Drie manieren om betrokkenheid te creëren bij medewerkers op afstand
Op afstand werken populairder dan ooit. Hoe hou je deze medewerkers betrokken?
26 januari 2022 -
Voor de corona pandemie bleven medewerkers betrokken bij de gebeurtenissen in een bedrijf door een babbeltje te maken bij het koffieapparaat of met een collega op de werkvloer. In de afgelopen twee jaar is dit totaal veranderd. Werken op afstand werd in korte tijd de norm en op de hoogte blijven van wat er op het werk gebeurt, werd dus een stuk lastiger.
Voor veel managers roept dit nieuwe uitdagingen op: hoe blijf je in contact met medewerkers op afstand en zorg je voor goede onderlinge communicatie en afstemming? Bas van der Horst, Managing Director Appronto, gaat op deze vragen in in dit artikel.
Daar komt nog bij dat er ook medewerkers zijn die sowieso zelden te vinden zijn in een kantooromgeving, ook al voor de pandemie. Zij lopen bijvoorbeeld door magazijnen, werken op fabrieksvloeren of voeren inspecties uit. Zij zijn bijna altijd ‘op afstand’ en dat zal zo blijven ook na de pandemie.
Verdubbeling van het aantal thuiswerkers
Bedrijven zullen hier dus een oplossing voor moeten vinden want dat deze uitdagingen zullen blijven bestaan, is wel duidelijk. Werken op afstand wordt voor steeds grotere groepen medewerkers de norm. Een groot onderzoek van Gartner liet onlangs nog zien dat bijna 75 procent van de CFO’s van plan is een deel van de medewerkers permanent te laten thuiswerken. Enterprise Technology Research (ETR) voorspelde zelfs dat het aantal werknemers dat na de pandemie permanent vanuit huis werkt naar verwachting verdubbelt. Waarom werken op afstand een blijvertje is? Het blijkt een aantal belangrijke voordelen te hebben. Medewerkers zijn productiever, er wordt efficiënter gewerkt en ze hebben minder te maken met bureaucratie en kantoorpolitiek.
Gebrek aan saamhorigheid en minder contact met collega’s
Zijn er dan geen nadelen? Toch wel. Uit diverse onderzoeken blijkt ook dat gebrek aan betrokkenheid en contact met collega's de grootste nadelen zijn. Gelukkig is er steeds meer bekend over wat managers hieraan kunnen doen. Dit zijn drie manieren om je medewerkers op afstand toch betrokken te houden:
1. Organiseer virtuele evenementen en ontmoetingsmomenten
In een traditionele bedrijfsomgeving is het relatief eenvoudig sterke werkrelaties op te bouwen. Eén van de nadelen van werken op afstand is dat het moeilijker is om dit contact te behouden, laat staan nieuwe contacten op te doen. Erg jammer, want juist dit soort relaties helpen medewerkers vaak aan nieuwe ideeën en daarmee het bedrijf vooruit.
Bedrijven zullen dus extra hun best moeten doen hun mensen in staat te stellen deze relaties alsnog virtueel op te bouwen. En laten we eerlijk zijn: met alleen e-mail en zakelijke online meetings gaat dat niet lukken. Door virtuele bedrijfsevenementen te organiseren en andere online meetings die niet alleen over werk gaan zoals een regelmatige ‘virtual coffee’ of een’ virtual happy hour’ met het eigen team, blijft het enthousiasme hoog en blijven medewerkers elkaar ook op afstand inspireren.
2. Zorg voor regelmatig persoonlijk contact
Managers kunnen medewerkers op afstand betrokken houden door regelmatig persoonlijk contact te maken via de chat of een online meeting. Chat met ze over hun werktijden, projectplanningen en opdrachten en maak tijdens persoonlijke gesprekken ook tijd vrij om met ze te praten over hun familie, hun hobby's en hun emotionele gezondheid. Door de persoonlijke betrokkenheid van een manager laat je als bedrijf zien aan je medewerkers dat je hun welbevinden belangrijk vindt, ook als ze werken vanaf een andere locatie. Medewerkers zullen zich op hun beurt automatisch meer betrokken voelen bij het bedrijf.
3. Hou ze op de hoogte
Medewerkers ook op afstand op de hoogte houden van projecten, de voortgang van het team en het bedrijfsnieuws is onmisbaar. Aangezien veel informatie bij bedrijven wordt verspreid via gesprekken op de werkvloer, kunnen medewerkers op afstand snel informatie missen. Regelmatige bedrijfsupdates zijn daardoor belangrijker dan ooit voor medewerkers op afstand. Als deze medewerkers het gevoel hebben dat ze deel blijven uitmaken van het geheel, zullen ze zich meer verbonden en betrokken voelen.
Inzet van de juiste digitale tools onmisbaar voor betrokkenheid
De inzet van de juiste technologie kan een cruciale rol spelen bij het creëren van betrokkenheid van medewerkers op afstand. Dat geldt niet alleen voor thuiswerkers op afstand, maar ook voor medewerkers die niet op een vaste plek zitten omdat ze bijvoorbeeld op een fabrieksvloer actief zijn of op een bouwplaats. Zij komen sowieso niet vaak samen op één vaste plek en moeten het daarom hebben van digitale communicatie om ‘een lijntje’ met hun collega’s en management te houden. Een verouderde en trage intranet pagina of het interne bedrijfskrantje zijn daarbij niet afdoende. Veel fijner is het om contact te houden via datgene dat ze wel altijd bij zich hebben: hun mobiele telefoon.
Medewerkers die niet op een vaste plek zitten, betrokken houden, doe je vooral door contact te houden en ze goed te informeren. Een medewerkers-app maakt het supermakkelijk om snel en eenvoudig bedrijfsinformatie te delen, of het nu via video, tekst of alerts is. Bovendien vergemakkelijkt het de interactie tussen teams. Omdat zo’n app intuïtief werkt, net als bij social media, wordt de drempel om elkaar te contacten veel lager. En omdat er ook praktische functionaliteit in zo’n app zit zoals het bekijken van planning en het aanvragen van vakantiedagen wordt zo’n app sowieso veel gebruikt. Zo creëer je op een eenvoudige manier interactie met medewerkers op afstand en wordt hun betrokkenheid verhoogd waar ze ook zijn.
