Technologie maakt het mogelijk - Cultuur zorgt dat het werkt
´Toekomstbestendig zijn is een kwestie van bedrijfscultuur´
3 november 2020 -
De coronacrisis maakt duidelijk hoe ingewikkeld het is voor bedrijven - en helemaal voor wereldbedrijven - om het werk nog voor elkaar te krijgen. De bedrijfscontinuïteit, het vermogen om kritieke taken onder alle omstandigheden uit te voeren, wordt op de proef gesteld.
De vraag dringt zich op wat er voor nodig is om de toekomst van de onderneming beter te waarborgen, wat betreft crises, maar bijvoorbeeld ook wat betreft medewerkers die van een andere generatie zijn. 'Technologie´ lijkt misschien het antwoord, omdat dat tegenwoordig het antwoord lijkt te zijn op iedere uitdaging. Maar om een bedrijf echt toekomstbestendig te maken, is dat toch onvoldoende: technologie is een voorwaarde, maar de bedrijfscultuur bepaalt het toekomstig succes. Dat stelt Laura Butler, eindverantwoordelijk voor HRM bij Workfront work management, die dit artikel schreef.
De gezondheidszorg en overheden draaien overuren om corona de kop in te drukken. Ondertussen worstelen leiders van ondernemingen om hun bedrijven in de lucht te houden en te laten overleven. Op volle zee worden zij geconfronteerd met de mate waarin ze klaar waren voor ´het nieuwe normaal´ dat alweer driekwart jaar werkelijkheid is. De een krabbelt op, de ander was gelukkig beter voorbereid en onderzoekt nieuwe wegen om de crisis te weerstaan.
Thema´s die iedereen parten spelen, zijn:
Reisbeperkingen – die vragen om technologische mogelijkheden zoals videovergaderen en veilige toegang tot bedrijfssystemen en bestanden.
Thuiswerken - vraagt om digitale samenwerkingsmogelijkheden en gedelegeerde verantwoordelijkheden1
Economische onzekerheid - vraagt om efficiënte bedrijfsvoering, omdat steeds minder medewerkers zich moeten richten op het belangrijkste werk
Corona heeft de druk op onze werkwijzen en systemen enorm vergroot en dat doet de zwakten naar boven komen.
Onzekerheden
Toekomstbestendig zijn, dat is geen coronakwestie. De huidige crisis bewijst alleen maar dat de toekomst per definitie ongewis is. Toekomstbestendig zijn, is klaar zijn voor onverwachte bedreigingen en profiteren van kansen die zich voordoen. Maar ook kunnen reageren op trends. Een belangrijke is het tegemoet kunnen komen aan de eisen van nieuwe generaties op de arbeidsmarkt.
Tech & Cultuur
Op plotselinge veranderingen en toekomstige onzekerheden hebben we geen invloed, maar we kunnen er wel op voorbereid zijn en ons bedrijf zo inrichten dat het flexibel op plotselinge, of aanzwellende veranderingen kan reageren. Cruciaal daarbij zijn de technologische organisatie en inrichting, en de bedrijfscultuur: de organisatie en inrichting vanuit menselijk perspectief. Die twee beïnvloeden elkaar en bepalen in samenhang de potentie van kennisorganisaties.
Autonomie
De elementen technologie en cultuur, bepalen onze reactiesnelheid, veerkracht en wendbaarheid wanneer er beren op de weg opdoemen, zoals corona, maar dat kunnen evengoed kansen in de markt zijn waarvan we willen profiteren voordat de concurrentie dat doet. Denk bij ’cultuur’ ook aan een nieuwe generatie medewerkers die niet meer naadloos meegaat in de manier waarop de onderneming altijd heeft gewerkt. Routinewerk zonder vragen te stellen, is passé voor een generatie die autonomie zoekt in zinvol werk.
Why?
De toekomst vraagt om andere verhoudingen en omgangsnormen, bijvoorbeeld door autonomer werken mogelijk te maken: zelfstandiger en met meer bevoegdheden. En transparanter te werken: met meer inzicht in en invloed op wat er speelt en hoe we daarop reageren. Maar ook om meer ruimte te scheppen voor betekenisvol werk, waarin de bestaansreden van de onderneming, oftewel het waaróm van het bedrijf centraal staat, bijvoorbeeld ´betere patiëntzorg´ en ´tevredener klanten, die we ontzorgen’ - wat verder gaat dan een zakelijke transactie.
Verbinding
De business waar Workfront in zit, is ‘de organisatie van ongestructureerd kenniswerk’. Daarbij is het onze missie om mensen hun werk beter te laten doen, ongeacht de omstandigheden. ‘Verbinding’ vormt daarbij de kern:
verbinding van veelsoortig werk in al zijn facetten;
binnen één onderneming met verschillende voertalen;
over verschillende tijdszones;
met verschillende bedrijfsculturen; en
verbinding met verschillende bedrijfssystemen.
Werk
‘Werk’, met name kenniswerk, laat zich onderverdelen in:
processen,
gegevens,
informatie en
de mensen die het werk leveren.
Elk van die elementen is essentieel en van kritiek belang voor de onderneming, zeker nu de wereld waarin we werken in toenemende mate is gedigitaliseerd, gedecentraliseerd, en grenzeloos – zeker binnen Europa.
´Technologie´ lijkt, als gezegd, het antwoord op ieder denkbaar probleem, maar de investering daarin rendeert maar matig als de bedrijfscultuur er niet naar is om er ten volle van te profiteren. Efficiëntie is één ding, maar effectiviteit is een ander, en effectiviteit staat of valt met een werkcultuur die de toekomststrategie van de onderneming reflecteert en aansluit bij de manier waarop de jongere generaties kenniswerkers willen en kunnen werken. Met een simpel beeld: effectiviteit vraagt erom dat u het paard vóór de wagen spant…
Just right!
Kenniswerkers zijn professionals, maar de organisatie van hun werk loopt vaak achter in vergelijking met bijvoorbeeld de maakindustrie, zoals van elektrische autodaken, of leveranciers van standaarddiensten, zoals mobiele telefonie. Bij automatisering, marketing en personeelszaken, bijvoorbeeld, zijn het bekwame professionals die het ongestructureerde werk tot een goed einde brengen, omdat ze ook flexibel zijn en kunnen improviseren. Maar optimaal is dat niet. De juiste combinatie van cultuur en technologie, optimaliseert het potentieel, oftewel de mogelijkheden die een organisatie in zich bergt, door de juiste mensen en middelen, op het juiste moment in te zetten op het juiste werk. Technologie maakt het mogelijk. Cultuur zorgt dat het werkt.
Organiseren
De efficiënte en effectieve organisatie van werk bij bedrijven en afdelingen waar sprake is van ongestructureerd kenniswerk, krijgt steeds meer aandacht. ’Professionals hoef u niet te managen, die managen zichzelf’, zei de Nederlandse organisatieadviseur Mathieu Weggeman. Dat klopt in de zin u u ze niet achter de broek hoeft te zitten, of hoeft te vertellen wat ze zelf beter weten. Het gaat hier om de organisatie van werk, bijvoorbeeld door te zorgen dat twee IT-deskundigen met verschillende, voor een bepaalde klus benodigde vaardigheden op het juiste moment met de juiste middelen en informatie aan de slag kunnen. Hun autonomie hoef u daar niet voor aan te tasten. Wel kunt u de betreffende klantinformatie voor hen open zetten. En u kunt bijvoorbeeld monitoren op teveel meerwerk, om maar eens wat te noemen, omdat sommige professionals perfectie nastreven die aan hun eigen norm tegemoet komt, maar waar de klant niet om vraagt.
HR voorbij
IDC zegt over het belang van mensen en bedrijfscultuur: "Technologie maakt de digitale transformatie mogelijk, maar het zijn de mensen die het doen. Wie wil slagen moet dit als uitgangspunt nemen.’ Die bedrijfscultuur is ook niet voorbehouden aan de afdeling personeelszaken, of ‘human resource management’. Het betreft de hele organisatie en iedereen die de vrijheid wil ervaren van onbeperkt samenwerken met optimale bevoegdheden, en die cultuur manifesteert zich op verschillende manieren:
Technologie is er voor de medewerkers – en niet omgekeerd. Medewerkers beschikken over de technologie en hulpmiddelen die hen verder helpt bij het samenwerken, thuiswerken, in hun creativiteit en bij hun ontwikkelingswerk. Geen elektronische halsbanden, maar ruimte scheppen om te excelleren. Zie de onderneming, hoe complex ook, als één lichaam en zorg dat technologie alle werk in al zijn facetten met elkaar verbindt, zodat de linkerhand weet wat de rechter doet, ongeacht of die andere afdeling om de hoek, in Hongarije, in de V.S. of in Zuid-Amerika zit.
Grenzeloos werven. De onderneming werft de beste mensen, ongeacht waar die zich bevinden, biedt de beste ondersteuning en weet hen te binden.
Zelfstandige en flexibele samenwerkingspraktijken. Het bedrijf is duidelijk over het ‘wat’, maar schrijf het ‘hoe’ niet voor en laat medewerkers hun eigen wegen vinden om het beste resultaat te boeken.
Verbind ’werk’ met ’doel’. Het bedrijf is transparant en laat medewerkers begrijpen hoe hun werk nodig is om welk doel te bereiken en geeft die professionals het vertrouwen dat ze verdienen. Medewerkers zijn op de hoogte van de strategische bedrijfsdoelstellingen en de bedrijfsresultaten en hen wordt gevraagd in lijn daarmee te werken.
Een vertrouwenscultuur waarin mensen hun verantwoordelijkheden (kunnen) nemen, vraagt om:
koers,
informatie,
mensen & middelen en
handelingsvrijheid.
Werknemerservaring
Medewerkers zijn essentieel voor kennisbedrijven en bepalen het succes. Ondernemers van kennisbedrijven zeggen: ’Zie eerst de juiste mensen maar te krijgen, dan komt het werk vanzelf.’ Alleen de grootste werkgeversmerken hebben een magneet voor toptalent. Alle andere moeten slim werven en opbieden om het benodigde talent te werven. De ’werknemerservaring’ staat tegenwoordig dan ook op de directieagenda. Technologie mag daarbij niet frustreren, maar moet mogelijk maken wat de jongere generaties zoeken: de kans om autonoom te werken aan zinvolle taken.
Technologie en cultuur levert de lenigheid op die nodig is om te reageren op trends, snelle marktveranderingen en crises.
Minimaliseer werkverstoringen en verbeter de werkervaring voortdurend. Een toekomstgerichte bedrijfscultuur met technologie die het mogelijk maakt, zorgt voor de gezochte wendbaarheid en bedrijfscontinuïteit, ongeacht de omstandigheden. Bosbranden en black-outs (geen stroom) in Californië; de Brexit; corona; leveringsproblemen vanuit China en India; …: niemand zag het allemaal aankomen.
Vind en bind talent. Kom tegemoet aan de wensen en behoeften van medewerkers en overstijg hun verwachtingen met een eigentijdse bedrijfscultuur en toptechnologie, waardoor het mogelijk is om creatief en innovatief samen te werken aan werk dat er toe doet.
Neem een voorsprong op de concurrentie. De bedrijfsstrategie moet geen papieren tijger zijn, dus breng het werk in lijn met de uitgezette koers en bereik de opgestelde doelen.
Heilige graal
De juiste benadering van ’Tech & Cultuur’ zorgt dat de jongste generaties binnen bedrijven kunnen excelleren en dat die bedrijven snel en adequaat kunnen reageren op kansen die zich voordoen en opdoemende bedreigingen. Als ´Tech´ de hoge lat is waar we overheen willen springen, vergeet dan niet die in lijn te brengen met ´Cultuur´ om er rendement uit te halen. Wat er nodig is, is eenvoudig, maar vraagt wel een omslag in het denken, van micromanagement naar vrijheid geven door de werkgever en verantwoordelijkheid nemen door de werknemer. Techniek is op de markt verkrijgbaar. Cultuur is een uitdaging voor de bedrijfsleiding.
