Vier tips voor het hedendaagse hybride personeelsbestand
Een vorm van werken die bij iedereen aansluit
3 november 2021 -
Veel HR-afdelingen zijn het afgelopen jaar flink getest op hun flexibiliteit. Van wel thuiswerken, tot niet thuiswerken, tot deels thuiswerken: het wisselde elkaar in een rap tempo af. Gelukkig hebben werkgevers ook veel lessen geleerd in de afgelopen periode. Want hoe werken we na alle maatregelen optimaal samen – op een hybride manier?
Met zóveel verschillende werkgevers en werknemers, zijn er ook zoveel verschillende vormen van (samen)werken te benoemen. Al dan niet aangedreven door de pandemie, kennen we inmiddels talloze aangepaste manieren en strategieën om werk mogelijk te maken. Daarom deelt Cathy Geerts, CHRO bij SD Worx een viertal inzichtelijke tips voor de realiteit van de moderne kantoorvloer.
1. Stel de waarom-vraag
Ten tijde van de coronamaatregelen was het niet mogelijk om een ‘waarom-vraag’ bij het thuiswerken te stellen. Destijds ging het om een dwingend advies met het oog op de volksgezondheid. Nu het advies weer is teruggedraaid, ontstaat er voor werkgevers de ruimte om deze vraag opnieuw te stellen. Waarom willen we het hybride werken faciliteren? Is dat omdat veel medewerkers een lange reistijd hebben of wil een werkgever de medewerkers juist fysiek kunnen controleren?
"Voor HR ligt hier de taak om te bespreken waaróm de organisatie hybride wil werken. Wat is het belang ervan? Gaat het vooral om kostenbesparingen of zijn er andere drijfveren, zoals de arbeidsproductiviteit? Ook elementen als het welzijn van werknemers en de aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt kunnen meespelen in zo’n besluit," vertelt Geerts. "Het is belangrijk om het ‘waarom’ helder te krijgen. Daarmee is ook meteen duidelijk waar de nadruk op moet liggen bij het vormgeven van hybride werken in de organisatie."
2. Maak het hybride werken leuker
De digitale tools voor webconferencing of het delen van bestanden, zoals Teams en Google Drive, zijn voor werkend Nederland nu bekende toepassingen. Binnen de kortste keren hebben veel werknemers deze applicaties eigen weten te maken. Maar een andere voorwaarde om hybride werken succesvol te laten zijn, is met optimale technologische ondersteuning. En dat gaat verder dan de standaard, gebruikelijke tools. Kijk bijvoorbeeld eens naar sociale intranetten (Yammer, Staffbase of Slack) om interactie te stimuleren. Of selecteer een creatieve, visuele samenwerkingstool, zoals Miro of Mural.
Geerts: "Aangezien samenwerken vooral op kantoor plaatsvindt, is het voor werkgevers raadzaam om een virtuele vergadering zo volwaardig mogelijk te laten zijn. Dat kan met behulp van goede camera’s in ontmoetingsruimtes, audioapparatuur die achtergrondgeluiden dempt en digitale whiteboards. Op die manier worden teammeetings steeds echter, terwijl barrières tussen on- en offline worden overwonnen. Dat stimuleert de samenwerking."
3. Versterk de bedrijfscultuur
Het is niet direct nodig om als bedrijf te bepalen wanneer mensen naar kantoor moeten komen. Teams kunnen dit zelf prima onderling regelen. Wél zijn daar duidelijke werkafspraken voor nodig. Zo weet iedereen waar hun team heengaat, hoe zich dit verhoudt tot de strategie en wat de rol van de werknemer is. Zeker wanneer teamleden niet altijd fysiek bij elkaar zitten. Tegelijkertijd is het met zo’n verspreid personeelsbestand belangrijk om de interne bedrijfscultuur te blijven stimuleren.
"Dat kan bijvoorbeeld door ‘non-screen meetings’ te houden en even telefonisch met elkaar te bellen. Al wandelend, zonder dat daar ook maar een laptop aan te pas komt," licht Geerts toe. "Maar ook een regel dat teammeetings altijd ‘live’ op kantoor plaatsvinden kan helpen. Meestal spreken collega’s nog wat na in de gangen of bij de koffieautomaat, waardoor de cohesie binnen het bedrijf steeds sterker wordt. Ze leggen namelijk informele contacten en verbinden zich met elkaar."
4. Oog op de mentale gezondheid
Een uitdaging voor leidinggevenden en HR-professionals is ook om het welbevinden van medewerkers te monitoren. Niet alleen het fysiek, maar ook het mentaal welbevinden. Sommige mensen voelen zich tijdens het thuiswerken geïsoleerd; anderen hebben nooit rust omdat ze huisgenoten hebben. Ook hebben medewerkers de neiging om thuis te lang door te werken. En omdat mensen niet op kantoor verschijnen waar collega’s kunnen vragen of alles wel goed gaat thuis, kan het voor leidinggevenden en collega’s moeilijk zijn om te weten hoe het echt met de ander gaat.
Stimuleer daarom gesprekken over het mentale welzijn van werknemers. Wanneer zij het gevoel hebben iets zonder schaamte te kunnen delen, biedt dat een hoop verlichting en richting voor sneller herstel. Dat valt tegelijkertijd ook weer onder een versterkte interne bedrijfscultuur. Medewerkers kunnen zich daar duidelijk over uitspreken tijdens een virtuele meeting, maar dat is niet voor iedereen even makkelijk.
Geerts: "Werk is niet langer een plaats waar je heen gaat, het is een activiteit die je op verschillende plaatsen kunt uitvoeren. De activiteit bepaalt voortaan de locatie. En dat is wezenlijk anders dan voorheen. Daarom is het kantoor een uitstekende locatie om elkaar informeel te treffen, te brainstormen en bijvoorbeeld nieuwe medewerkers te onboarden. Naar verwachting zal straks 60 procent van het werk op kantoor plaatsvinden en 40 procent thuis."
