De rol bvan het fysieke kantoor gaat blijvend veranderen
16 maart 2021 -
Door de uitbraak van het coronavirus en het vele thuiswerken tijdens de lockdown, hebben kantoormedewerkers thuiswerken op grote schaal omarmt. De verwachting is dat werknemers ook na de coronapandemie op een structurele wijze vanuit huis zullen werken in plaats van een aantal uur of een dag per week. Dit heeft grote impact op het kantoor en hoe het kantoor wordt gebruikt.
Het speelveld van de facilitair manager, workplace consultant of huisvestingsspecialist is hierdoor aan verandering onderhevig.
Wat betekent dit voor de werkomgeving van de toekomst? Eric de Wit, manager Vastgoed & Huisvesting bij HEYDAY Facility Management, signaleert vier trends.
1. Dé doorbraak van hybride werken
Het kantoor was lange tijd dé plek waar het werk plaatsvond. Nu kantoormedewerkers gedurende de coronapandemie de voordelen van thuiswerken hebben ervaren, is de kans nihil dat er in de toekomst nog fulltime op kantoor gewerkt zal worden. Dit betekent de definitieve doorbraak van hybride werken. In een hybride werkcultuur hangt de keuze waar het werk plaatsvindt af van de mogelijkheden van de werknemer, het werk dat hij of zij verricht en ieders persoonlijke voorkeur.
"Het kantoor zal niet langer het centrale punt zijn, maar een onderdeel in onze manier van werken. Werken kan tegenwoordig overal: thuis, onderweg, op kantoor, in een virtuele meeting room of waar dan ook," licht de Wit toe. "Door als organisatie samen met medewerkers na te denken over welke onderdelen van het werk thuis kunnen plaatsvinden en waarvoor men naar kantoor komt, schep u duidelijke verwachtingen en kunnen werknemers optimale balans vinden in de verschillende mogelijkheden."
2. Focus op samenwerken en ontmoeten
Hoewel thuiswerken veel voordelen met zich meebrengt, betekent dit niet dat werknemers niet meer op kantoor willen komen. Integendeel zelfs. Veel werknemers geven in diverse onderzoeken aan het sociale contact te missen en voelen zich minder geïnspireerd. Het delen van kennis en het voeren van (in)formele gesprekken zijn hiervoor belangrijke activiteiten. De verwachting is dat in de kantooromgeving van de toekomst de focus komt te liggen op samenwerken en ontmoeten.
"Elkaar ontmoeten en samenwerken zijn in de toekomst de belangrijkste redenen om af te reizen naar kantoor," volgens de Wit. "Regulier werkoverleg kan gerust op afstand plaatsvinden, maar we hebben het afgelopen jaar gemerkt dat nieuwe inzichten en ideeën sneller tot stand komen wanneer u daadwerkelijk met elkaar in één ruimte zit. Bij het inrichten van dit nieuwe, toekomstbestendige kantoor is het dus zaak om hier rekening mee te houden. Dit betekent echter niet dat het kantoor volledig bureauvrij moet zijn. Houd rekening met werknemers die thuis niet over een goede werkplek beschikken en creëer ruimte om tussen biuenkomsten aan te landen. Daarnaast is de fysieke werkomgeving ook een belangrijk terrein om van elkaar te leren."
3. Het thuiswerkbeleid als secundaire arbeidsvoorwaarde
In de afgelopen jaren konden werkgevers onderscheidend zijn door de meest hippe kantooromgevingen te creëren. Maar dit is niet meer voldoende. Door aandacht te schenken aan hoe een werknemer thuis werkt en wat hij of zij daarvoor nodig heeft, kan een werkgever zich ook op dit vlak onderscheiden van de concurrentie, uiteraard in combinatie met een optimale werkomgeving op kantoor.
"Als u het als werkgever mogelijk maakt om een groot deel van de tijd vanuit huis te werken, betekent dit ook dat u moet nadenken over hoe u dit faciliteert," stelt de Wit. "Als yu als organisatie een gezond eetpatroon of beweging wilt stimuleren, zul i hier ook in de thuiswerkomgeving op in moeten spelen. U kunt hierbij denken de mogelijkheid om via een app thuis een gezonde lunch te laten bezorgen of een agenda plug-in die op basis van persoonlijke doelen tijd in u agenda plant om te bewegen."
4. Data-driven facility management
Flexibiliteit is ‘key’ voor de werkomgeving van de toekomst. Meer dan ooit zullen werknemers in wisselende samenstellingen op kantoor, vanuit huis, onderweg en virtueel werkzaam zijn. Dit betekent ook dat de facilitaire services wisselend nodig zijn. Data maken~ het mogelijk om de werkomgeving en de bijbehorende services op kantoor hierop af te stemmen.
"Door het gebruik van de beschikbare ruimte en de verschillende faciliteiten in kaart te brengen, kun u prognoses maken van het te verwachte aantal werknemers per dag," legt de Wit uit. "Het plaatsen van sensoren in combinatie met een werkplekreserveringstool maakt het mogelijk om bezettingsinformatie te vergaren. Dat helpt bijvoorbeeld om derving in de kantoorcatering te voorkomen, ju weet dan namelijk precies hoeveel lunchgebruikers aanwezig zijn."
