Drie toepassingen voor digitalisering in kantoor ‘na corona’
Meten is weten
16 september 2020 -
Met de persconferentie van Mark Rutte, medio augustus 2020, werd duidelijk wat HR-managers en directies waarschijnlijk al langer vermoedden: de anderhalve meter-maatschappij blijft, voorlopig, en kantoren dienen zich aan te passen als zij dat nog niet gedaan hebben.
Dit artikel van John Adegeest, Directeur ICT bij CSU, beschrijft drie mogelijkheden voor organisaties om met behulp van digitale data het kantoor ‘corona-proof’ te maken, en onderweg zowel kosten te besparen als efficiëntie te winnen.
Helft van de capaciteit
In december 2019 maakte het CBS bekend dat 37 procent van de werkzame bevolking in 2019 regelmatig thuiswerkte. Niemand vermoedde dan ook dat thuiswerken halverwege 2020 niet de uitzondering, maar de norm is. Het keukentafelkantoor zal voorlopig niet verdwijnen: mensen worden steeds beter in thuiswerken en ongeveer de helft van de werknemers hoopt dat de huidige veranderingen blijvend zijn.
Hoe kunnen kantoren van deze inzichten gebruik maken om ‘beter’ en efficiënter te worden? Een goede registratie van de actuele bezetting leidt tot de volgende toepassingen.
Wie zijn er op kantoor?
Werknemers die willen én moeten gebruik kunnen blijven maken van het kantoor. Situaties waarin zij gedwongen thuisblijven omdat de status van het kantoor niet duidelijk is, zijn onwenselijk. Door via sensoren de actuele bezettingsgraad te meten, kunnen alle medewerkers het huidige gebruik van een pand inzien, een werkplek reserveren en in de toekomst mogelijk zelfs een inschatting zien van de komende dagen - en uren op kantoor.
Dit leidt ertoe dat ondernemingen méér ruimte winnen in hun gebouw. In de praktijk blijkt namelijk dat de meeste bedrijven met een bezettingsgraad van één werkplek voor 0.7 FTE (dus een werkplekcapaciteit van 70 procent) vooruit kunnen. Vrijgekomen ruimtes kunnen bijvoorbeeld als expositieruimte, inspiratiekamer of ontmoetingsplek worden ingericht: allemaal faciliteiten waarvan we verwachten dat ze na corona (nog) belangrijker zijn.
Comfortabel werken
Werknemers die zich comfortabel voelen op hun werkplek werken beter omdat zij zich beter kunnen concentreren. Dat inzicht is niet nieuw: onderzoekers keken bijvoorbeeld ooit naar wat het CO2-gehalte in een klaslokaal deed met de prestaties van leerlingen. De impact was aanzienlijk, en dat is logisch. Als u aandacht moet schenken aan werk, is een benauwde ruimte niet gewenst.
Er is meetapparatuur beschikbaar die temperatuur, luchtvochtigheid, CO2, enzovoorts kan registreren en gebruiken om de verwarming, airco of andere installaties aan te sturen. In kantoorpanden vertaalt zich dat in verschillende klimaatinstellingen, voor verschillende ruimtes. Wordt vergaderzaal een niet gebruikt? Dan is het niet nodig daar te verwarmen. Is het in vergaderzaal twee slechts achttien graden en is de kamer geboekt? Dan moet de verwarming misschien aan.
Hygiëne en veiligheid
Een deel van het comfort dat werknemers nu ervaren in hun werk ligt logischerwijs in de hygiëne van het pand. Tijdens corona wil iedereen ervan verzekerd zijn dat hun werkplek regelmatig wordt schoongemaakt. Ook hierin helpen sensoren en andere oplossingen om giswerk te voorkomen, want u wil niet gokken met de gezondheid.
Schoonmakers kunnen efficiënter werken als voor hen precies inzichtelijk is welke ruimtes vaker en recentelijk gebruikt zijn, en welke niet. Zo kunnen bedrijven met dezelfde bezetting intensiever schoonmaken op plekken die daar om vragen. Bovendien helpt ook de waargenomen veiligheid bij werknemers om hun efficiëntie te vergroten: iemand die zich geen zorgen hoeft te maken over een wel of niet schoongemaakte flexwerkplek kan zijn concentratie beter bij zijn taak houden!
Meten is weten
In de toekomst breiden de mogelijkheden die u hebt in het gebruik van door sensoren gegenereerde data alleen maar uit. Verschillende installaties en meetinstrumenten kunnen door het gebruik van overkoepelende platforms namelijk steeds beter ‘samenwerken’, om zo één toepassing te worden die waardevoller is dan de som van zijn delen.
De drie toepassingen uit dit artikel zijn daar slechts een paar voor de hand liggende voorbeelden van. Door bestaande hard- en software binnen de organisatie deel te laten worden van een groter netwerk van oplossingen, kunt u uw kantoorpand klaar maken voor optimale inzet en productiviteit, tijdens- en vooral ook ná corona.
Door thuiswerken kunnen bedrijven kosten besparen en blijken werknemers vaak nog productiever. Die tijdwinst is of voor het bedrijf of voor de werknemer.
Een vriend van me kan zijn werk thuis in 4 uur doen in plaats van in 8 uur. Bij deze niet commerciële situatie gebeurt dat vaker.
Hij moet alleen maar zijn target halen. De winst - vrije tijd - is voor hem.
De kwaliteit van zijn werk en de kwantiteit blijft hetzelfde, zegt hij.
Enige puntje voor de werkgever/werknemer, zorg voor een goede werkplek, goede bureaustoel en dito tafel, dat voorkomt rugklachten, nekproblemen en op de duur uitval door ziekte.
.jpg)
