Drie tips om hybride teams op de lange termijn effectief en creatief te laten samenwerken
Succes in dit nieuwe normaal vraagt om oplossingen die teams op de lange termijn creatief, betrokken en verbonden houden
1 september 2022 -
In 2020 zagen miljoenen mensen zich gedwongen om praktisch van de ene dag op de andere over te stappen op thuiswerken. Veel van hen hadden nog nooit eerder buiten de kantoormuren gewerkt. Hoewel de productiviteit over het algemeen op peil bleef, bracht deze ontwikkeling diverse vormen van inefficiëntie aan het licht. De samenwerking en creativiteit leden hieronder.
Inmiddels keren bedrijven weer terug naar kantoor. Veel van hen hanteren een nieuwe benadering in de vorm van hybride werken. Sommige werknemers willen namelijk zoveel mogelijk blijven thuiswerken, terwijl andere collega’s snakken naar het oude kantoorleven.
Roderick De Greef, vice president Sales EMEA bij Lucid, denkt dat succes in dit nieuwe normaal vraagt om oplossingen die teams op de lange termijn creatief, betrokken en verbonden houden. Zakelijke besluitvormers moeten zoeken naar oplossingen die werknemers op alle mogelijke locaties passende ondersteuning bieden. De Greef heeft drie tips voor het identificeren en implementeren van applicaties die teams in staat stellen om actie te ondernemen en zowel nu als in de toekomst te blijven innoveren.
1. Zoek naar oplossingen die mensen verbinden
Technologie die mensen verbindt kan de productiviteit van het personeel een boost geven en bijdragen aan effectieve samenwerking. Kies voor oplossingen die ondersteuning bieden voor belangrijke functies zoals het delen van wekelijkse agenda’s en de projectstatus. Daar zou het echter niet bij moeten blijven. De Greef: "Een gevoel van verbondenheid vraagt om een gedeelde focus, wederzijds begrip en gemeenschappelijke doelstellingen. Het is belangrijk dat mensen transparant inzicht hebben in elkaars successen en uitdagingen. De gekozen oplossingen moeten alle betrokkenen in staat stellen om vanaf elke mogelijke locatie gelijkwaardig bij te kunnen dragen"
Bij het zoeken naar de juiste oplossingen raadt De Greef bedrijven aan om zichzelf de volgende vragen te stellen:
- Zijn de applicaties die je teams momenteel gebruiken echt gebruiksvriendelijk?
- Bieden ze effectieve ondersteuning voor samenwerking, of bevorderen ze denken en werken in silo’s waardoor mensen meer individueel werken en minder met de organisatie in het geheel te communiceren?
- Bieden ze ruimte voor uiteenlopende samenwerkingsstijlen, bijvoorbeeld tekstueel, logisch, abstract en/of logisch?
- Zijn ze thuis net zo makkelijk te gebruiken als op kantoor?
Voor het bevorderen van verbondenheid hebben bedrijven tools nodig die het voor alle medewerkers eenvoudig maken om een bijdrage te leveren en hun stem te laten horen, of ze thuis werken, op kantoor of ergens anders.
2. Ondersteun voor effectieve training en het gebruik van nieuwe oplossingen
Tools met ondersteuning voor ‘work from anywhere’ zijn geen garantie voor succesvolle samenwerking. Effectieve training is onmisbaar. De juiste trainings- en implementatieprocessen zorgen ervoor dat niemand in silo’s werkt en iedereen de richtlijnen voor samenwerking kent en gebruikmaakt van de applicaties.
De Greef: "Pas dezelfde aanpak voor het benaderen van een potentiële klant toe op je medewerkers: Wat zijn hun pijnpunten? Welke systemen gebruiken ze al? Hoe sluit de nieuwe oplossing aan op bestaande communicatieprocessen en informatiestromen? Werk aan documentatie om medewerkers hierin te ondersteunen en maak dat materiaal beschikbaar voor alle teams." Volgens De Greef kan het helpen om een teamlid als inhoudelijke expert en interne ambassadeur van de nieuwe oplossing aan te wijzen. Door op te treden als vast aanspreekpunt voor collega’s kan deze persoon helpen de oplossing voor iedereen toegankelijk te maken en het gebruik bevorderen.
3. Kies voor interactieve oplossingen en zorg voor een vlekkeloze implementatie
Om creatieve ideeën en de betrokkenheid van werknemers te stimuleren moeten mensen de ruimte krijgen om te werken op hun eigen manier. Ook hier speelt gebruiksgemak een belangrijke rol. De overstap naar het nieuwe platform moet vlekkeloos verlopen. De Greef: "Organisaties zouden oog moeten hebben voor de verschillende werkstijlen die mensen erop nahouden (verbaal, tekstueel en visueel) en kiezen voor oplossingen die daar ondersteuning voor bieden. Voor sommige vergaderingen is een mind map wellicht een goede oplossing, terwijl in andere gevallen een officiële agenda met opmerkingenregister beter werkt. Meestal stelt een combinatie van alle verschillende stijlen teams het beste in staat om effectief te werken en samen resultaat te boeken."
Interactieve functies zoals gifjes, emoji’s en polls zijn voorbeelden van hoe je samenwerkingsoplossingen zelfexpressie kunnen bevorderen. Ze stellen mensen ook in staat om elkaar beter te leren kennen. De Greef: "Als jij en een collega allebei plaatjes van honden gebruiken, voel je direct een klik. Dit soort kleine keuzes kunnen na verloop van tijd bijdragen aan hechtere banden. Dat is iets waar bedrijven op de lange termijn op zouden moeten mikken."
Organisaties kunnen de aftakeling van samenwerking als gevolg van de coronacrisis omdraaien. Met de juiste beleidsregels, processen en oplossingen kunnen zij ondersteuning bieden voor een divers scala aan werkstijlen die voor zowel kantoormedewerkers als thuiswerkers toegankelijk zijn. Daarmee kunnen zij de aanzet geven tot een golf van creativiteit en productiviteit in het tijdperk van hybride werken.
