Drie tips om je hybride teams optimaal te ondersteunen
Technologie is je beste bondgenoot in een hybride werkomgeving
9 maart 2022 -
Mede dankzij de pandemie is thuiswerken genormaliseerd. Voor veel managers is het echter nog zoeken naar bijpassende methodes en werkwijzen om hun hybride teams aan te sturen. Ik deel daarom graag drie concrete adviezen om ervoor te zorgen dat er efficiënt samengewerkt kan worden, ongeacht de werklocatie van de verschillende teamleden.
Succesvol hybride werken vraagt om een passende bedrijfscultuur waarin openheid en vertrouwen verankerd zijn. Ook is het essentieel dat het management de medewerkers optimaal ondersteunt en faciliteert.
Zorg voor een bedrijfscultuur die medewerkers het heft in handen geeft
Om optimaal te kunnen presteren moeten medewerkers toegang hebben tot collega’s en essentiële informatie wanneer dat nodig is. Dit vereist enig vertrouwen vanuit de werkgever. Dat vertrouwen is ook onmisbaar bij de aansturing van individuele teamleden. Bij hybride werken zijn spontane bezoeken praktisch minder haalbaar en het is lastiger om te weten waar een teamlid op een bepaald moment aan werkt. Toch zijn er genoeg andere mogelijkheden om te peilen of teamleden betrokken zijn en het werk gedaan krijgen. Let dan bijvoorbeeld op performance indicatoren zoals het halen van deadlines, reactiesnelheid en de kwaliteit van het werk.
Betrokken medewerkers zijn tevreden medewerkers, waardoor één-op-één gesprekken waardevoller zijn dan ooit. Deze bieden gelegenheid om individuele prestaties te roemen, om de teamdoelstellingen af te stemmen en te duiden wat er van hen persoonlijk wordt verwacht. Dit biedt medewerkers ook de kans om vragen te stellen over het werk of de belangrijkste doelstellingen. Bovendien kunnen managers ook inzichtelijk maken op welke vlakken zij zelf eventueel meer ondersteuning kunnen bieden. Om de teamspirit erin te houden moet tenslotte ook het sociale aspect zeker niet vergeten worden. Denk daarom na over inclusieve team-building activiteiten die aansluiten op de individuele personen en de werklocatie van hun voorkeur en probeer iets te initiëren waar iedereen bij kan zijn.
Stel officiële beleidsregels op voor de manier van werken
Een duidelijk communicatieplan voorkomt dat teamleden zich stuurloos voelen, op het moment dat er sprake is van hybride teamsamenstellingen. Door het plan weten zij welke teamleden ze kunnen contacten, hoe zij hen kunnen bereiken en welke platforms er zijn om contact te maken. Een communicatieplan kan helpen om het samenwerkingsproces waar nodig aan te passen tijdens de overstap op hybride werken. Wanneer sommige teamleden naar kantoor terugkeren, zullen thuiswerkers binnen teams bijvoorbeeld op de hoogte moeten worden gehouden van de ontwikkelingen en samenwerkingen die op kantoor plaatsvinden
Investeer in technologie
Technologie is je beste bondgenoot in een hybride werkomgeving. Het maakt snelle en efficiënte afstemming mogelijk tussen mensen en teams op verschillende locaties. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de primaire doelstellingen, projectplannen en werkopdrachten in een virtuele samenwerkingsomgeving samen te brengen. Op die manier beschikken alle teamleden altijd en overal over een ‘single source of truth’ om op terug te vallen. Met functies als tijdslijnen voor projectmanagement, virtuele whiteboards en communication maps kan er aangestuurd worden op basis van de prioriteit van projecten en kunnen teamleden verantwoordelijk gehouden worden bij deadlines. Technologie kan het organisatorisch zware werk uit handen nemen en helpen om de activiteiten in goede banen te leiden.
Door de pandemie is hybride werken de nieuwe norm. Neem de tijd om na te denken over de impact op de processen, communicatie en samenwerking om ervoor te zorgen dat je teams een soepele overgang maken en productief blijven in deze turbulente tijden, ongeacht hun werklocatie.
