83 procent voelt zich meer comfortabel bij asynchrone manieren van werken
28 april 2022 -
Bedrijven die als gevolg van de pandemie hun activiteiten, werkmodellen en bijna elk aspect van hun bedrijf heroverwegen, is niets nieuws. Wat wel opmerkelijk is, is hoe bedrijven de lessen uit het verleden gebruiken om te innoveren en activiteiten te verbeteren. Daarmee kunnen ze voldoen aan de eisen van klanten en werknemers.
In een nieuw whitepaper, in samenwerking met de Boston Consulting Group, geven Tami Erwin, CEO van Verizon Business, en Sampath Sowmyanarayan, Chief Revenue Officer van Verizon Business, aan hoe iets simpels zoals het veranderen van de manier waarop vergaderingen worden gehouden, een grote impact kan hebben op productiviteit. Tevens bieden ze inzicht, tips en best practices op basis van een uitgebreid intern experiment.m"Alle leidinggevenden moeten nadenken over hoe ze hun bedrijf verder kunnen brengen in een hybride wereld. Verizon Business en BCG hebben de handen ineengeslagen om concrete lessen te delen die meer flexibiliteit, connectie en samenwerking mogelijk maken," aldus Tami Erwin, CEO van Verizon Business. "We weten namelijk dat de juiste technologie, beveiliging en oplossingen nodig zijn, samen met de juiste training en middelen, om ervoor te zorgen dat bedrijven effectief kunnen omgaan met nieuwe werkwijzen."
Kans
De snelle overgang naar werken op afstand of vanuit verschillende locaties was voor veel bedrijven een enorme uitdaging, maar kan nu worden gezien als een kans om te achterhalen hoe werknemers nieuwe samenwerkingstools en -processen gebruiken en zich hieraan aanpassen. Om impact te maken, zijn het niet de grote veranderingen, maar de eenvoudige acties die het grootste verschil maken, zoals:
Pas eenvoudige, impactvolle manieren toe om vergaderingen te verbeteren.
Plan vergaderingen van 25 of 50 minuten met een starttijd die 5-10 minuten uitloopt.
Geef het doel en de agenda van de vergadering duidelijk aan in de uitnodiging voor de vergadering.
Beoordeel de noodzaak van regelmatig terugkerende vergaderingen.
Identificeer vergaderingen die kunnen worden vervangen door asynchrone werkwijzen, oftewel e-mail, chat, gedeelde documenten, of offline beoordeling.
Een maand lang analyseerde Verizon Business de vergadergewoonten van teams die uit ongeveer 150 werknemers bestonden, om te beoordelen hoe effectief de nieuwe manieren van vergaderen zouden zijn. Deze manieren werden ontwikkeld in samenwerking met het team, waarbij werd gekeken hoe belangrijk het is om nieuwe manieren van vergaderen intern te ontwikkelen en niet simpelweg van buitenaf op te leggen. Gedurende de hele maand werden dagelijkse en wekelijkse enquêtes naar de deelnemers gestuurd om feedback te krijgen. Zo konden de processen en werkwijzen in real time beoordeeld worden. De resultaten waren overweldigend positief en toonden de impact aan van kleine veranderingen:
90 procent van de deelnemers gaf aan dat de nieuwe manier van vergaderen had bijgedragen aan de algehele efficiëntie.
83 procent voelde zich meer comfortabel bij asynchrone manieren van werken, zoals e-mail, samenwerkingstools en gedeelde documenten.
78 procent had het gevoel minder tijd te verspillen aan vergaderingen waaraan ze niet actief hoefden deel te nemen.
Een vierstappen model voor het identificeren, implementeren en ondersteunen van eenvoudige acties om de manier waarop werk gedaan wordt te veranderen.
Doe wat je zegt: zorg vanaf het begin voor steun van een gerespecteerde leider.
Werk van binnenuit: begrijp knelpunten en kom samen met de teams tot best practices. Maak het hun idee.
Maak het makkelijk: creëer en vernieuw ondersteunende tools om de implementatie te stimuleren en het succes te meten. Zorg ervoor dat er voldoende technologische tools aanwezig zijn om effectieve hybride communicatieplannen te realiseren.
Voer al doende verbeteringen door: zorg voor regelmatige en frequente feedbackmomenten zodat nieuwe vergadermethoden en ondersteunende tools blijvend worden ingevoerd.
