Wat je kunt doen aan micromanagement binnen je organisatie
Zorg voor een cultuur met open communicatie
27 juli 2022 -
Micromanagement is een probleem dat je als organisatie niet kan negeren. Een manager die zich overal mee bemoeit kan resulteren in een slechte sfeer, personeelsverloop, excessief verzuim en een gebrek aan betrokkenheid van het personeel. Bij een bedrijf met 10.000 werknemers kunnen de jaarlijkse kosten van verzuim als gevolg van micromanagement oplopen tot zo’n 600.000 euro.
Sridhar Iyengar, Managing Director Europe bij Zoho, schreef er dit artikel over.
Oorzaken: onzekerheid, gebrek aan vertrouwen en onvermogen
Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben. Het kan het gevolg zijn van de onzekerheid van een manager in een nieuwe functie, een gebrek aan vertrouwen in een team of simpelweg het onvermogen om de regie uit handen te geven.
Al deze factoren zijn in de kern terug te brengen naar communicatieproblemen. En hoewel het gedrag per manager kan verschillen levert micromanagement altijd dezelfde resultaten op: misgelopen kansen, ontspoorde planningen en ondermaatse prestaties. Dit omdat de waardevolle tijd van managers opgaat aan taken die in werkelijkheid geen toezicht van bovenaf vereisen.
Senior managers kunnen een belangrijke rol spelen bij het verhelpen van dit probleem; zij kunnen managers met communicatieproblemen ondersteunen met de juiste combinatie van data en tools die de eigen verantwoording van werknemers bevorderen en de managers het broodnodige overzicht en vertrouwen bieden.
Signalen die duiden op micromanagement
De tekenen die op micromanagement wijzen zijn welbekend: belangrijke taken voor zichzelf houden, weerstand bieden tegen de ideeën van teamleden, eisen dat zij voor elke beslissing om goedkeuring vragen en vasthouden aan onnodige vergaderingen en statusupdates. Dit zijn allemaal kortetermijnoplossingen voor het behouden van controle die op de lange termijn resulteren in problemen en weerhouden teamleden ervan om zichzelf te ontwikkelen.
Er zijn strategieën en tools die leiders kunnen inzetten om een einde aan micromanagementgedrag te maken. Het basisprincipe is dat de communicatie zal verbeteren zodra mensen de beschikking krijgen over betere data. Door te voorzien in een centrale locatie voor het uitvoeren van gegevensanalyses en raadplegen van dashboards op maat, kan de directie onzekere managers het inzicht in de productiviteit en voortgang bieden waar ze naar snakken, zonder teamleden van zich te vervreemden.
Zorg voor verbeterde rapportage met een UDAP
Sommige micromanagers willen dat hun teamleden voor elke kleine stap een statusupdate geven. Dit zal al snel ten koste gaan van de sfeer op de werkvloer. Dashboards op maat met KPI’s waaraan de directie prioriteit heeft toegekend kunnen managers helpen om hun oog op de bal te houden. Door aan te geven welke doelstellingen en belangrijkste resultaten de moeite waard zijn om bij te houden, kan de directie managers helpen om de supervisie te bieden die van hen verwacht wordt.
Door het inrichten van een Unified Data and Analytics Platform (UDAP) kan de directie managers optimaal inzicht bieden in de voortgang van werknemers zonder hen het gevoel te geven dat er over hun schouders wordt meegekeken. Als alle data wordt geput uit een UDAP zullen er minder rapporten en statusupdates nodig zijn. Het zal bijdragen aan daarnaast snelle en accurate inzichten.
Zorg voor een cultuur met open communicatie
Wat een manager voor goede communicatie aanziet, kan bij teamleden overkomen als een overkill aan informatie. Een maatregel die de directie kan nemen om te zorgen voor goede communicatie, is het toepassen van best practices. Dit kan gaan om alles.Van staande vergaderingen tot ad hoc statusupdates en regelmatige check-ins. De directie kan ook helpen door het bieden van fysieke ruimtes en digitale omgevingen die de communicatie en samenwerking bevorderen. Er moet echter worden voorkomen dat die kanalen uitgroeien tot een nieuwe omgeving die nauwlettend door micromanagers in het oog wordt gehouden. Hiervoor is het belangrijk om duidelijke richtlijnen voor het gebruik van verschillende ruimtes en omgevingen te geven.
Ontwikkel systemen voor het afleggen van verantwoording
Één van de redenen achter micromanagement is de behoefte aan meer verantwoording. Het hanteren van standaardpraktijken voor het stellen van doelen, het plannen van projecten en het geven van statusupdates maakt het eenvoudiger om het afleggen van verantwoording in de dagelijkse processen in te bouwen zonder dat dit betuttelend overkomt of als kritiek wordt opgevat.
Het beschikbaar stellen van speciale audittools waarmee medewerkers hun eigen prestaties kunnen bewaken kan managers ook meer inzicht bieden in de dagelijkse werkzaamheden van hun team. Dit vergroot hun inzicht in de vaardigheden van mensen, de behoeften die bij specifieke functies om de hoek komen kijken en de ontwikkeling van werknemers. Het helpt daarnaast met het identificeren van lacunes in vaardigheden en het verdelen van werktaken op een manier die het succes van medewerkers bevordert. En misschien nog wel belangrijker: het biedt een kanaal voor tweerichtingscommunicatie tussen managers en hun team.
Op koers blijven
Wat de oorzaak van gebrekkig management ook is, het gaat steevast gepaard met het gevaar van productiviteitsverlies, slecht moreel en een hoog personeelsverloop. Uitmuntend management dat ondersteund wordt door de juiste technologie en de juiste mate van leiderschap resulteert echter in het tegenovergestelde: een sterkere persoonlijke groei en autonomie van werknemers, hogere werknemerstevredenheid en productiviteit, effectievere samenwerking en snellere resultaten.
