Onderzoek geeft inzicht in uitdagingen rond digitale samenwerking
Binnen de hyper-gedigitaliseerde werkplek blijkt sprake te zijn van uiteenlopende samenwerkingsstijlen
14 april 2022 -
De coronacrisis heeft de manier waarop we werken voorgoed veranderd. Samenwerking via digitale technologieën is gemeengoed geworden, of het nu gaat om fysieke samenwerking, samenwerking op afstand of een combinatie daarvan. Veel bedrijven ondervinden echter nog altijd problemen met hun tools voor digitale samenwerking.
Om de productiviteit en efficiëntie op te voeren moeten zij inzetten op het verbeteren van de flexibiliteit, relevantie en interactiviteit van samenwerking en een einde maken aan verwarrende samenwerkingsprocessen.
Uit het internationale ‘The Way We Collaborate 2022’ onderzoek in opdracht van Lucid Software, een vooraanstaande leverancier van software voor visuele samenwerking, blijkt dat ruim de helft van de respondenten digitale samenwerking nuttig vindt. Desondanks typeert een veel kleiner deel van hen digitale samenwerking als 'boeiend' (37 procent), 'bijzonder effectief' (31 procent) of 'van cruciaal belang' (23 procent). In Nederland is iets minder dan de helft (45 procent) van de respondenten overtuigd van het nut van digitale samenwerking, en zijn ze nog minder scheutig met de typeringen 'boeiend' (twintig procent) en effectief (zeventien procent). Het verschil tussen beoordeling van nut en ervaring wijst erop dat de huidige samenwerkingstechnologie er niet in slaagt teams te helpen hun volledige potentieel te benutten. Het rapport signaleert problemen rond het beheer van een hybride opererend personeelsbestand en geeft aan hoe organisaties tegemoet kunnen komen aan verschillende samenwerkingsstijlen.
"De wereldwijde pandemie heeft twee jaar lang voor onzekerheid gezorgd over hoe de terugkeer naar kantoor zou uitpakken. Zo was het onduidelijk wat de invloed zou zijn van de mix van thuiswerkers, medewerkers op kantoor en hybride werknemers. Deze aanhoudende onzekerheid dwingt organisaties goed na te denken over de effectiviteit van digitale samenwerking", zegt Nathan Rawlins, de CMO van Lucid Software. "Ondanks deze onzekerheid hebben werknemers zich aan de situatie weten aan te passen. Volgens onze onderzoeksgegevens is er sprake van een positief momentum rond digitaal samenwerken. Tegelijkertijd zijn er uitdagingen en blijken respondenten er verschillende samenwerkingsstijlen op na te houden. Bedrijven die tegemoetkomen aan deze werkstijlen zullen daar enorm van profiteren naarmate de werkplek zich verder ontwikkelt."
Digitaal samenwerken komt op stoom
Volgens het rapport voelen werknemers zich inmiddels meer op hun gemak bij virtuele vergaderingen. 90 procent verwacht dat het de norm zal zijn in de voorzienbare toekomst. 87 procent van de respondenten voelt zich sinds de uitbraak van de pandemie op zijn gemak bij digitale samenwerking in het algemeen. Nederland ligt hier wat onder met respectievelijk 84 procent die virtuele meetings als norm verwacht en 70 procent die zich comfortabel voelt bij digitaal samenwerken. Daarnaast vinden de respondenten dat digitale samenwerking een sleutelrol vervult in teamwerk en de teamcultuur. 80 procent zegt dat virtueel samenwerken met teamleden cruciaal is om hun werk effectief te kunnen doen. 79 procent zegt dat hun organisatie gebruikmaakt van virtuele vergaderingen om multidisciplinaire samenwerking mogelijk te maken. Wederom liggen de scores in Nederland wat lager met respectievelijk 73 procent en 74 procent.
De beschikbaarheid van samenwerkingstools voor de hybride werkplek heeft gezorgd voor verbeterde communicatie en deelname van voorheen minder zichtbare medewerkers. 67 procent van de respondenten zegt dat collega’s die normaliter nooit iets van zich lieten horen tijdens virtuele vergaderingen opeens wel ideeën deelden. Waar in Duitsland dit percentage nog hoger lag, lijken de tools in Nederland minder verschil te maken. Hier zag 55 procent meer interactie van ‘stillere’ collega’s. 78 procent zegt dat de chatfunctie hun participatievermogen verbetert. Met 69 procent zijn Nederlanders hier ietsje minder van gecharmeerd.
Uitdagingen en nieuwe samenwerkingsstijlen
Terwijl werknemers zich aan de hypergedigitaliseerde werkplek aanpassen blijkt dat er nog altijd sprake is van tekortkomingen op het gebied van samenwerking:
63 procent zegt minimaal één probleem te ondervinden met de huidige samenwerkingstechnologieën en heeft behoefte aan gebruiksvriendelijkere tools
72 procent zegt tijdens virtuele vergaderingen te multitasken.
45 procent ziet het ontbreken van een duidelijke samenwerkingskoers of -agenda als een probleem.
47 procent heeft behoefte aan betere manieren om tijdens vergaderingen belangrijke (actie)punten bij te houden. In Nederland ligt deze behoefte met 57 procent zelfs nog een stuk hoger.
Verder blijkt dat ongeveer de helft van alle medewerkers een favoriete samenwerkingsstijl heeft en dat bedrijven betere processen en oplossingen nodig hebben om ondersteuning te bieden voor deze uiteenlopende werkstijlen. Dit zijn:
Expressief: Deze werknemers snakken naar meer pakkende visuele samenwerkingsmogelijkheden zoals interactieve grafieken, tekeningen en andere grafische uitingen. Ze zullen eerder dan hun collega’s zeggen dat gifjes en emoji’s hen helpen om zich uit te drukken tijdens virtuele samenwerking (69 procent versus 58 procent).
Introspectief: Deze werknemers zijn van nature introverter en hanteren een meer bedachtzame samenwerkingsaanpak. Ze zullen eerder dan hun collega’s zeggen dat virtuele vergaderingen vooral draaien om mensen die praten in plaats van dingen gedaan krijgen (65 procent versus 59 procent).
Relationeel: Deze werknemers gedijen bij betekenisvolle banden met hun collega’s. Ze geven de voorkeur aan technologie die directe samenwerking mogelijk maakt. Ze zullen met grotere waarschijnlijkheid dan hun collega’s zeggen dat samenwerken tijdens virtuele vergaderingen energie vreet omdat ze zich minder betrokken voelen (56 procent versus 44 procent).
Hoewel functies zoals gifjes, emoji’s en chats de zelfexpressie van werknemers een boost kunnen geven blijven de mogelijkheden hiervan beperkt. 56 procent van de respondenten vindt dat virtuele vergaderingen worden gedomineerd door de luidste, meest actieve deelnemers. Een bijna even groot percentage (53 procent) vindt dat vaak niet ieders perspectief aan bod komt omdat er te veel mensen bij vergaderingen betrokken zijn. Deze medewerkers zullen hulp nodig hebben bij het realiseren van hun volledige potentieel in ‘het nieuwe normaal’: de transformatie van de werkplek in een vloeibaardere, hybride omgeving met digitale oplossingen als katalysator voor creativiteit en samenwerking. Managers moeten nadenken over manieren om werknemers met deze verschillende werkstijlen betrokken te houden en werksessies te waarborgen die op flexibele wijze voorzien in de behoeften van elk teamlid.
Samenwerking in ‘het nieuwe normaal’
Met het oog op de toekomst zien de respondenten kansen liggen voor technologie om een oplossing te bieden voor de samenwerkingsproblemen die zij ervaren. Twee derde deed suggesties voor het optimaliseren van de digitale samenwerking, zoals het bieden van betere ondersteunende functies voor vergaderingen en het integreren van andere applicaties en software.
Thuiswerken is een blijvertje. Bedrijven moeten zich aan deze situatie aanpassen en nieuwe functionaliteit implementeren om de gaten in de samenwerking tussen hybride en fysiek verspreide medewerkers te dichten. Om succes te kunnen boeken in het nieuwe normaal zullen ze manieren moeten vinden om de digitale samenwerking verder te ontwikkelen en ondersteuning te bieden voor de behoeften van alle werknemers. Op die manier kunnen ze de productiviteit en innovatie naar een hoger plan brengen.
