24 augustus 2020 -
Langzaam maar zeker krijgen High Performance Teams (HPT’s) meer voet aan de grond ook buiten de IT-afdeling. Cijfers uit de Ordina Digital Monitor bevestigen dat: negen procent van de ondervraagde IT-leiders constateert in het onderzoeksrapport dat HPT’s ook elders in de organisatie hun intrede doen.
Er is een reden waarom HPT’s meer terrein buiten de IT winnen. Er zitten onmiskenbare voordelen aan deze werkwijze. Jan Galicia, General Manager Portfolio & Business Development bij Ordina legt het uit: "De teamleden zijn speciaal geselecteerd voor een specifieke taak op basis van eigenschappen en kwaliteiten. Ze werken in hoge mate zelfstandig om sneller resultaten te bereiken, waarbij ze zelf plannen, problemen oplossen, beslissingen nemen en de voortgang beoordelen. Ook hebben teams een zelflerende effect en is kennisactivatie geborgd in de teams. Ze knippen het project op in behapbare doelen en realiseren die kortcyclisch. De zelfstandigheid, expertise en kwaliteiten van teamleden maximaal worden optimaal benut."
Een vraag die Galicia daarbij regelmatig krijgt, is of organisaties buiten de IT HPT’s één-op-één kunnen kopiëren en inzetten. "Het eerlijke antwoord is nee. De ene afdeling is meer geschikt voor het werken met HPT’s dan de andere. Dit neemt niet weg dat bepaalde eigenschappen wel degelijk interessant zijn voor een heleboel andere sectoren", vertelt Galizia. Om dit beter te kunnen begrijpen, knipt Galicia HPT’s op in verschillende elementen en vervolgens kijkt hij per element hoe ze buiten de IT gedijen.
Kortcyclisch
Door kortcyclisch te werken, zijn afdelingen wendbaarder en kunnen ze ook gemakkelijker reageren op bepaalde gebeurtenissen. Galicia: "Het vraagt wel om een totaal andere structuur: in plaats van te werken met langetermijndoelen, bekijkt het team iedere paar weken de resultaten en stellen ze nieuwe doelen. Allemaal op basis van de huidige situatie en de vereiste reactie. Een ideale aanpak voor de communicatie- of marketingafdeling. Want door te werken in korte sprints, kunnen ze tijdens een sprint al bedenken hoe ze reageren op een bepaalde situatie."
Onbewust vindt deze werkwijze volgens Galicia al vaker plaats buiten de IT. "Wordt het assortiment wekelijks aangepast op basis van het seizoen of het productaanbod? Dat is in principe ook kortcyclisch werken. Op kortere termijn plannen om sneller resultaat te behalen, check. Een hoge wendbaarheid zorgt voor een snelle, kortere reactietijd. Maar ook in de thuiszorg, horeca en overige retail ziet u dit terug. Immers: u creëert ter plekke waarde voor de klant. Of dat nu in de vorm van producten of diensten is."
Galicia vertelt dat de verspreiding van dit concept zelfs verder kan gaan. "Wat dacht u van productontwikkeling? In plaats van jaarlijks nieuwe modellen te lanceren, kunt u er ook voor kiezen om een basis neer te zetten met maandelijkse upgrades. Bijna alles kan kortcyclisch worden ingericht, het vergt alleen wel het nodige aanpassingsvermogen."
Multidisciplinariteit
Omdat multidisciplinaire teams een breed scala aan vaardigheden bevatten, zijn teamleden vaak enorm gemotiveerd. Ze stimuleren elkaar om meer te leren over nieuwe onderwerpen en elkaar beter te begrijpen. Tegelijkertijd werken ze samen naar één gemeenschappelijk doel. Een motiverend geheel, waardoor medewerkers vaak de voorkeur geven aan het werken in een team. "Zeker wanneer u meerdere expertises nodig hebt, is het inzetten van dit HPT-element raadzaam.
En ook hier geldt dat het onbewust al vaak voorkomt: wanneer een aannemer een huis moet bouwen, huurt hij verschillende vaklieden in om het totaalplaatje zo goed mogelijk te realiseren. Hierbij bouwen alle vaklieden samen een huis, in plaats van dat ze aan één onderdeel van het totaal bouwen," aldus Galicia.
Zelforganisatie
Dit element binnen de HPT manier van werken is niet voor iedere organisatie weggelegd. Een zelforganiserend team moet een manier vinden om zichzelf daadwerkelijk te organiseren. Daarvoor is een lijnmanager benodigd die de processen en de individuele ontwikkeling van de teamleden begeleidt, maar het eigenaarschap van het project bij het team laat.
Een voorbeeld hiervan is te vinden in de zorgsector. Bepaalde gemeentes zijn gestart met zogenoemde wijkteams. Alle mensen in dit multidisciplinaire team zorgen samen voor de wijk met behulp van de benodigde expertises. Een andere vorm is het ‘gelegenheidsteam’: een toegewijd team dat per patiënt wordt samengesteld. In beide gevallen ontstaat er een integrale aanpak en zijn ‘handovers’ tussen verschillende disciplines niet meer nodig.
"Beroepen die om de nodige flexibiliteit vragen, doen hun voordeel met zelforganisatie. Zelforganiserende teams kunnen namelijk zelf beslissen hoe ze het project of de opdracht aanvliegen, gebaseerd op alle aanwezige kennis, gedragingen (disciplines) en ervaring in het team,"aldus Galicia.
Klantfeedbacken reflecteren, leren en verbeteren
Klantgerichtheid en -feedback is overal essentieel en bruikbaar, ongeacht om welke sector het gaat. Daarbij hangt dit concept sterk vast aan zelforganisatie. Teams worden dan vooral gedreven door feedback van klanten om de dienstverlening en/of processen te blijven verbeteren. Ook hangt dit concept nauw samen met kortcyclisch werken. Want waar teams op basis van klantfeedback werken, is er een korte reactietijd nodig. Galicia: "Als een afdeling klantfeedback ophaalt en vervolgens erg lang doet over het nemen van een daaropvolgend besluit, is de feedback niet erg relevant meer. Daarbij komt dat het aanzetten vanuit de feedback tot reflecteren, leren en continu te verbeteren leidt tot kennismanagement of beter gezegd een ‘kennis activatie aanpak’."
Worden HPT’s daarmee ook de standaard buiten de IT?
"De belofte van snellere, betere en responsievere producten of diensten voor klanten is voor organisaties enorm aantrekkelijk. Echter, niet voor elke afdeling of vraagstuk is een integrale aanpak relevant en toepasbaar. Van onderdelen kan zeker veel geleerd worden, ik verwacht dan ook zeker dat vooral elementen van de HPT manier van werken uiteindelijk steeds meer terrein winnen buiten de IT," sluit Galicia af.
