14 oktober 2020 -
Veel bedrijven hebben hun bedrijfsvoering het afgelopen halfjaar drastisch moeten wijzigen. Om de verspreiding van het coronavirus onder controle te houden, heeft de Nederlandse overheid diverse maatregelen ingevoerd, die soms verregaande consequenties hebben voor het dagelijkse reilen en zeilen van bedrijven. Een van die maatregelen is bijvoorbeeld dat er zoveel mogelijk thuis gewerkt moet worden.
Dit werd sinds half maart al geadviseerd , maar is inmiddels weer een aangescherpt advies. Stefan Janssen van Thuisaanhetwerk.nl benoemt vijf tools om samen met uw team zo effectief en efficiënt mogelijk te werken.
Digitale agenda
In de periode voorafgaand aan de maatregelen was het vrij simpel: was een medewerker aanwezig, dan was hij of zij ook aan het werk. Janssen: "Nu u niet direct meer zicht hebt op de medewerkers, is het ook lastiger te bepalen wanneer zij aan het werk zijn. Zeker omdat er in ons land relatief veel mensen parttime werken en de werkdagen of -uren nog wel eens kunnen wisselen, komt een digitale agenda, bijvoorbeeld die van Microsoft Office 365, goed van pas."
Online documentbeheer
Nu het werk sterk digitaliseert, wordt het ook belangrijker gemakkelijk online documenten te kunnen maken en delen. Janssen raadt bijvoorbeeld Google Docs en Dropbox aan. "De eerstgenoemde maakt het vooral gemakkelijk documenten samen te bewerken. Zo wordt voorkomen dat er lokaal bij allerlei mensen diverse versies van documenten komen te staan. Als er ook grote gegevensbestanden gedeeld moeten worden is Dropbox erg handig. Gebruikmaken hiervan voorkomt overbelasting en het vollopen van accounts van de zakelijke mail."
Chat
Nu u niet meer dagelijkse face-to-face contact hebt met uw team, is het belangrijk om op andere manieren contact te houden. Janssen: "In eerste instantie grijpt men dan snel naar de telefoon. Een programma zoals Microsoft Teams om met elkaar te chatten heeft echter als voordeel dat ook non-verbale communicatie zichtbaar is. Hoewel het via een digitaal medium verloopt, geeft een chat toch veel meer het idee met elkaar in contact te staan. Hierdoor zijn mensen veel actieven betrokken bij onder andere groepsoverleggen."
VPN
Janssen benadrukt verder het belang van werken via VPN. "Nu mensen van uw team vanuit huis werken, zullen zij moeten inloggen op het bedrijfsnetwerk. Dit levert een risico op, omdat u niet precies weet hoe het met de beveiliging van de computer en het netwerk bij de medewerker thuis gesteld is. Door gebruik te maken van een VPN, kan ook vertrouwelijke data probleemloos verstuurd en ontvangen worden."
Projectmanagementtool
Tot slot benoemt Janssen het gemak van een online projectmanagementtool. "Nu u medewerkers niet of minder vaak ziet of spreekt, en zij elkaar onderling ook, is het des te belangrijker om goed te weten waar iedereen precies aan werkt. Een projectmanagementtool zoals Trello helpt op een speelse manier de productiviteit een boost te geven."
Hoelang het nog zal duren voordat corona eronder is gekregen, is nog onzeker. De ingevoerde maatregelen in ons land zijn echter wel een belangrijke aanjager geweest voor bedrijven om veel meer in te zetten op digitalisering. Dit kan in de toekomst alleen maar goed van pas komen!
