Wanneer je overal kunt inpluggen, vergeet dan niet om ook de stekker eruit te trekken
7 april 2022 -
Frank Weishaupt, CEO van Owl Labs, heeft in zijn carrière aan het roer gestaan van teams met uiteenlopende werkstijlen, van kantoorwerk tot thuiswerkers tot hyflex. "En als ik één ding heb geleerd, is dat er veel meer komt kijken bij het managen van een team op afstand dan jouw collega's via een scherm zien, en dat er vele andere uitdagingen zijn in vergelijking met die op kantoor."
Nu een hybride werkcultuur steeds vaker de voorkeur heeft, deelt Weishaupt zijn vier toptips over hoe je het beste een team op afstand kunt managen.
1. Evalueer jouw recruitment- en onboardingprocessen
Het werven, inwerken, opleiden en managen van medewerkers op afstand kent heel andere vereisten dan werknemers op locatie. Het verminderen van stress en het bevorderen van werknemerswelzijn en saamhorigheid moet volgens Weishaupt ongeacht locatie een prioriteit zijn.
"Collegialiteit is een topprioriteit, vooral voor teams die elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers tijdens het onboardingproces vertrouwd raken met het bedrijf en de bedrijfscultuur. Het gebruik van visuele formats zoals videoconferencing kan helpen om dit tastbaarder te maken, teamleden te introduceren en hen te helpen integreren zodat ze zich op een ongekunstelde manier thuis voelen. Het is daarbij belangrijk om regelmatige check-ins te plannen zodat nieuwe werknemers zich welkom en op hun gemak voelen."
Hoewel het eng kan lijken om iemand aan te nemen die je (nog) niet persoonlijk hebt ontmoet, kleven er ook voordelen aan werving op afstand. "Niet alleen kandidaten hebben meer opties in hun zoektocht naar een baan - je ook. Omdat jouw kantoorlocatie geen beperkende factor meer is, is het aantal mogelijke kandidaten groter geworden. Er zijn dus meer mogelijkheden om de perfecte kandidaat voor jouw bedrijf te vinden. Maak daar gebruik van."
2. Optimaliseer de werkplek voor samenwerking
Zowel de dagelijkse werkzaamheden als het zakelijke succes van een onderneming op lange termijn hangen af van de juiste technologie. Je vertrouwt op technologie zodat jouw teams met elkaar en met klanten kunnen communiceren, om de facturering te beheren, presentaties te maken - de lijst is eindeloos. Problemen met deze systemen of technische problemen kunnen kopzorgen veroorzaken die alleen maar groter worden als personeel op afstand werkt. Daarom is het van vitaal belang dat je over de juiste systemen beschikt, niet alleen vanuit een operationeel oogpunt, maar ook voor de samenwerking en creativiteit van jouw team.
"Als jouw kantoorruimte niet goed is ingericht voor samenwerking op afstand of hybride samenwerking, kun je dit eigenlijk als verspilde ruimte beschouwen - en als een gemiste kans voor jouw bedrijf om alle werknemers beter te integreren," zegt Weishaupt. "Leiders moeten nadenken over hoe ze hun huidige kantoorruimtes optimaal kunnen inrichten voor personeel dat op kantoor, op afstand en hybride werkt."
De inrichting van vergaderruimtes moet bijvoorbeeld worden aangepast, zodat deze beter geschikt zijn voor interne brainstormsessies of hybride presentaties. "Eenvoudige dingen kunnen het verschil maken. Denk aan het gebruik van grotere whiteboards die zichtbaar zijn op camera, of het gebruik van videoconferencingtechnologie met helder beeld en geluid waardoor deelnemers op afstand toch het gevoel hebben dat ze meedoen en gehoord worden. Deze details maken maken het verschil om de teamsamenwerking te verbeteren, ongeacht waar mensen werken."
3. Wanneer je overal kunt inpluggen, vergeet dan niet om ook de stekker eruit te trekken
"We voeren regelmatig onderzoek uit over werken op afstand", zegt Weishaupt. "Een van de conclusies uit een recent onderzoek was dat medewerkers op afstand zo’n 26 uur per maand meer werken dan op locatie. Dat is zorgwekkend, omdat dat op termijn kan leiden tot een burn-out." Hij geeft dan ook aan dat wanneer werknemers vanaf iedere locatie kunnen werken, het belangrijk is dat managers hun werknemers eraan herinneren dat ze aan het eind van de werkdag moeten afschakelen.
Het beste is om het goede voorbeeld te geven. Zorg ervoor dat je jouw team actief aanmoedigt om uit te loggen en de tijd te nemen die nodig is om weer op te laden - en vergeet niet dat u hetzelfde moet doen. Overweeg ook om contact op te nemen met HR, teamleiders en individuele werknemers om hen eraan te herinneren dat vrije dagen niet voor niets beschikbaar zijn. Maar wees ook niet bang om buiten de geijkte kaders te kijken naar manieren om welzijn te bevorderen. "Het is het beste om zo flexibel mogelijk te zijn om aan de specifieke behoeften van jouw team te voldoen," aldus Weishaupt, "dus bekijk of aanvullend beleid mogelijk is die een betere balans tussen werk en privé oplevert. Nu onze manier van werken verandert, moeten we opnieuw nadenken over de manier waarop we onze werknemers leiden en hen klaarstomen voor succes in het nieuwe normaal."
4. Zoek naar nieuwe manieren om jouw werknemers te ondersteunen
"Uit ons onderzoek blijkt ook dat 45 procent van kantoormedewerkers een salarisverlaging zou accepteren als ze op lange termijn kunnen blijven thuiswerke,n,"zegt Weishaupt. "Om maar aan te geven hoe belangrijk flexibel en op afstand werken is geworden. Dit betekent dat je oplossingen moet vinden die op termijn geschikt zijn voor zowel werknemers als jouw organisatie. En dat kan zorgvuldige afstemming vereisen voor degenen die virtuele teams managen."
Weishaupt citeert een aantal aanvullende conclusies: 74 procent van de werknemers vindt dat hun bedrijf moet betalen voor kantoorapparatuur voor thuiswerken of deze apparatuur ter beschikking moet stellen; 50 procent vindt dat het bedrijf ook kantoormeubilair - zoals bureaus en ergonomische stoelen - ter beschikking moet stellen. 50 procent van de werknemers is zelfs van mening dat hun bedrijf moet bijdragen aan wifi- en telefoonkosten en 48 procent vindt dat de elektriciteitsrekening voor thuiswerkers ook moet worden ondersteund.
"Natuurlijk is het moeilijk om aan al die wensen tegemoet te komen, maar het is wel de moeite waard om te luisteren naar wat jouw teams nodig hebben en hen te vragen hoe je hen het beste kunt ondersteunen wanneer ze op afstand werken. Of het nu gaat om een niejouw platform, meer HR-ondersteuning of flexibele werktijden, aanvullende oplossingen moeten worden overwogen om werknemers gelukkig en productief te houden in hun niejouwe werkomgeving."
Als leider is het jouw verantwoordelijkheid om een voorbeeld te zijn voor jouw teams. Vergeet niet, je hebt de macht als ambassadeur te dienen van een werkomgeving die de juiste balans vindt tussen de behoeften en het welzijn van jouw werknemers en het succes van jouw organisatie.
