Het werk opnieuw vormgeven in een post-pandemische wereld
Denk na over betere manieren om werk gedaan te krijgen
26 februari 2021 -
Lunchen met een collega, brainstormen rond een whiteboard, een nieuw project starten met de energie van een volle zaal, samen een belangrijke prestatie vieren - dit zijn enkele van de dingen die Larry Augustin, Vice President of Applications bij Amazon Web Services, mist. Het verkeer en wachten op luchthavens, afleiding en onderbrekingen tijdens het werk of eten op kantoor zijn echter enkele van de dingen die hij niet mist.
Daarnaast zijn er ook enkele nieuwe ervaringen die Augustin is gaan waarderen: "Het ontmoeten van huisdieren of kinderen van collega"s tijdens een videogesprek, kijken naar mijn kat die op mijn bureau slaapt of tien minuten pauze nemen tussen vergaderingen door om mijn dochter te helpen de laatste hand te leggen aan haar model gebouwd van LEGO®-stenen."
Augustin praat nu met veel mensen met vergelijkbare ervaringen. Ze hebben dingen die ze missen, dingen die ze niet missen en nieuwe dingen waarvan ze gaan genieten en die ze niet op kantoor hadden. In deze gesprekken komen een aantal gemeenschappelijke zaken naar voren, maar ook enkele verschillen. "Toch merk ik vaak dat we ons hetzelfde afvragen: wat als we na de pandemie een werkplek zouden kunnen creëren waar we meer hebben van de dingen die we leuk vinden en minder van de dingen die we niet leuk vinden?"
Onder normale omstandigheden kost het veel tijd om een belangrijke verandering te maken in waar en hoe mensen in een organisatie werken. Meestal zijn er veel belanghebbenden bij betrokken en organisaties moeten langetermijncontracten met betrekking tot programma"s en vastgoed overwegen. Men leeft echter niet onder normale omstandigheden. "In de afgelopen dertig jaar heb ik gewerkt bij startups, durfkapitaalbedrijven en ondernemingen die zich op innovatie richten en ik heb nog nooit zoiets gezien," aldus Augustin.
Katalysator
COVID-19 werkt als een katalysator en versnelt de transformatie van de werkplek. "We zien dat klanten drie fasen van deze transformatie doorlopen, die we
reageren, terugkeren en opnieuw bedenken noemen. Toen de crisis voor het eerst toesloeg, vertelden organisaties ons dat ze snel moesten reageren en ervoor moesten zorgen dat hun werknemers productief waren vanuit huis (of waar dan ook). Naarmate de tijd verstreek, denken veel bedrijven nu na of, wanneer en hoe ze naar kantoor kunnen terugkeren. Nu we naar de toekomst kijken, willen organisaties opnieuw bedenken hoe de volgende fase van het bedrijfsleven eruit zal zien nadat de pandemie is verdwenen."
Larry Augustin spreekt met leiders van verschillende organisaties, van startups tot ondernemingen tot scholen en overheden, over hun ervaringen. Ook onderzoekt de organisatie bijvoorbeeld de manieren waarop verschillende bedrijven en teams reageerden op de pandemie en snel een plan van aanpak voor werken op afstand opstelden, hoe ze een terugkeer naar het kantoor plannen en ideeën opdoen om werknemers te beschermen en hoe organisaties de volgende fase van het bedrijf opnieuw uitvinden. "Dit laatste onderwerp is bijzonder interessant voor mij," zegt Augustin, "omdat het eigenlijk is hoe ik veel van mijn tijd vóór de pandemie doorbracht: klanten helpen om betere manieren van werken te bedenken. Maar COVID-19 heeft een geheel nieuwe dimensie aan deze taak toegevoegd. Ik zie dat bedrijven nu ideeën in praktijk brengen die een jaar geleden ondenkbaar waren, zoals het verplaatsen van een callcenter met 20.000 mensen van persoonlijk naar volledig afgelegen. Bij Amazon Web Services leren we ook van onze ervaringen tijdens de pandemie en herevalueren we hoe we veel aspecten van het werk benaderen."
Flexibiliteit
Zo zegt hij bijvoorbeeld gemerkt te hebben dat het ideaal is om werknemers de flexibiliteit te geven om te beslissen waar en wanneer ze op een bepaalde dag werken, afhankelijk van wat ze professioneel en persoonlijk hebben meegemaakt. "Het is beter om werknemers regelmatig van huis uit te laten loggen voor de continuïteitsplanning van het personeel. Omdat ze weten wat ze moeten doen en hoe ze moeten handelen als het kantoor gesloten is, is er geen realtime training vereist." Daarnaast geeft Augustin aan zich meer dan ooit gerealiseerd te hebben hoe belangrijk face-to-face-contact is. "Normaal gesproken krijg ik het hele jaar door de mogelijkheid om organisaties, klanten en collega"s over de hele wereld te ontmoeten. Bij dit soort interacties wordt gediscussieerd en voortgebouwd op ideeën met een energie die kan verschillen van een virtuele discussie. Dit zit absoluut in de iets wat ik mis-emmer."
We moeten echter bewuster omgaan met tijd samen, persoonlijk - het moet op het juiste moment zijn, niet per se altijd. Het is bijvoorbeeld logisch om face-to-face samen te komen om te brainstormen, dingen te vieren en een relatie op te bouwen. Dit zijn de interacties die nieuwe ideeën uitlokken bij teams. Maar persoonlijk bij elkaar komen voor een update of gewoon om individueel te werken is volgens hem niet altijd nodig.
Processen
Organisaties kijken ook opnieuw naar hoe ze werken. COVID-19 heeft een licht geworpen op verouderde processen die persoonlijk arbeidsintensief zijn en bijna onmogelijk op afstand, zoals papieren goedkeuringen en fysieke handtekeningen. Dit soort taken staat absoluut op de lijst met dingen die mensen niet missen. En de pandemie heeft veel organisaties gedwongen om het automatiseringsproces te versnellen
Bovendien herevalueren organisaties veel van de applicaties die hun werknemers traditioneel gebruiken. De meeste arbeidskrachten hebben de afgelopen tien à twintig jaar uit traagheid dezelfde digitale tools gebruikt. Met de pandemie zijn organisaties gedwongen om nieuwe manieren te leren om te werken en contact te leggen met klanten, wier gedrag ook radicaal is veranderd. Ze overwinnen deze traagheid en brengen ontwrichtende, transformationele veranderingen aan in de manier waarop mensen werken. Met behulp van de cloud kunnen bedrijven praktische problemen oplossen, zoals het verlagen van kosten, het schalen van productietaken of het snel opzetten van een externe omgeving, beginnen ze te experimenteren met nieuwe technologieën. Door de applicaties die ze gebruiken om het werk gedaan te krijgen te veranderen, vinden ze ook opnieuw uit wat ze voor klanten kunnen doen. Met de cloud hebben ze de breedte en diepte om te experimenteren: tools waar ze anders geen toegang toe hadden gehad.
Het zijn niet alleen de tools die men gebruikt. Ook de manier waarop er vergaderd wordt, verandert. Augustin: "Ik dacht altijd dat het de meest inclusieve manier was om ook werknemers die op afstand werken toe te laten tot een face-to-face-meeting met behulp van technologie. Maar dat is niet waar. Tijdens de pandemie heb ik me gerealiseerd dat vergaderingen beter zijn als iedereen persoonlijk aanwezig is of als iedereen op afstand is, maar het mengen van de twee leidt bijna altijd tot een slechte ervaring voor deelnemers op afstand." Het is ook tijdens vergaderingen dat Augustin een verschuiving heeft opgemerkt in de manier waarop mensen de kloof tussen hun werk en privéleven zien. De pandemie heeft volgens hem iedereen gedwongen om comfortabeler te worden wanneer de twee samenkomen. Iedereen heeft blaffende honden, lachende kinderen, familieleden en meer gezien en gehoord op de achtergrond van een online vergadering. Vóór de pandemie was het misschien meer taboe, iets om over te stressen en te verbergen. Nu iedereen de chaos samen ervaart, lijkt het niet zo"n groot probleem. "Ik ben echt gaan genieten van deze menselijke momenten. Omdat ik heb ontdekt dat empathie, flexibiliteit en geduld net zo belangrijk zijn voor een productieve werkomgeving als een internetverbinding," zegt Augustin.
Vijf vragen
Als u geïnteresseerd bent in het aanbrengen van wijzigingen in uw personeelsbestand, maar niet zeker weet hoe u aan de slag moet, raad ik u aan enkele vragen te stellen. De volgende zijn vijf vragen die u zichzelf kunt stellen terwijl u nadenkt over betere manieren om werk gedaan te krijgen:
Geeft u uw werknemers de mogelijkheid om met uw klanten in contact te komen op de manier die ze nodig hebben? In veel gevallen zijn de traditionele manieren om in contact te komen met klanten niet optimaal of zelfs niet meer beschikbaar. Bedenk welke technologie en processen werknemers nodig hebben om op afstand contact te maken met klanten.
Haalt u overal de beste mensen binnen? Hoewel werken op afstand niet altijd mogelijk is, hebben we de afgelopen tijd gerealiseerd dat thuiswerken mogelijk is voor meer functies dan we aanvankelijk dachten en het waar mogelijk kan helpen om uw potentiële pool van talent te vergroten.
Houdt u uw werknemers in harmonie tussen werk en privé? Door werknemers in staat te stellen hun dag in te richten op de manier die voor hen het beste werkt, kunnen ze meer harmonie tussen werk en privé bereiken.
Bent u zich bewust van het gebruik van "het kantoor"? Het is belangrijk om te begrijpen waarom u een kantoor heeft en wat uw personeel doet als het daar is. Controleer de polsslag van uw personeel en ontdek waar ze zich het productiefst voelen en wanneer.
Zijn uw tools en processen geschikt voor externe medewerkers? Zorg ervoor dat werknemers hebben wat ze nodig hebben om overal productief te zijn. Tools die flexibel en schaalbaar zijn, zullen uw personeel beter positioneren voor fluctuaties in de vraag en werken op afstand.
Er zijn geen goede of foute antwoorden op deze vragen. Maar door ze te vragen, kunnen organisaties gaan inzien dat delen van hun personeelsbestand rijp zijn voor verandering. Zo kan hopelijk iedereen deze reis flexibeler, productiever en inventiever doormaken en is men voorbereid op de volgende bedrijfsfase.
