Cash gezocht? Vier manieren waarop CFO’s werkkapitaal kunnen optimaliseren
Kapitaalbeheer is geen sexy vak
24 maart 2022 -
Als een grote crisis toeslaat, kruipen veel organisaties als een rups in hun cocon, in de blinde hoop er – ooit – als een vlinder uit te komen. Financiële reserves zijn in die toestand cruciaal, en bedrijven komen er dan vaak achter dat ze al veel langer de focus op hun liquide middelen hadden moeten leggen.
Kapitaalbeheer is geen sexy vak. Het is een technische uitdaging, maar wel dé manier om geld vrij te maken zonder flink in uitgaven te snijden of plots de sales een geforceerde impuls te moeten geven.
Ook tijdens de coronapandemie kunnen organisaties veel voordeel behalen uit het vrijmaken van werkkapitaal. Volgens een rapport van Hackett hebben organisaties tot wel 1100 biljoen euro aan ongebruikt kapitaal – met respectievelijk zo’n 330 en 340 miljard beschikbaar uit crediteuren en debiteuren.
Door goed, maar verantwoord, gebruik te maken van die reserves kunnen organisaties het verschil maken tussen ‘net overleven’ en ‘groeien tijdens de crisis’. CFO’s spelen een enorme rol in het verdelen van werkkapitaal in de organisatie. Carl Maas, Country Manager Benelux bij Celonis, zet vier veranderingen op een rij die CFO’s door kunnen voeren om cashreserves een boost te geven.
1. Optimaliseren van crediteuren- en debiteurenprocessen
Crediteuren- en debiteurenprocessen hebben een enorme invloed op het werkkapitaal van je onderneming. Volgens het State of Business Execution Benchmarks Report 2021 kunnen organisaties honderden miljoenen vrijmaken, simpelweg door de betalingstermijnen van te innen én te betalen facturen te optimaliseren.
Vooral te betalen rekeningen bieden een gemakkelijke manier om geld vrij te maken. Het is een factor waar je zelf bijna volledig de controle over hebt, dus het is logisch dat je als eerst aan die hendel trekt om financieel vaart te kunnen maken. Door te snel te betalen maak je jouw leveranciers natuurlijk blij, maar je bankrekening niet. Of het nu door slechte prioriteiten, gemiste timing of vage betalingstermijnen komt: dit is te voorkomen.
Ook de te innen facturen bieden kansen, al zijn die wat lastiger in eigen beheer te houden. Je klanten bepalen namelijk grotendeels zelf wanneer ze betalen. Maar fouten op een factuur, een onjuiste productlevering of de factuur naar de verkeerde persoon sturen zorgen allemaal voor vertraging. Meer inzicht in waar die fouten gemaakt worden maakt het voorkomen ervan een peulenschil.
2. Inzoomen op bedrijfsprocessen om inefficiënties te lokaliseren
Van vergissingen in prijsvoering tot verkeerde betalingstermijnen: er zijn duizenden manieren waarop transacties vertragingen kunnen oplopen of vastlopen. Dit zorgt voor kostbare vertragingen in je cashflow, en dus voor een negatieve impact op je werkkapitaal.
Maar het is gekkenwerk om handmatig elke factuur te dubbelchecken en kruisverwijzingen op al je overeenkomsten met leveranciers toe te passen. Het is bijna onmogelijk precies aan te wijzen wáár je inefficiënt bent en dus kansen laat liggen. Dat kan wel met ‘Process Mining’. Hierbij gebruik je data om objectieve inzichten te genereren die je veel meer overzicht geven in bestaande bedrijfsprocessen. Zo kun je analyseren waar processen fout gaan, stil komen te liggen of een tijdrovende ‘omweg’ veroorzaken. Als je deze technologie ook nog eens combineert met machine learning (ML) en automatisering kan het helpen om de juiste veranderingen op precies de juiste plaatsen aan te brengen, wat een groot rendement op de investering oplevert.
3. Goedkeuren en beheren van betalingstermijnen
Zodra de inkt op een contract droog is, en je dus een akkoord hebt op je betalingstermijnen, is daar vaak bijzonder weinig aan te veranderen. Het is daarom van het hoogste belang dat dit in één keer goed wordt vastgelegd. Hackett, de maker van het eerdergenoemde rapport, adviseert dat bedrijven niet meer dan twintig verschillende betalingstermijnen zouden moeten voeren. Meer dan dat maakt controle lastig.
Kijk ook hoe je salesafdeling omgaat met het overeenkomen van voorwaarden. Op het totaalplaatje van je sales hebben de termijnen weinig impact, maar ze zijn wél een aantrekkelijk wapen in onderhandelingen. Maar als zij akkoord gaan met een betalingstermijn van 90 dagen, terwijl 30 normaal je standaard is, zorgt dat ervoor dat je twee maanden langer geen toegang hebt tot het geld.
Maar draai dat eens om… Als je bij jouw leveranciers een termijn van 60 dagen af kunt dwingen als zij eigenlijk óók 30 dagen willen hanteren, creëer je voordelen voor je werkkapitaal. Het mes snijdt dus aan twee kanten, en dat maakt het belangrijk dat iedereen die inspraak in de overeengekomen betalingstermijnen heeft, goed begrijpt wat voor impact die hebben op de organisatie.
4. Vergeet de inkoopafdeling niet
Als er één ding is dat organisaties die hun werkkapitaal op orde hebben gemeen hebben, dan is het een inkoopafdeling die duidelijk voor ogen heeft wat hun impact op de cashflow is.
Inkoop is vaak het eerste aanspreekpunt en contactpunt voor elke leverancier, en is daarom verantwoordelijk voor de onderhandelingen van betalingstermijnen. Van de evaluatie van de leverancier tot de initiële opzet van een contract: beslissingen van de inkoopafdeling hebben een langdurig effect op werkkapitaal. Het is dus logisch dat inkopers de juiste voorwaardes in contracten onderbrengen, zodat als orders de deur uitgaan, de organisatie de juiste voordelen geniet en A/P verdere issues bespaard blijven.
Crediteuren en debiteuren zijn dus belangrijk, maar je moet als organisatie verder kijken om problemen met werkkapitaal tot de bron te herleiden. Vaak ligt die bij inkoop.
"In theorie zijn alle genoemde focuspunten gemakkelijk onder de loep te nemen en aan te pakken", zegt Maas. "Om ze succesvol onder handen te nemen en je organisatie naar een volgend niveau te brengen zijn diepe, betrouwbare inzichten in je financiën en supply chain onmisbaar. Die laten je zien wat er momenteel fout gaat, en waar kansen liggen om beter uit de crisis te komen. Process Mining is voor veel CFO’s de missende stap die ze eenvoudig de inefficiënties binnen crediteuren, debiteuren en andere afdelingen in laat zien. Process Mining is een partner die geld vrijmaakt voor de momenten dat je dat kapitaal het hardst nodig hebt."
