24 augustus 2021 -
Agile werken is hot én relevant in de tijd waarin we leven. De term duikt steeds vaker op. Maar vergis je niet, agile werken is niet iets wat je van de een op andere dag ‘even’ uitprobeert. Met het doorlezen van het Agile Manifesto, het volgen van een Scrum-cursus of het plakken van kleurrijke post-its ben je er nog niet. Het duurt een aantal jaar om Agile werken onder de knie te krijgen.
De implementatie van Agile werken vergt namelijk zowel een andere mindset van medewerkers áls een fundamentele cultuurverandering binnen een organisatie. En dat heeft tijd nodig. Eva Vlug, Business Consultant bij Winvision, schreef er dit artikel over.
Loskomen van het taylorisme
Om te begrijpen hoe grondig de bedrijfscultuur veranderd moet worden om Agile te werken, moeten we terug in de tijd. Het draait namelijk om het loskomen van het taylorisme, een ontwikkeling bedacht door Frederick W. Taylor (1856-1915) tijdens de industrialisatie. Tijdens de industrialisatie draaide het om efficiëntie. Taylor kwam daarom met ‘de moderne werkplek van toen’ gekoppeld aan een ‘wetenschappelijke bedrijfsvoering’. Dit komt neer op het volgende idee: werknemers hebben minder kennis en vaardigheden dan de baas, dus zullen ze alleen hard werken als ze er iets concreets voor terug krijgen; een prestatiebeloning. Om zo precies mogelijk te definiëren wat die prestatie inhield, werd het werkproces in onderdelen opgesplitst. Per onderdeel werd bepaald welke handelingen wel of niet uitgevoerd moesten worden en in welke volgorde. Elke medewerker werd verantwoordelijk voor een deelproces (functiescheiding) en mocht er een x aantal uur over doen (tijdsnormering). Kortom, de kern van het taylorisme bestaat uit het verhogen van de efficiëntie van arbeid via scheiding van planning en uitvoer, standaardisatie, prestatiebeloning en tijdsnormering van handelingen. Het resultaat: functiescheiding, controle en hiërarchie.
Het ‘Agile manifesto’ als tegenbeweging
In de loop der tijd zagen bedrijven steeds meer de noodzaak van wendbaarheid en menselijkheid. Adaptieve projectmanagementvormen werden alom ontwikkeld, een tegenbeweging was geboren. In al die verschillende vormen van projectmanagement ging men op zoek naar de gemene deler. Deze werd beschreven in het ‘Agile manifesto’, dat uitkwam in 2001. Het mensbeeld bij Agile werken is anders dan bij het taylorisme: de mens is creatief en kennishouder van zijn vakgebied. Top-down aansturing wordt bij Agile werken liever vervangen door servant leadership: een leidinggevende helpt de medewerker te reflecteren op zijn handelen en ondersteunt bij het wegnemen van belemmeringen buiten zijn macht. Dit mensbeeld staat tegenover het bij taylorisme behorende beeld en managementstijl, waar we al jaren gewend aan zijn.
Begeleiding en een lange adem
Om een Agile manier van werken te implementeren in een organisatie is het verstandig om klein te beginnen, bijvoorbeeld door met één team of afdeling te starten. In de praktijk zie je dat dit vaak de IT-afdeling is, omdat zij al redelijk gewend zijn aan deze manier van werken. Daarna wordt de behoefte aan wendbaarheid vaak breder gedeeld in de organisatie en wordt de Agile werkwijze overgenomen of geïmplementeerd door andere teams of afdelingen. Uit een enquête van KPMG uit 2019 bleek dat 32 procent van de respondenten Agile werken al op grote schaal gebruikt, bijvoorbeeld met een aantal Scrumteams of zelfs binnen de gehele organisatie. Men verwacht dat die 32 procent de komende drie jaar zal groeien naar 70 procent.
Agile implementaties vereisen dus een lange adem. Dit blijkt ook uit praktijkvoorbeelden in het rapport van KPMG, waar gemiddeld drie tot vier jaar nodig is om Agile werken volledig te implementeren in een organisatie. Adoptie is hierbij een belangrijk aandachtspunt, want het kan best uitdagend zijn om een andere cultuur te adopteren zonder de organisatiedoelen uit het oog te verliezen. Het is raadzaam om begeleiders in alle lagen van de organisatie aan te wijzen. De respondenten in het KPMG rapport geven dit ook aan en beamen de waarde van coaches tijdens een cultuurverandering om mensen te helpen de benodigde mindset te krijgen.
Vier belangrijke veranderingen van Agile werken
De denkwijze die Agile werken vereist, heeft niet iedereen direct onder de knie. Dit kan voor belemmeringen zorgen in de cultuurverandering. Er zijn vier belangrijke onderwerpen waar een andere denkwijze voor nodig is bij Agile werken in vergelijking met het taylorisme:
- Communicatie: communicatie is key binnen Agile werken. Waar je voorheen niet zo veel hoefde te communiceren met collega’s vanwege je verantwoordelijkheid voor één deelproces, ben je met Agile werken onderdeel van een multidisciplinair team. Dit vereist veel informatiedeling en samenwerking met collega’s binnen én buiten jouw team.- Zelfsturende teams: binnen Agile werken, werk je met zelfsturende teams. Deze teams zijn zelf verantwoordelijk voor hun resultaten en het nemen van beslissingen. De baas bepaalt niet langer alles. Dit vergt zowel van de teamleden als van de organisatie daaromheen een andere houding.
- Projectmanagement: voortgangrapportages zijn verleden tijd binnen Agile werken. Deze behoren nog tot de ‘oude manier’ van denken met een top-down aansturing van teams die iets uitvoeren volgens plan. Teams zijn nu zelf verantwoordelijk voor het nemen van besluiten en monitoren van resultaten en belemmeringen. Er zijn slechts korte-termijn plannen en grove lange-termijn lijnen. Dit vereist toewijding, transparantie en lef van zowel het team als het management.
- Van afdeling naar organisatie. Ondanks dat het raadzaam is om met één team te beginnen, komt er een moment dat het handig wordt als andere afdelingen – bijvoorbeeld HR, marketing of sales - ook betrokken worden bij het Agile werken, omdat ze anders de flow beïnvloeden en als belemmering fungeren.
Niet van de één op andere dag
Als maatschappij zijn we decennialang gewend geweest aan het taylorisme en het mensbeeld en de managementstijl die daar bij horen. Dit zit daardoor diep verankerd in onze organisatiestructuur, gewoonten en manier van denken. Het kost tijd, kennis en begeleiding om dit te transformeren naar een Agile manier van werken. Het is een kwestie van een lange adem.
Interessant artikel waarin duidelijk wordt beschreven dat dit de nieuwe manier is van werken. In het verkoopvak zeker de toekomst. Dank voor het delen.
