25 november 2020 -
Van belangrijke productlanceringen tot IT-projecten en organisatie herstructureringen: projecten mislukken helaas vaker dan dat ze slagen. Uit onderzoek van het Project Management Institute blijkt dat slechts 26 procent van alle projecten succesvol wordt afgerond.
Nicole Eggermont, IPV Training & Advies: "Vervelend genoeg worden er vaak dezelfde missers gemaakt. Een praktische checklist om een project tot een goed eind te brengen, kan dus zeker geen kwaad! Daarom zet ik de tien belangrijkste ingrediënten van elk succesvol project voor u op een rij."
1. Doelstellingen en eindresultaat
Voordat u begint aan een project moet u helder krijgen wat de verwachtingen zijn van uw opdrachtgever. Menig opdrachtgever heeft moeite met het concreet maken van zijn verwachtingen. Dan zult u als projectleider flink door moeten vragen. Wat is precies de aanleiding en de context van de vraag? Wat zijn de eisen van uw opdrachtgever? Wat wil hij bereiken of oplossen? Kortom: wat moet het project opleveren?
2. Competent team
Het ideale projectteam bezit de nodige kennis en vaardigheden voor de taken die ze moeten uitvoeren. Maar het is ook belangrijk dat het team een goede mix heeft van persoonlijkheden bezit die elkaar aanvullen. Besteed hieraan aandacht bij de start up van uw project.
3. Verwachtingen
Omdat we ons vaak niet uitspreken over wat we van elkaar verwachten, ligt teleurstelling op de loer. Als projectmanager past het bij uw rol om verwachtingen over gedrag van anderen zo concreet mogelijk te verwoorden. Nodig ook uw team en belanghebbenden uit zich hierover uit te spreken. Proactief managen van gedragsverwachtingen leidt tot succesvolle projecten, tevreden belanghebbenden en betrokken teams.
4. Planning
Met plannen en organiseren is iets raars aan de hand. Iedereen weet hoe belangrijk het is om de scope van een project vast te stellen en toch wordt het nadenken en vastleggen van verantwoordelijkheden, tijdslijnen en middelen vaak afgeraffeld. Alsof de waarde ervan toch niet voor iedereen duidelijk is. Terwijl een goed plan als een inenting tegen onnodige problemen is. Besteed er dus serieuze aandacht aan!
5. Communicatie
Proactief informatie en kennis delen is belangrijk tijdens ieder project. Hoe moeilijk goed communiceren in de praktijk ook is! Het helpt om bewust tijd in te ruimen om ervaring en kennis met elkaar te delen. Ook wanneer een project in een hectische fase is beland.
6. Kick-off
Start een project met een gezamenlijke kick-off met het projectteam en alle belanghebbenden. Gebruik deze bijeenkomst om op een aantal cruciale punten de klokken als het ware gelijk te stellen.
Een aantal belangrijke punten:
- Rollen en verantwoordelijkheden
- Taken en taakafhankelijkheden
- Tijdlijnen, mijlpalen en belangrijke producten en resultaten
- Tracerings- en rapporteringsvereisten
- Beschikbaarheid van middelen
- Communicatieplan
- KPI's en maatstaven
- Risicobeheersingsstrategieën
7. Details
Dwing uzelf om oog te houden voor de schijnbare details. Houd uw dossierkennis over uw project op peil.
- Hoeveel budget is er nog?
- Wie is verantwoordelijk voor wat?
- Zitten we nog op schema om de deadline te halen?
Het kan nare gevolgen hebben als u details uit het oog verliest. Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting, de verkeerde klant aanspreken over een project; het zijn situaties die u voor gek zetten, een tegenslag zijn voor het volledige project en toekomstige projecten in gevaar kunnen brengen.
8. Tools
Een projectmanager gebruikt vaak uiteenlopende tools om taken, doelen en de status van projecten bij te houden. Zorg ervoor dat tools u echt helpen! Want tools zijn niet altijd flexibel genoeg, waardoor ze niet afgestemd zijn op uw wensen en behoeften. Of ze zijn te complex, waardoor u en het team veel kostbare tijd verliezen.
9. Controle
U kunt uw project starten met een waterdichte planning, maar dat heeft weinig zin als u deze tussentijds niet opvolgt. Om er zeker van te zijn dat het project soepel verloopt, zou u regelmatig een check-in moeten doen en wijzigen aanbrengen waar nodig. Dat betekent ook dat u voldoende met het team communiceert om vertraging te voorkomen.
10. Risicomanagement
Elk project is uniek. Dat betekent ook dat ze in zekere mate onvoorspelbaar zijn. Het kwalificeren en kwantificeren van deze onzekerheid helpt u om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mislopen. Dit noemen we risicomanagement en dat is onderdeel van uw takenpakket als projectmanager.
Succesvol projecten managen
Eggermont: "Zoals u leest, zijn er een hoop valkuilen om rekening mee te houden. Met bovenstaande ingrediënten vergroot u de kans op een goede afloop. Zo hoort uw project straks wél bij de 26 procent die slagen."
