Succesvol thuiswerken met geautomatiseerd uitgavenbeheer
Verwijder oude barrières voor uitgavenbeheer
17 mei 2022 -
Digitalisering en automatisering hebben onze manier van werken ingrijpend veranderd. Het automatiseren van bedrijfsprocessen zorgt voor meer flexibiliteit, verhoogt de efficiëntie en biedt een goede basis om verder te innoveren. Dit is nog duidelijker geworden sinds 2020, toen de digitalisering en automatisering in een stroomversnelling kwamen vanwege de massale overgang naar thuis- of hybride werken.
Melanie Gabriel, mede-oprichter en CMO van Yokoy schreef er dit artikel over: "En hoewel de focus bij digitalisering meestal ligt bij traditionele technologie, zoals videoconferencing-tools of IoT, zijn ook onze HR- en financiële afdelingen flink veranderd. Een bedrijfsproces dat bij digitale transformatie vaak over het hoofd wordt gezien, is hoe bedrijven omgaan met hun bedrijfsuitgaven. Dit geldt vooral voor terugkerende uitgaven, abonnementen en facturen. Werknemers worden vaak opgezadeld met de tijdrovende taak om aan het eind van elke maand hun onkosten te berekenen, terwijl ze ook nog andere taken of belangrijke deadlines hebben. Dit beïnvloedt niet alleen hun welzijn, maar ook hun productiviteit.
Voor werkgevers kan dit leiden tot missende of te laat ingediende onkosten. Bovendien wordt er veel tijd verspild aan het verwerken van facturen en is het aan het einde van de maand lastig om alle kosten via meerdere platforms in kaart te brengen. Veel grote bedrijven lukt het dan ook niet om de facturen van leveranciers tijdig te betalen. Dit heeft ertoe geleid dat de wettelijke betaaltermijn inmiddels is aangepast van 60 dagen naar 30 dagen."
Drie tips
Hieronder volgen drie tips voor bedrijven die dit jaar hun uitgavenbeheer willen aanpakken.
Ga mee met de financiële transformatie
In de meeste sectoren is het een absolute noodzaak geworden om te automatiseren en het is belangrijk om hier op tijd mee te beginnen. Industry 4.0 wordt gekenmerkt door de virtualisatie en onderlinge verbinding van slimme technologieën om processen te optimaliseren en de omzet te verhogen. Deze technologische vooruitgang is ook zichtbaar in de financiële sector, met name op het gebied van procesautomatisering en digitale innovatie. Daarom wordt dit ook wel Finance 4.0 genoemd.
Deze transformatie heeft ook de rol van de CFO en de manier waarop mensen financiële beslissingen nemen veranderd. Experts bij PwC Nederland wijzen erop dat CFO's de nadruk moeten leggen op data-analyse en dat ze zaken in realtime moeten voorspellen en monitoren - niet voor de situatie van nu, maar met het oog op de toekomst.
Het automatiseren van onkosten en factuurverwerking sluit hier goed bij aan. Een AI-oplossing voor uitgavenbeheer biedt namelijk steeds waardevollere data en inzichten over het uitgavenpatroon en gedrag van je personeel. Of over de totale uitgaven van het bedrijf tijdens de looptijd van een project.
Onkosten automatiseren en bedrijfsuitgaven samenbrengen in één effectieve tool kan een significante impact hebben op de prestaties en doelstellingen van het bedrijf, maar ook op het welzijn van je werknemers. Met de juiste tools krijgen gebruikers meer controle, overzicht en transparantie in een veilige, snelle en betrouwbare omgeving, zonder dat er een hele nieuwe infrastructuur nodig is.
Geef teams zelf controle over hun uitgaven
Hoewel bedrijven begrijpen dat er meer autonomie nodig is, is het lastig om te weten waar ze moeten beginnen. De dagen dat alleen de meest ervaren teamleden op kantoor een zakelijke creditcard kregen liggen ver achter ons. Tegenwoordig werken mensen overal ter wereld en vaak met verschillende valuta. En verschillende functietitels hebben verschillende verantwoordelijkheden waarbij ook weer andere onkosten komen kijken - van online advertenties en lunches met klanten tot verkooptools en reiskosten.
Eén oplossing is de invoering van slimme, virtuele zakelijke creditcards. Overschakelen van creditcards naar slimme zakelijke creditcards maakt het mogelijk om uitgaven centraal te regelen. Dit biedt werkgevers en werknemers meer transparantie en controle. Bovendien kost het aanzienlijk minder tijd aangezien bonnetjes en transacties automatisch met elkaar worden gematcht. Voor bedrijven zijn er ook nog allerlei andere voordelen. Zo worden er bijvoorbeeld geen kaartkosten, transactiekosten of toeslagen voor vreemde valuta in rekening gebracht.
Virtuele kaarten verhogen ook de werknemerstevredenheid en kunnen er voor zorgen dat zij je bedrijf langer trouw blijven. Voor financiële afdelingen kan het automatiseren van uitgaven via virtuele kaarten leiden tot minder fouten in de rapportage en over het algemeen tot een betere bedrijfscontinuïteit.
Verwijder oude barrières voor uitgavenbeheer
Automatisering heeft veel barrières voor een effectieve implementatie van uitgavenbeheer weggenomen. Traditioneel moesten alle uitgaven worden verzameld (maar ook bewaard!) en vervolgens handmatig worden gescand en gecategoriseerd. Dit proces kost veel tijd en vereist de goedkeuring van meerdere personen. Tegenwoordig, en met behulp van AI en machine learning, is het mogelijk om een intelligente oplossing voor uitgavenbeheer te gebruiken die tekst en handschrift herkent, alle uitgaven direct sorteert en de benodigde documentatie meteen klaarzet.
Het is ook niet langer nodig om je huidige systemen op de schop te nemen. Softwarebedrijven, zoals Yokoy, bieden nu een platform dat kan worden geïntegreerd met andere bestaande systemen. Dit is vooral relevant voor bedrijven die momenteel met veel andere platforms werken of een ecosysteem hebben dat al volledig is ingericht.
Het is ook niet nodig om enorm veel financiële middelen te besteden om uitgavenbeheer te automatiseren, vooral gezien de stijgende kosten voor bedrijven. Volgens McKinsey kunnen bedrijven tot 80 procent van hun totale kosten besparen door een tool voor uitgavenbeheer te gebruiken, waardoor er meer tijd en middelen overblijven om innovatieve oplossingen te gebruiken en te investeren in de kennis en vaardigheden van werknemers.
Kortom, uitgavenbeheer automatiseren kan een enorme impact hebben op bedrijfsprocessen en het welzijn van werknemers en werkgevers. Door kleine veranderingen en updates aan te brengen in de manier waarop uitgaven, facturen en creditcardtransacties worden verwerkt en beheerd, kunnen bedrijven ook in de nieuwe wereld succesvol blijven.
