Hybride werken vraagt om flinke aanpassingen van managers
Technologie heeft onze manier van werken ingrijpend veranderd
11 april 2022 -
Bedrijven krijgen aan de lopende band te maken met ingrijpende veranderingen in de manier waarop ze werken. Medewerkers vragen steeds vaker om een betere werk-privébalans. Dit kunnen bedrijven faciliteren door flexwerken, hybride werken en zelfs werken op locatie mogelijk te maken. Managers komen hierdoor wel voor een fikse uitdaging te staan.
Het in goede banen leiden van deze flinke verandering vraagt om behoorlijk wat aanpassing op managementgebied. Sridhar Iyengar, managing director bij Zoho Europe, schreef er dit artikel over.
Sommige organisaties zien in dat de wereld om hen heen verandert en proberen zich aan te passen. Organisaties die deze veranderingen niet omarmen lopen het risico om bij de concurrentie achter te blijven. Vooral als het gaat om efficiënte werkprocessen, productiviteit en het behoud van talent. Verrassend genoeg blijven toch veel bedrijven aan hun legacy systemen vasthouden.
De rol van technologie
Technologie heeft onze manier van werken ingrijpend veranderd. We kunnen overal e-mailberichten verzenden en ontvangen, vanaf de andere kant van de wereld aan vergaderingen deelnemen en met onze collega’s in contact blijven via een bonte mix van sociale netwerken en communicatieplatforms. We kunnen op ieder moment eenvoudig samenwerken, in real time met collega’s hetzelfde document bewerken, noem maar op. En wat tools betreft kunnen we overal op dezelfde manier werken, zolang er maar een internetverbinding is.
Ondertussen raakt hybride werken, een positief effect van de coronacrisis, steeds meer geïntegreerd in onze werkstrategie.
Hybride werken zou niet mogelijk zijn zonder de geavanceerde technologie die tegenwoordig overal verkrijgbaar is. Toch hebben veel bedrijven moeite om die effectief in te zetten. Waarom is dit nu precies het geval? Sommige bedrijven kiezen voor de beste applicaties en tools, maar gaan niet na of deze makkelijk kunnen worden geïntegreerd of eenvoudig met elkaar kunnen communiceren. Andere bedrijven hebben hun IT-omgeving mogelijk nog niet volledig gedigitaliseerd. Dit levert problemen op met de toegang tot tools zodra werknemers buiten het kantoor werken.
Een alternatieve oplossing is om gebruik te maken van een verzameling applicaties die deel uitmaakt van één platform. Dit verzekert bedrijven van interoperabiliteit, dus dat alle applicaties feilloos samenwerken. En dat is prettig voor bedrijven die van plan zijn om over te stappen op hybride werken of een manier zoeken om waarbij snel kan worden ingespeeld op veranderende overheidsrichtlijnen en voorzorgsmaatregelen ten aanzien van thuiswerken. Indien er geen gebruik wordt gemaakt van een uniform platform, dan zullen organisaties zelf tijd en geld moeten stoppen in het aanpassen van zowel het platform als de applicaties om dezelfde gebruikerservaring te creëren.
Anders managen
De veranderende maatschappelijke visies op werken en de vrijheid die technologie biedt zetten traditionele managementpraktijken op losse schroeven. Het idee er op vaste tijden tussen 9 tot 5 moet worden gewerkt wordt langzamerhand terzijde geschoven. Managers moeten hun businessmodel aanpassen om ruimte te bieden voor de veranderende verwachtingen van de medewerkers waar zij leiding aan geven.
Er is niet alleen meer flexibiliteit nodig voor mensen met verantwoordelijkheden thuis, zoals ouders en mantelzorgers. Inmiddels verwachten werknemers ook een bepaalde mate van keuzevrijheid in de manier waarop zij werken. Thuiswerken kan voordelen bieden voor zowel personeel als werkgever. Het uitwerken van een manier waar beide partijen blij mee zijn is ideaal, zeker nu thuiswerken aan populariteit wint. Dit is mogelijk door de gezamenlijke focus te richten op resultaten in plaats van het aantal gewerkte uren. Organisaties komen er wellicht achter dat zij hun bestaande bedrijfscultuur moeten aanpassen om dit voor elkaar te krijgen. Bovendien is het nodig om actiever bezig te zijn met het in stand houden van de bedrijfscultuur, of medewerkers nu op kantoor of op een andere locatie werken.
Cybersecurity
Informatiebeveiliging, online privacy en de toenemende bedreiging van cyberaanvallen zijn top of mind voor bedrijven. Maar als beveiligingsmechanismen te omslachtig zijn, zullen medewerkers ze vroeg of laat omzeilen.
Daarom moet de beveiliging zoveel mogelijk worden geïntegreerd met bestaande werkprocessen en workflows. Dit moet gebeuren op basis van gebruiksvriendelijke, discrete technologie die ‘secure-by-design’ is. Organisaties moeten bedreigingen voor hun informatiesystemen identificeren, grip krijgen op alle IT-risico’s, effectieve beschermingsmechanismen implementeren om de integriteit van hun bedrijfsgegevens te waarborgen en hun systemen voortdurend aanpassen aan nieuwe cyberrisico’s. Met andere woorden: ze moeten voor alle betrokkenen een optimaal niveau van beveiliging waarborgen.
Het belangrijkste beveiligingsprobleem bij het gebruik van samenwerkingstools is dat werknemers niet bekend zijn met best practices. Daarom is het nodig om beleidsregels op te stellen voor het gebruik van deze tools. Daarnaast zal iedereen binnen de organisatie daarover geïnformeerd moeten worden. Tenslotte is er training nodig over alle aspecten die te maken hebben met nieuwe cyberbedreigingen als gevolg van de veranderingen door de nieuwe manier van werken.
De toekomst
Managementsucces wordt niet alleen gebaseerd op de inzet van de juiste technologie. De nieuwe realiteit van hybride en thuiswerken gaat gepaard met een behoefte aan divers tools, systemen en processen die het mogelijk maken om op afstand te werken. Wat die oplossingen alleen niet kunnen doen, is de effectiviteit van telewerken garanderen.
Veel bedrijven denken dat verandering simpelweg een kwestie is van het vinden en installeren van de juiste tools. Managers zullen echter ook robuustere strategieën moeten hanteren om effectief om te gaan met veranderingen rondom thuiswerken die buiten het domein van technologie vallen. Voor optimaal resultaat moeten mensen niet alleen met technologie werken, maar vooral ook met elkaar samenwerken.
