Waarom het de hoogste tijd is voor bedrijven om elektronische handtekeningen te vertrouwen
Ook elektronische handtekeningen zijn uniek
13 mei 2022 -
Vandaag de dag sluit je zakelijke deals niet meer met handdrukken, maar met elektronische handtekeningen.Doug Luftman, VP & Deputy General Counsel Product, Innovation Services and Government Affairs bij Docusign legt uit dat elektronische handtekeningen een wettelijk erkende methode zijn om contracten te ondertekenen vanuit de hele wereld.
Luftman: "We gebruiken ze om overeenkomsten af te ronden: van identiteitscontrole tot het ondertekenen van zakelijke contracten en het bevestigen van facturen. De elektronische handtekening bestaat al meer dan twintig jaar, maar werd tijdens de pandemie nog breder geaccepteerd. Organisaties beseften dat ze een betere manier van ondertekenen nodig hadden. Managers werden twee jaar geleden geconfronteerd met een geheel onvoorspelbare situatie en stonden voor lastige keuzes over hoe de activiteiten door te laten lopen. De meest innovatieve bedrijven hebben de stap gezet om hun activiteiten te digitaliseren en plukken daar sindsdien de vruchten van."
Meer efficiëntie en minder risico
"Er zijn verschillende redenen dat steeds meer organisaties vertrouwen op elektronische handtekeningen om diverse zakelijke transacties af te handelen," gaat Luftman verder. "Naast de toegevoegde waarde bij hybride werken zijn e-handtekeningen sneller, veiliger en duurzamer dan pen-en-papier alternatieven. Verrassend genoeg zijn er nog steeds organisaties met een voorkeur voor traditionele handtekeningen. De belangrijkste bezwaren tegen e-handtekeningen zijn onzekerheid over de veiligheid, wettelijkheid en rechtsgeldigheid."
Veel bedrijven vergeten echter het risico van het verzenden van vertrouwelijke, vaak zeer gevoelige, informatie op een traditionele manier. "Zodra je een papieren document bijvoorbeeld fysiek ter ondertekening verzendt, zelfs als dit persoonlijk per koerier gebeurt, heb je geen controle meer over het document. Deze veiligheids- en controlerisico's blijven bestaan, zelfs als het document online wordt verzonden om vervolgens bij de ontvanger af te drukken," aldus Luftman.
"De elektronische handtekening daarentegen biedt een veilige, digitale workflow die zorgt voor een duidelijk en voorspelbaar proces met gecontroleerde toegangsrechten gedurende het hele traject. Verzenders kunnen veiligheidsnormen handhaven vanaf het moment dat een digitaal document wordt verzonden tot en met de uiteindelijke ondertekening en zelfs het terugsturen van de voltooide overeenkomst. Het is essentieel voor bedrijven om te weten dat ze documenten veilig en betrouwbaar kunnen ondertekenen in een nieuwe digitale bedrijfsomgeving. Of het nu gaat om nieuwe personeelscontracten, facturen of verkoopcontracten; elektronische handtekeningen kunnen belangrijke documenten coderen en maken de post, een verouderd faxsysteem of een koerier overbodig. E-handtekeningen houden documenten vertrouwelijk en verhogen het gemak en de veiligheid voor bedrijven."
Bescherming en verificatie
Bovendien zijn elektronische handtekeningen, net als handgeschreven handtekeningen, uniek. Ouderwetse handtekeningen hebben één groot nadeel: met genoeg tijd en oefening kan een handtekening worden geïmiteerd. Luftman licht toe: "Het kan erg lastig zijn om concreet vast te stellen of een geschreven handtekening inderdaad door de rechtmatige ondertekenaar is gezet. Elektronische handtekeningen daarentegen hebben meerdere lagen van bescherming en verificatie ingebouwd. In tegenstelling tot geschreven handtekeningen kunnen aanbieders van elektronische handtekeningen een robuuste registratie bieden die fungeert als een controlespoor als bewijs van de transactie ooit nodig is. Dit geeft alle partijen het vertrouwen dat hun documenten van kracht zijn, zelfs als er later een geschil ontstaat."
Als teams een elektronische handtekening nodig hebben met extra identiteitsbescherming zijn er opties om die handtekening nog robuuster te maken. Dit kan nuttig zijn voor bepaalde soorten belangrijke documenten en/of documenten die in sterk gereguleerde sectoren worden gebruikt. Een geavanceerde elektronische handtekening (AES) of een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) kan worden gebruikt wanneer de identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd en een afzonderlijk "digitaal certificaat" wordt afgegeven dat specifiek is bedoeld om die ondertekenaar in staat te stellen het document elektronisch te ondertekenen met een AES of QES. Deze digitale handtekeningen tonen aan dat de ondertekenaar verder is gegaan dan een traditionele elektronische handtekening om de authenticiteit van zijn identiteit verder te verifiëren.
Naast een veiligere transactie ontvangen ondertekenaars van e-handtekeningen een digitaal verslag waarin de transactie-informatie wordt vastgelegd, zoals datum, tijdstempel, gebruikte identiteitsverificatie en IP-adres. Luftman stelt: "Dit bewijst alle details van de transactie. Het controlespoor biedt zo bescherming voor zowel de ondertekenaar als de ontvanger. Het kan worden gebruikt als toelaatbaar bewijsmateriaal in een rechtszaak om een geschil over de authenticiteit en/of de legitimiteit van een ondertekend document op te lossen."
Waarom het tijd is voor bedrijven om e-handtekeningen in te voeren
Met elektronische handtekeningen kunnen bedrijven de productiviteit verhogen, kosten beperken, op afstand werken mogelijk maken en sneller zakendoen. Dat maak het voor organisaties mogelijk om sneller groeien en meer omzet te behalen.
Bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat de wet rekening heeft gehouden met digitale transformaties en momenteel adequate bescherming biedt aan ondertekenaars van een digitaal contract. De Electronic Communications Act 2000, de Electronic Signatures Regulation 2002 en eIDAS zorgen ervoor dat elektronische handtekeningen in heel Europa extra rechtsbescherming bieden in vergelijking met het alternatief. "Zowel het rechtskader als de veiligheidsmechanismen bestaan reeds, dus er is geen reden om te wachten," besluit Luftman. "Het is tijd voor bedrijven om gebruik te maken van e-handtekeningen."
