Zakelijk reizen na corona: grote behoefte aan ‘grenzeloze benefits’
Werken op afstand vraagt om andere organisatiecultuur en data
17 september 2021 -
De coronapandemie heeft een enorme impact op de internationale zakelijke mobiliteit. Het aantal zakelijke reizen daalde met wel 60 procent, expats bleven vooral op hun locatie en nieuwe uitzendingen waren zeldzaam. Nu de wereld langzaam maar zeker overgaat op een nieuw normaal, is het de vraag in hoeverre COVID-19 een blijvende impact heeft.
Wat hebben organisaties nodig om medewerkers opnieuw veilig en gezond de wereld in te sturen? En welke rol speelt het werken op afstand hierbij? Michel Teunisse, senior business development manager bij Aon’s International People Mobility (IPM), geeft antwoord in dit artikel.
Bredere blik op internationale zakenreizen met travel risk management
Tijdens de coronapandemie werd uiteraard veel minder zakelijk gereisd. Op het dieptepunt van de crisis was het aantal zakelijke reizen nog slechts vijftien procent vergeleken met de periode daarvoor. Essentiële zakelijke reizen bleven doorgaan, bijvoorbeeld in sectoren als transport, olie, bouw en door NGO’s. De vraag is gerechtvaardigd of zakelijke reizen nog per se nodig zijn nu de pandemie op haar einde loopt. De wereld kent ondertussen de voordelen van het digitaal vergaderen. Kostenoverwegingen zullen meer dan ooit een rol spelen. Ook het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen bepaalt mede de keuze of er nog wel een vlucht naar pakweg Londen of Berlijn nodig is voor een vergadering met internationale collega’s of klanten.
Hoewel organisaties de criteria voor zakelijke reizen aanscherpen, zeker als deze niet-essentieel zijn, zal er internationaal gereisd blijven worden. De markt komt momenteel langzaam op gang maar trekt volgens onderzoek van Aon voor niet-essentiële zakelijke reizen vermoedelijk pas in 2022 echt aan. Echter, voor wie internationaal zakendoet, is het reizen naar bijvoorbeeld Azië nog steeds onmisbaar, omdat fysiek zakendoen daar de norm is. Het werven van talent is een andere belangrijke reden om zakelijk te reizen. Niet alle potentiële medewerkers willen nog naar het buitenland verhuizen waardoor fysieke aanwezigheid in een ver land noodzakelijk is om toch toptalent in de ogen te kunnen kijken en spreken.
Een ontwikkeling die door de pandemie is versterkt, maar ook daarvoor al gaande was, is dat de risico’s van zakenreizen steeds meer aandacht krijgen. Het besef dat zakelijk reizen meer behelst dan het afsluiten van een reisverzekering, dringt bij steeds meer organisaties door. Aspecten als immigratie, belastingen, zorg, sociale zekerheden en de omgang met eventuele reisbeperkingen moeten vooraf goed geregeld zijn. In de markt komen steeds meer tools beschikbaar voor werkgevers om te controleren of zij voldoen aan de recent opgestelde ISO 31030-norm voor travel risk management. Met dit soort instrumenten kan eenvoudig worden nagegaan in hoeverre een organisatie in control is, deze risico’s beheerst en medewerkers veilig op reis kan sturen.
Langdurige uitzendingen: vraag naar grenzeloze benefits stijgt
Het aantal nieuwe uitzendingen was tijdens de coronacrisis zeer beperkt. Expats bleven door de ingestelde reisbeperkingen vooral zitten op hun locatie. Dit zorgde voor onvoorziene situaties op het gebied van benefits. In allerijl moesten andere benefits worden opgetuigd omdat iemand die bijvoorbeeld uit Amerika naar Nederland zou komen, uiteindelijk niet kwam en daardoor geen aanspraak maakte op Nederlandse voorzieningen, terwijl hij wel op afstand werkte voor een Nederlands bedrijf. Dit soort voorbeelden maakt duidelijk dat er een grote behoefte is aan zogenoemde grenzeloze benefits: een basispakket met dekking op het gebied van ziektekosten, overlijdensrisico, arbeidsongeschiktheid en ongevallen dat voor medewerkers uit verschillende landen hetzelfde is. Het samenstellen van een dergelijk pakket klinkt eenvoudig, maar heeft belangrijke compliance-aspecten en vraagt binnen een organisatie om nauwe afstemming tussen meerdere afdelingen zoals HR, belasting en payroll.
Hoe het aantal uitzendingen zich in de rest van 2021 en daarna ontwikkelt, is nog onzeker. Onderzoek van Aon’s International People Mobility naar internationale mobiliteit in 2021 laat zien dat 40 procent van de werkgevers denkt dat dit aantal hetzelfde blijft, 35 procent verwacht een lichte daling en 23 procent een sterke daling. De verwachting is dat medewerkers die uitgezonden worden, ook in de nabije toekomst langer op locatie blijven. Het werken met scenario’s zal belangrijker worden in de voorbereiding op een uitzending. Niet alleen zijn werkgevers daarmee beter in staat om te anticiperen op veranderende situaties (bijvoorbeeld door nieuwe reisbeperkingen), ook medewerkers zelf kunnen zich beter voorbereiden op de uitzending.
Werken op afstand vraagt om andere organisatiecultuur en data
Het werken op afstand, ofwel internationaal thuiswerken, kan een grote impact hebben op de internationale mobiliteit als die werkplek over de grens mag zijn. Organisaties raakten snel gewend aan digitaal vergaderen en samenwerken. Tegelijkertijd zorgt dit voor nieuwe situaties die verder gaan dan het ‘normale’ werken op afstand. Heeft een organisatie nog zicht op een medewerker die bijvoorbeeld normaliter vanuit Nederland werkt, maar besluit om enkele maanden vanuit Spanje te werken of te overwinteren in Azië? Wat als hij of zij op een verre locatie met ziekte of arbeidsongeschiktheid te maken krijgt? Deze zogeheten stealth mobility, het niet exact weten waar een medewerker verblijft en de daarmee samenhangende onzekerheid over sociale voorzieningen, belasting, en juridische zaken, vraagt eveneens om grenzeloze benefits.
Of het werken op afstand een trend blijft, of toch een hype was, valt nog te bezien. Er moet nog veel gebeuren op het gebied van grenzeloze benefits voordat hier echt volledig en langdurig op ingezet kan worden. Ook de organisatiecultuur, het beleid en instructies zullen afgestemd moeten worden op deze manier van werken. Gedeelde waarden worden belangrijker omdat het sociale aspect van samen in een ruimte werken of (fysieke) teambuildingsactiviteiten ontbreekt. Het welzijn van medewerkers komt (nog) hoger in het vaandel te staan. 81 procent van de werkgevers heroverweegt momenteel het beleid voor werken op afstand, waarbij 59 procent ook aan medewerkers vraagt wat hun voorkeuren zijn.
Veel zal afhangen van de rol van data. Wil een werkgever volledig in control zijn, dan is het cruciaal om meer op data(-analyse) en technologie in te zetten. Data en technologie geven inzicht in wie, waar in welke periode werken. Dit verschaft werkgevers informatie en daarmee controle over productiviteit, sociale zekerheid, belastingen, payroll, welzijn en benefits van medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan het ontsluiten van landeninformatie over risico’s, zorg en cultuur die vooraf aan de reis of uitzending aan medewerkers beschikbaar wordt gesteld en gekoppeld aan een ticket. Op basis van de reisinformatie kan de werkgever laten toetsen welke impact deze heeft op sociale zekerheid, belastingen of payroll. Zo voldoen werkgevers aan hun zorgplicht en maken zij reizen gezonder en veiliger. Uiteindelijk vormt dit het pad naar een situatie waarin een medewerker zorgeloos in pakweg Brazilië vanaf het strand kan werken, of voor een paar maanden in bijvoorbeeld Azië is gestationeerd, wetende dat alle benefits beschikbaar zijn om optimaal te presteren. Maar ook een uniek talent kan in zijn of haar thuislandblijven wonen en werken voor een buitenlandse werkgever.
