Wat is de beste manier om ERP-systemen te moderniseren?
Maatwerk bemoeilijkt modernisering
1 april 2022 -
Het gros van de ERP-systemen is aan het begin van dit millennium geïmplementeerd. Zij vormen inmiddels de ruggengraat van veel organisaties. Maar organisaties zien ook dat hun behoeften zijn veranderd en voelen de druk om actie te ondernemen. Zij beperken zich echter tot aanpassingen en configuratiewijzigingen of de uitbreiding van afzonderlijke functies.
Een alternatief dat bedrijven overwegen is een release-upgrade, die door ERP-leveranciers vaak als een verplichte voorwaarde voor verdere uitbreiding wordt beschouwd. Deze aanpak is onvoldoende om te voldoen aan moderne organisatorische behoeften, bepleit Hette Mollema, VP Benelux bij Workday: "Traditionele on-premises ERP-systemen zijn complex en bieden onvoldoende ondersteuning voor de digitale werkwereld van vandaag. Bovendien vereist elke wijziging van een bestaand systeem een fors aantal bedrijfsmiddelen, budget en waardevolle tijd voor de implementatie. Dit maakt een bedrijf er niet wendbaarder of concurrerender op."
Een andere strategie die geregeld voorkomt is om een nieuwe ‘digitale laag’ bovenop de klassieke ERP-applicatie te plakken. Deze laag gebruikt de data van de transactionele systemen, terwijl de workflows in de bovenliggende laag plaatsvinden. "Dergelijke low-code platforms zijn aantrekkelijk omdat ze een schat aan integratiemogelijkheden, programmeer- en IAM-tools bieden,," zegt Mollema. "En ze kunnen een organisatie zeker de komende jaren ondersteunen. Maar deze oplossingen zijn geen vervanging van dé kerntaak voor de toekomst: de verdere digitale transformatie van bedrijfsprocessen."
Maatwerk bemoeilijkt modernisering
Bedrijven hebben in het verleden niet alleen veel budget en tijd besteed aan ERP-implementaties, maar meestal ook aan aanpassingen van hun ERP-standaardprocessen. Door deze neiging om te personaliseren en aan te passen, is de IT-infrastructuur sterk gefragmenteerd - gespecialiseerde afdelingen willen immers graag hun eigen software gebruiken. Specifieke processen en oplossingen leiden doorgaans tot inefficiëntie en datasilo’s. "In mijn ervaring is een standaardproces vaak beter dan maatwerk, zoals bij onboardingprocessen van nieuwe medewerkers," zegt Mollema. "Daarnaast leidt maatwerk tot meer complexiteit, kosten en, in extreme gevallen, tot schaduw-IT binnen de organisatie."
Mollema noemt het een schoolvoorbeeld van een sunk cost fallacy: de hoge kosten van op maat gemaakte ERP-aanpassingen, de enorme inspanningen die gepaard gaan met het onderhoud en aanpassingen van ondersteunende processen worden gebruikt als redenen om legacy-systemen niet te vervangen.
Maakt de cloud het verschil?
Als het bedrijfsleven iets van corona heeft geleerd, is het dat bedrijven die cloud-technologie gebruiken sneller kunnen schakelen en profiteren van meer flexibiliteit en schaalbaarheid. In-house IT-specialisten hoeven zich geen zorgen te maken over infrastructuur of updates of uitbreidingen. En in het geval van hybride werkmodellen zijn de veiligheidsrisico's bij public cloud-gebaseerde ERP-oplossingen lager dan het geval is van datacenters in eigen beheer. Daarom stappen niet alleen gevestigde ERP-leveranciers over naar de cloud, maar groeit ook de tendens om ERP-systemen in public cloud op kostenefficiëntere 'hyperscaler'-platforms te laten draaien.
Nu zijn er verschillende manieren om naar cloud computing te kijken: als hulpmiddel, als platform of als Software-as-a-Service. "Bij Workday richten we ons op ‘true cloud' - een cloud-based SaaS-oplossing die zich onderscheidt door zijn architectuur," aldus Mollema. Een volwaardig cloud-based ERP-systeem heeft wat hem betreft daarom een aantal kenmerken:
Het is fool-proof en schaalbaar zonder de bedrijfscontinuïteit in gevaar te brengen
Het is zelf te configureren en toekomstbestendig zonder prijzig maatwerk
Het staat open voor andere systemen - zowel cloud- als legacy-applicaties
Het levert een hoogwaardige gebruikerservaring
Het is wendbaar
"Simpelweg een ERP van on-premises naar de cloud migreren, biedt alleen voordelen op infrastructuurniveau," zegt Mollema. "De software is steeds dezelfde legacy ERP, en dat betekent dat het bedrijf weliswaar kan blijven werken met bestaande processen, maar niet profiteert van de echte voordelen van de cloud, zoals wendbaarheid, flexibiliteit en innovatief vermogen."
Een domeingedreven ERP-strategie
Het belangrijkste doel van een bedrijfsbreed ERP-systeem is om informatie en processen uit alle afdelingen van een bedrijf te combineren en samen te voegen tot een gestructureerd geheel. "Ik geloof dat het ERP van de toekomst een combinatie zal zijn van 'true cloud'-gebaseerde en domeinspecifieke SaaS-oplossingen", zegt Mollema. In veel specialistische gebieden (domeinen) zijn namelijk al cloud-gebaseerde standaarden ontstaan. In HR hebben SaaS-oplossingen bijvoorbeeld al de voorkeur boven HCM-systemen, omdat deze naast fundamentele functionele vereisten ook mogelijkheden bieden voor analytics, social media, samenwerking en werknemersbetrokkenheid.
"Een groot deel van de bedrijfsprocessen vindt plaats binnen een enkel domein," legt Mollema uit. "Denk aan rapportages, analytics én de daaruit voortvloeiende acties. Bovendien zie je vaak dat verschillende domeinen binnen de organisatie vaak op een ander tempo transformeren. Een domeingedreven IT-landschap, een netwerk van domeinspecifieke SaaS-oplossingen, biedt een krachtige combinatie van wendbaarheid binnen bedrijfsonderdelen en bedrijfsbrede integratie van processen en data."
Hoe vervangt u legacy-systemen?
"Het vervangen van traditionele ERP-systemen gebeurt niet van de ene op de andere dag," erkent Mollema. "Veranderingen in de bedrijfsarchitectuur vergen een lange adem. Nieuwe technologieën bieden bedrijven de kans om processen te evalueren en te herontwerpen. De overstap naar een volwaardige cloud-oplossing die alle voordelen van de cloud biedt, vereist een visie op verandering, een digitale mindset voor de transformatie van bedrijfsprocessen en werkwijzen."
ERP-modernisering hoeft niet altijd een radicale verschuiving van oude naar nieuwe applicaties te betekenen. Een meer geleidelijke transitie is ook mogelijk. "Sommige van onze eigen klanten gebruiken hybride oplossingen, een combinatie van on-premises en cloudgebaseerde systemin," zegt Mollema. "Maar hoe dan ook is een cloud-architectuur het einddoel. Wie een hybride systeem gebruikt, blijft uiteindelijk toch zitten met complexiteit, arbeidsintensief software-onderhoud en kostbare implementatieprocessen."
Mollema adviseert daarom om het traject te starten met domeinspecifieke SaaS-oplossingen en het bestaande ERP-systeem domein voor domein om te vormen. "Koppel domeinen los van de legacy ERP om de transformatie te starten en afhankelijkheden van legacy stukje bij beetje te verminderen. Dan ligt de weg open om wendbaar en kostenefficiënt een toekomstbestendig ERP-systeem op te tuigen."
