Haal in vier stappen het maximale uit uw softwaregebruik
Neem in de zomerperiode uw software onder de loep
5 augustus 2021 -
Nu de zomervakantie is begonnen, is de kans groot dat er bij bedrijven meer ruimte komt om zaken, die de afgelopen periode noodgedwongen minder aandacht kregen, eindelijk onder handen te nemen. Software Asset Management (SAM) is daar een goed voorbeeld van.
Bij Software Asset Management is altijd sprake van twee partijen: de leverancier en de gebruiker. De basis van een duurzaam SAM-beleid is dan ook dat beide partijen inzien dat het in het gezamenlijk belang is om dit beleid in harmonie uit te voeren. De gebruiker profiteert door zijn softwarelicenties optimaal te benutten en geen onnodige kosten te maken. En de leverancier profiteert door de klant waardevol te ondersteunen. Dit levert niet alleen winst op voor de klant zelf, maar draagt ook bij aan betere klantrelaties op de lange termijn. Crayon beschrijft vier stappen om het maximale uit uw softwaregebruik te halen.
1. Maak een analyse
Begin met het bepalen van de actuele situatie. Waar staat de organisatie als het gaat om het (beheren van het) volledige softwarelandschap? Door een assessment te doen, achterhaalt u op welke punten uw organisatie al stappen heeft gemaakt en waar nog kansen liggen en risico’s loeren. Belangrijke factoren hierbij zijn de mensen en processen binnen de organisatie. Maar ook het inzicht in u software-assets met technologie is cruciaal. Data zijn alles: noteer welke licenties u hebt, wat ze inhouden, welke software waar draait, welke contracten er lopen, wie voor wat verantwoordelijk is en hoe u als organisatie het gebruik hiervan optimaal benut.
2. Bepaal de ambities
Zijn de risico’s en kansen helder? Definieer dan de algemene strategische ambities van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan thema’s als digitale transformatie en (multi-) cloudgebruik. Bepaal op basis van de uitkomsten van het assessment op welke manier SAM kan aansluiten bij de strategische ambities van de organisatie. Kijk hierbij naar welke zaken hoog op de lijst staan vanuit SAM en welke zaken prioriteit hebben vanuit de algemene strategie van het bedrijf en vind daar een balans in. Stel voor jezelf een termijn vast waarbinnen u bepaalde ambities en/of doelstellingen wil realiseren. Belangrijk is wel dat u haalbare doelstellingen formuleert, zodat u daarmee extra draagvlak creëert bij u stakeholders voor wat betreft het succes van u SAM-programma.
3. Stel prioriteiten en creëer een plan
Vervolgens is het tijd om prioriteiten te stellen en knopen door te hakken. Maak een ‘shortlist’ van doelstellingen en de bijbehorende KPI’s en leg deze vast in een SAM-plan. Stel de werkzaamheden op en maak een tijdlijn, zodat duidelijk wordt wanneer u wat gaat opleveren. Zo houdt u het plan in- én overzichtelijk voor uzelf en uwstakeholders. Volledige en nauwkeurige data is daarbij een belangrijk middel, dus bepaalt of u de tooling hiervoor al in huis hebt of dat uw organisatie zich moet oriënteren op de aanschaf van SAM-tooling.
4. Ga over op goedkeuring en uitvoering
Wanneer uw SAM-plan staat, legt u dit voor aan de persoon met mandaat en budget binnen jouw organisatie. Zorg ervoor dat het plan voor meerdere stakeholders in uw organisatie meerwaarde biedt, zodat u jouw kans op steun vergroot. Draagvlak creëren is nodig, omdat verandering kan leiden tot kritiek en weerstand. Dus hoe meer stakeholders het plan steunen, hoe beter. Het overtuigen en meekrijgen van het management, waaronder de CFO, is daardoor een essentiële voorwaarde. De meerwaarde van het plan kun u bepalen aan de hand van de ambities, kansen en risico’s uit stap één en twee. Op die manier vergroot u de kans op draagvlak binnen jouw organisatie.
Plan goedgekeurd? Dan is het tijd voor de uitvoer. Het is daarbij tegenwoordig heel gebruikelijk om een regieorganisatie op te richten die verantwoordelijk is voor het monitoren en zekerstellen van de doelstellingen uit het SAM-plan. De uitvoering kan in dat geval (deels) worden neergelegd bij externe partijen die expert zijn op het gebied van SAM, terwijl u als organisatie wel zelf de controle over de richting en uitkomst van het plan behoudt. Licentiecontracten zijn in de loop der jaren zo complex geworden dat het een uitdaging kan zijn om alle kennis daarover volledig in eigen huis op peil te houden. Maar die kennis is wel degelijk een vereiste. Dit levert namelijk een belangrijke bijdrage aan goed Software Asset Management, oftewel; het maximaliseren van de waarde van uw software tegen zo laag mogelijke kosten.
