Vijf tips voor een goed functioneringsgesprek in coronatijd
Haal ook nu het optimale uit uw beoordelingsgesprek
1 februari 2021 -
Voor veel werknemers en werkgevers is het een moetu: het functioneringsgesprek. Jaarlijks even een uurtu met elkaar om de tafel, kop koffie erbij, een vragenlijst doorlopen en u kunt er weer een jaar tegenaan. Zonde, want als u het functioneringsgesprek met medewerkers goed aanpakt, dan is het voor allebei heel waardevol.
U kunt zo’n gesprek veel beter zien als een kans om uw werknemer te laten groeien. Waar krijgt de werknemer energie van? Waarin wil hij of zij zich verder ontwikkelen? En zijn er dingen die de werknemer daarin belemmeren? Zeker in deze coronatijden zijn dit soort gesprekken nog belangrijker, want de thuiswerksituatie maakt het lastiger om de gemoedstoestand van uw personeel te peilen.
Vera Lenaerts, Solution Marketeer bij Exact, geeft een vijftal tips hoe u als werkgever het meeste uit een functioneringsgesprek kunt halen.
Verstuur de uitnodiging op tijd
"O ja, zullen we morgen even een uurtu zitten voor u functioneringsgesprek?" Nee, niet doen. Verstuur de uitnodiging op tijd, minimaal een maand van tevoren. Zo geeft u u medewerker (en uzelf) de tijd om goed voor te bereiden. Ook laat u zo zien dat u het serieus neemt en niet zomaar even wat inschiet.
Bereid het gesprek allebei goed voor
Denk vooraf goed na over de zaken die jullie willen bespreken en maak een lijst met agendapunten. Zo komen allebei niet voor verrassingen te staan en kun u u zo goed mogelijk voorbereiden. Op die manier haalt u het meeste uit het gesprek. Hebt u al eerder een functioneringsgesprek met u medewerker gevoerd, pak dan ook het verslag van dit gesprek erbij en check of de actiepunten uitgevoerd zijn. Zo vergeet u geen belangrijke zaken en blijven complimenten en feedbackpunten niet ongenoemd.
Creëer een gevoel van veiligheid
Tijdens het functioneringsgesprek wil u dat uw werknemer open en eerlijk durft te praten. Dat kunt u alleen bereiken als u een gevoel van veiligheid creëert. Dat is iets waar u gedurende het hele jaar aan werkt door een band met werknemers op te bouwen, maar dit kunt u tijdens een gesprek versterken door letterlijk te benoemen dat iemand open en eerlijk kan zijn.
Ga op de juiste manier om met feedback
Tijdens een functioneringsgesprek geeft u als werkgever niet alleen feedback, maar u ontvangt ook feedback. Ga daar op de juiste manier mee om. Dat wil zeggen; zorg dat u iemand niet aanvalt, maar geef opbouwende feedback en beargumenteer die met voorbeelden. Wanneer u zelf feedback ontvangt, voel u dan niet aangevallen. Dit is namelijk juist heel waardevol, omdat feedback u kan helpen om uzelf als werkgever te verbeteren.
Leg het gesprek vast in een verslag
Na afloop legt u het functioneringsgesprek vast in een verslag. Dit verslag is een officieel document en dient u bij akkoord allebei te ondertekenen. Het voordeel van een verslag is dat u op een later moment de besproken onderwerpen en gemaakte afspraken er nog eens bij kan pakken.
Let op: eigenlijk zou u de zaken die u in een functioneringsgesprek bespreekt heel het jaar door moeten bespreken. Door continu feedback te geven en elkaar te wijzen op de dingen die zowel goed als fout gaan, kan wat besproken wordt in een functioneringsgesprek nooit een verrassing zijn voor een medewerker.
