Goede samenwerking gaat veel verder dan het delen van fysieke of virtuele ruimte
Manier van werken beďnvloedt de manier van samenwerken
29 september 2021 -
De werkplek is belangrijk voor iedere medewerker. Sommigen verlangen ernaar om weer op kantoor te zijn. Anderen zijn meer dan terughoudend om tien tot twintig uur per week te forensen naar luidruchtige open kantoortuinen. Fidelma Butler, Vice President Talent & Organization Development bij Zendesk schetst hoe samenwerking na de pandemie er idealiter uit zou zien.
Of je nu bij een groot of klein bedrijf werkt, de pandemie heeft aangetoond dat we allemaal bewuster moeten samenwerken en daarvoor verschillende vaardigheden moeten inzetten. "Een dergelijke crisis vereist dat experts samenkomen - om tot gedeeld begrip te komen, nieuwe perspectieven te verzamelen en complexe uitdagingen op te lossen - om zo samen resultaten te boeken," vindt Butler. "Vooruitgang is gebaseerd op saamhorigheid, of dat nu live of virtueel gebeurt." Maar wat betekent die vereiste voor samenwerking voor de werkplek en het personeel? Er zijn principes nodig om vast te stellen hoe we de komende jaren de werkplek inrichten en hoe we voor medewerkers gaan zorgen.
Wees ‘agiler dan agile’
Wendbaarheid - agility - is datgene dat werknemers en organisaties noodgedwongen vanaf het begin van de crisis hebben laten zien. Elk bedrijf moet zich blijven inzetten om deze vaardigheid verder te ontwikkelen - wendbaarheid van leiders, van management en van individuele medewerkers, evenals organisatorische wendbaarheid in hoe het bedrijf opereert. Butler: "Wendbaarheid voor medewerkers betekent dat zij zich op hun gemak voelen bij het nemen van beslissingen met onvolledige informatie, het nemen van berekende risico's, het bijstellen van plannen terwijl je leert en het hebben van een op groei gerichte mindset."
"Die wendbaarheid moet zich uitstrekken tot werknemersprogramma's voor onder meer het geven van feedback over prestaties. Bij Zendesk hebben we sinds een jaar enkele formele beoordelingsprocessen achter ons gelaten, maar hebben we gekozen voor doorlopende feedback. Iedereen kan op elk moment feedback geven aan iedereen via onze interne tools - of mondeling. We hebben hiervoor gekozen om een cultuur te bevorderen waarin onze mensen elkaar continu kunnen laten weten hoe ze het doen en om agile werken nog meer te omarmen," vertelt Butler.
Bevorder de integratie tussen werk en privé
"Als het gaat om de integratie van werk en privé na de pandemie, moeten we rekening houden met individuele behoeften. Als we naar de werkplek en het personeelsbestand van de toekomst kijken, dan kunnen we onze 4.000 medewerkers die zijn verspreid over de hele wereld niet met een one-size-fits-all-aanpak benaderen."
De ontwikkeling van de werkplek stond al op de agenda van innovatieve bedrijven en landen, ook voordat 2020 tot ons tot meer wendbaarheid dwong. Als voorbeeld noemt Butler IJsland. "In 2015 introduceerden de overheid en de gemeenteraad van Reykjavik een proef voor 2500 werknemers voor een vierdaagse werkweek. De resultaten zijn zeer positief voor mensen op uiteenlopende werkplekken. De productiviteit bleek hetzelfde of zelfs verbeterd. Nu heeft 86 procent van de werknemers in het land gekozen voor een kortere werkweek en meer landen en organisaties onderzoeken hoe ze dit kunnen faciliteren.
We zijn ook zeer geïnteresseerd in hoe we mensen kunnen helpen de juiste beslissing voor zichzelf te nemen. Wij huren volwassenen in; laten we hen dan ook hun eigen volwassen beslissingen nemen over wanneer, hoe en waar ze hun werk doen. In sommige delen van de organisatie zijn er rollen die meer om vaste tijden vragen, bijvoorbeeld rond de afsluiting van een verkoopkwartaal. Maar in de meeste delen van de organisatie is het belangrijk dat werknemers hun eigen keuzes kunnen maken. In mijn team kan iemand bijvoorbeeld vroeg opstaan om collega's in andere landen te ontmoeten, zodat ze ook vroeg klaar zijn. Belangrijk is dat we flexibele oplossingen bieden die werken voor de medewerker, het bedrijf, de klant en ook voor de teams waarmee de medewerker werkt," benadrukt Butler.
Bevorderen van authentieke inclusiviteit
Inclusiviteit speelt een rol bij dit alles. Om wendbaarheid en flexibel te zijn en te kunnen leren, moet je opereren in een psychologisch veilige omgeving. In combinatie met onze focus op diversiteit, gelijkheid en inclusie, hebben we empathy circles opgezet om werknemers veilige ruimtes te bieden om samen te komen, zichzelf te uiten en te luisteren naar anderen die praten over maatschappelijke en raciale uitdagingen en ervaringen. In plaats van een one-size-fits-all benadering voor het trainen van mensen in bijvoorbeeld psychologische veiligheid of bewuste inclusiviteit, gaat het erom te ontdekken wat een individu nodig heeft of hoe hij een individuele behoefte kan respecteren."
Reageren op hoe mensen het beste leren
Een van de belangrijkste keerpunten van 2020 die waarschijnlijk blijvend zal zijn, is de verandering in de manier waarop mensen leren. In het verleden betekende het leren van een nieuwe tool of vaardigheid vaak dat je je bureau een paar dagen moest verlaten en ergens naartoe moest om een intense periode van kennisvergaring te ondergaan. Vervolgens kom je terug naar je bureau, komt de drukte weer terug en val je terug in eerdere gewoonten.
"Leren zou nu altijd door moeten gaan", vindt Butler. "Het komt in hapklare brokjes en is geïntegreerd in wat je al doet. Of je nu een bericht op Slack of een artikel in een centrale kennisbank leest, of iets dat je naar een virtueel opleidingsplatform trekt - het maakt allemaal deel uit van de toekomst van leren. En die intense, zware, gerichte cursussen moeten meer gedoseerd en lichter verteerbaar worden, aangeboden via verschillende formats en media."
Niet meer dat tikje op de schouder
Voorvechters van een kantoorcultuur waarin de werkplek centraal staat, verheerlijken het idee van professionals die elkaar op de werkvloer direct kunnen benaderen. "In theorie is het een geweldig idee om iemand even op de schouder te kunnen tikken. In werkelijkheid is dat echter zelden mogelijk in wereldwijde grote bedrijven - en erger nog, het kan uitsluiting opleveren", waarschuwt Butler.
Door over te schakelen naar asynchrone samenwerking en het bouwen van kennisbanken, democratiseren we toegang tot de mensen die de kennis hebben. Het zou niet moeten uitmaken waar een medewerker zich bevindt. Als iemand een probleem moet escaleren naar een specialist in New York zou het feit dat diegene in Manilla zit hem geen nadeel moeten opleveren, puur omdat hij niet zomaar naar die specialist kan lopen.
"Als we hetgeen we hebben ervaren tijdens deze pandemie ons dwingt om sommige dingen op (virtueel) papier te zetten terwijl we dat eerst niet deden, dan is dat geweldig. Organisaties van elke omvang en schaal moeten gelijke toegang geven tot middelen en leren binnen hun team bevorderen."
Het kantoor als hub voor samenwerking
Uit onderzoek van Pew blijkt dat 87 procent van de werknemers vindt dat het kantoor belangrijk is voor samenwerking met teamleden en het opbouwen van relaties. "Daar ben ik het zeer mee eens", aldus Butler. "We zien onze kantoren in de toekomst als hubs voor samenwerking. Onze fysieke ruimtes zijn het meest waardevol wanneer mensen bewust nadenken over hoe ze hun tijd daar kunnen gebruiken voor samenwerking. Dat betekent dat als je er bent, je ervoor hebt gezorgd dat de teams waarmee je werkt er ook zijn. Je gebruikt de tijd niet om alleen aan een bureau te zitten, maar om echt contact te maken, samen te werken, te delen en van elkaar te leren. We onderzoeken hoe we dit allemaal mogelijk kunnen maken door middel van ruimtelijke planning en in het ontwerp van de meubelen, en wat we nog meer in de kantoren kunnen bieden. Het is een enorme verandering van het kantoor. In plaats van een plek voor alles wordt het een plek waar je zou moeten samenwerken. Als je stil voor je scherm komt zitten en werken, is dat ook goed, maar je haalt dan niet het maximale uit de kantoorruimte."
Conclusie
Al deze pijlers zijn met elkaar verbonden: in een onderzoek onder meer dan 19.000 respondenten ontdekte de Harvard Business Review dat naarmate het niveau van diversiteit en inclusie toenam, ook de organisatorische nadruk op leren toenam. Wij, als individu én als organisatie hebben zoveel geleerd tijdens deze pandemie.
"Niemand kan de toekomst voorspellen, maar we weten dat er geen weg terug is. Waar we werken, hoe we werken en wanneer we werken - dit zijn zaken die allemaal in ontwikkeling zijn en die de manier waarop we samenwerken, ons als individu en teams vormgeven. We zullen allemaal blijven leren, agile en inclusief blijven terwijl we samen richting de toekomst kijken," besluit Butler.
