8 december 2021 -
Veel managers vinden hun houding op het social intranet ongemakkelijk. Enerzijds hebben ze een verantwoordelijkheid en een voorbeeldrol, terwijl ze anderzijds het social intranet laagdrempelig moeten houden. Het is niet altijd eenvoudig om de juiste balans te vinden.
Karlo Blaauw geeft hen een aantal handvatten mee. Hij is SEO-specialist voor onder meer Scienta.nl. Blaauw is thuis in de wereld van het social intranet en benadrukt dat ook het management er een belangrijke rol speelt.
Blaauw verduidelijkt wat het social intranet is en wat het zo bijzonder maakt: "Het social intranet is de verzamel- en ontmoetingsplaats voor iedereen die in een organisatie actief is. Het staat medewerkers toe om met elkaar in contact te komen en te blijven, zonder dat ze via klassieke socialemediakanalen hun hele leven met elkaar hoeven te delen. Voor het management is het social intranet vooral belangrijk omdat het de betrokkenheid van medewerkers vergroot, omdat het zorgt voor een betere binding en omdat het de interne communicatie verbetert."
Voorbeeldfunctie op social intranet
"Het is belangrijk om te weten dat managers een voorbeeldfunctie hebben. Ook op het social intranet zijn ze een voorbeeld voor de andere gebruikers. En dus moeten ze zich er ook als rolmodellen gedragen. Ze moeten er regelmatig van zich laten horen, vragen beantwoorden en op berichtjes antwoorden. Het is belangrijk dat ze daarbij communiceren zoals de bedrijfscultuur het wil. In bedrijven die helemaal niet hiërarchisch zijn georganiseerd, mogen ze zich dan ook heel natuurlijk gedragen. Ook in hun communicatie naar 'hogere' functies zullen ze bijvoorbeeld openlijk tutoyeren. Dat zorgt ervoor dat andere medewerkers zich ook prettiger voelen bij deze openlijke vorm van communicatie," legt Blaauw uit.
Blaauw begrijpt de moeilijkheden waar managers mee te maken krijgen, maar geeft aan dat dit met een goede strategie en duidelijke richtlijnen eigenlijk geen probleem hoeft te zijn: "Er moeten gewoon vooraf afspraken worden gemaakt over de rol die managers op het social intranet spelen. Wat is er bijvoorbeeld toegestaan en wat niet? Wie grijpt in als medewerkers het te bont maken? Wie antwoordt op berichtjes: het managementteam of de communicatieverantwoordelijke? En met welke richtlijnen moet de manager rekening houden? Het zijn vragen die vooraf moeten worden beantwoord. En het zijn stuk voor stuk zaken die worden opgenomen in een intern communicatieplan."
Het social intranet is van de medewerkers, niet van de directie
Managers en directieleden moeten er volgens Blaauw wel op toezien dat ze de touwtjes niet te strak in handen houden: "De directie mag zeker af en toe eens een bericht plaatsen, ze mogen zelfs een bericht liken en ze mogen al eens een antwoord formuleren. Maar het is belangrijk dat het intranet geen directieding wordt. Als alleen de directie berichten deelt en als managers op werkelijk alle berichtjes antwoorden, dan wordt het al snel versmachtend en voelt het niet langer aan alsof het om een platform van de medewerkers gaat. Het is de bedoeling dat iedereen in de organisatie mee mag doen en mag zeggen wat hij wil, zonder telkens het gevoel te hebben dat alles van bovenaf wordt bekokstoofd en gemonitord. Anders wordt het social intranet slechts een online personeelsblad en dat is echt niet de bedoeling."
"Interessant is een recent onderzoek dat door professor Vibeke Thøis Madsen is uitgevoerd. Ze concludeerde dat de identiteit van een bedrijf mee wordt gevormd door het social intranet en dat medewerkers er normen en waarden uitwisselen. Ook benadrukt ze dat het managementteam niet elke vraag meteen hoeft te beantwoorden. Discussies tussen medewerkers zijn volgens haar veel waardevoller. Laat medewerkers zelf discussiëren, nadenken en gedachten uitwisselen," geeft Blaauw ten slotte aan.
