindigen ze? Falenius: "Als een teamlid op vakantie is en van daaruit af en toe een e-mail beantwoordt, is dat doorgaans niet voldoende om lokale belastingplicht vast te stellen. Wanneer een vennootschap precies als ‘gevestigd’ wordt beschouwd, hangt volledig af van de regelgeving van het land. De Verenigde Staten zijn bijvoorbeeld zeer streng. Het is daarom geen goed idee voor Nederlandse werknemers om zomaar zonder voorbereiding van hieruit op afstand te werken. Vergeleken met de VS zijn de wetten in Europa veel ruimdenkender. Hier verwijst fiscale residentie in de meeste gevallen naar het land waar een persoon het grootste deel van het jaar woont. Dit betekent dat als zij 183 dagen per jaar in Nederland verblijft, zij hier belasting zal moeten betalen. Evenals de onderneming waar zij voor werkt. Indien zij 183 dagen in Spanje verblijft, zal zij worden geacht daar belasting te betalen. Zelfs als ze een vaste verblijfplaats heeft in Nederland."
Dit zijn dus allemaal factoren die een bedrijf moet controleren voordat het zijn werknemers de vrijheid geeft om zelfstandig te werken. Falenius: "Onwetendheid is helaas geen argument bij een juridisch geschil of boete, en zelfs een onbedoelde vestiging van een entiteit kan leiden tot belastingverplichting of, in geval van niet-naleving, tot bedrijfscontroles, boetes en reputatieschade."
Lange perioden in het buitenland kunnen bestaande contracten ondermijnen
De fiscale verplichtingen die kunnen ontstaan door het werken op afstand zijn niet de enige waar bedrijven zich bewust van moeten zijn. Wanneer hun werknemers voor langere tijd remote werken, is het waarschijnlijk dat zij onder de arbeidswetgeving van het betrokken land zullen vallen. Ook de voorschriften inzake overuren, jaarlijkse vakantie, vakantiegeld, minimumloon, ouderschapsverlof, pensioen of ontslagbeleid kunnen van land tot land sterk verschillen, ongeacht wat in het bestaande contract is bepaald. Falenius: "Dus als iemand voor langere tijd vanuit een ander land wil werken, kan het nodig zijn om voor die periode een nieuw contract op te stellen. Bedrijven moeten zich dus uitvoerig laten informeren en/of hulp inschakelen wanneer ze medewerkers van buiten de direct actieve regio’s laten werken op afstand. De voordelen zijn talrijk, maar er zijn de nodige haken en ogen om rekening mee te houden."
