Werken in de cloud biedt flexibiliteit en vrijheid
22 juli 2020 -
Bedrijven die een digitale werkomgeving afnemen uit de cloud, konden tijdens de coronacrisis snel en simpel omschakelen naar thuiswerken. Maar er zijn meer goede redenen waarom steeds meer organisaties de cloud een goed alternatief vinden voor de klassieke desktop.
Wat is de belangrijkste eis die iedere organisatie stelt aan een digitale werkomgeving? Dat het werkt. Danny Vosman, architect en product owner Lango Workspace bij Solvinity: "Vooral nu mensen minder op kantoor zitten, wordt duidelijk dat dat de voornaamste eis is: IT moet het gewoon doen!" Wat hem betreft is dat de eerste en belangrijkste van zeven redenen waarom organisaties een werkplek in de cloud zouden moeten overwegen.
1. Bedrijfscontinuïteit
Het werk moet, als het even kan, onder alle omstandigheden kunnen doorgaan. Een werkplek in de cloud kan overal worden benaderd, zolang er maar een apparaat is waarop een browser draait, zegt Vosman: "Om méér werkplekken in de cloud te realiseren, hoeft de IT-afdeling bijna niets te doen – hooguit wat extra licenties aan te schaffen." Bovendien is een centraal beheerde werkomgeving uit de cloud minder storingsgevoelig. Bijna een derde van de Nederlanders is wekelijks tot wel vijf uur kwijt aan werkonderbrekingen met een technische oorzaak, zoals uitval, storingen en de noodzaak om updates en patches te installeren. Gebruikers van een werkomgeving in de cloud hebben vrijwel geen last van dergelijke onderbrekingen," zegt Vosman.
2. Mobiliteit
Organisaties met medewerkers die veel onderweg zijn of op een externe locatie werken, hebben waarschijnlijk al eerder gemerkt dat een werkomgeving in de cloud de organisatie veel flexibeler maakt. "U kunt thuis beginnen op de tablet, in de trein verder werken op de smartphone, en op kantoor doorpakken op de laptop: op elk van die apparaten komt u direct in uw eigen omgeving terecht, precies waar u gebleven was. Werken op verschillende mobiele apparaten is dankzij de cloud ook een stuk veiliger dan vroeger, "zegt Vosman: "Alle data blijven in de cloud. U bent niet meer afhankelijk van uw apparaat – zelfs als u het zou verliezen, gaan er met de juiste maatregelen zoals encryptie geen gevoelige gegevens verloren." Bovendien kan de organisatie op afstand, op basis van randvoorwaarden en locatie, automatisch bepalen welke data de medewerker op dat moment wel of misschien beter niet kan gebruiken.
3. Veiligheid
Een reeks recente incidenten heeft aangetoond dat interne IT-afdelingen vaak over onvoldoende kennis en tijd beschikken om de basisbeveiliging en compliance van de IT-omgeving goed bij te houden. Dat is voor Vosman een volgend belangrijk argument om over te stappen naar een ‘managed workplace environment’ in de cloud. "Het voordeel van een beheerde cloudomgeving is dat een goede cloudprovider bijvoorbeeld snel en eenvoudig updates en patches kan doorvoeren, zonder dat eindgebruikers daar iets van merken. Zo werkt iedereen altijd met de laatste en meeste veilige softwareversies."
De betere cloudomgevingen bieden bovendien single point of identity, waardoor u met minder handelingen méér overzicht en grip op de accounts hebt. Met single sign-on kunnen medewerkers vervolgens met één keer inloggen meteen al hun applicaties gebruiken. "Als u nog maar één wachtwoord hoeft te onthouden, wordt de drempel veel lager om een degelijk wachtwoord te kiezen. Dat maakt zo’n omgeving al snel vele malen veiliger."
4. Productiviteit
Een goede werkomgeving in de cloud geeft rechtstreeks toegang tot één overzichtelijke interface, die op elk apparaat toegang geeft tot applicaties en documenten, maar bijvoorbeeld ook bedrijfsnieuws, contactgegevens en agenda’s. "Voor eindgebruikers is een van de grootste voordelen van een goed ontworpen werkplek in de cloud dat alle informatie die ze nodig hebben - vanuit verschillende bronnen, on-premises of vanuit de cloud - overzichtelijk in één intuïtieve interface wordt aangeboden," vertelt Vosman. Dat maakt mensen een stuk productiever. Bovendien is de kans op storingen en werkonderbrekingen veel kleiner.
5. Beheersbaarheid
De stabiliteit van de werkomgeving in de cloud is met name te danken aan het feit dat zo’n omgeving veel beter te beheren is, zegt Vosman. Een werkplek in de cloud wordt over het algemeen aangeboden door een managed serviceprovider die het onderhoud en technisch beheer voor zijn rekening neemt. Dat ontlast de IT-afdeling, maar geeft ze tegelijkertijd ook veel meer controle over de regiezaken die wél bij de eigen organisatie blijven liggen. Nieuwe applicaties aanbieden, de onboarding van nieuwe medewerkers, rechten toekennen aan gebruikers: "Het wordt allemaal een stuk eenvoudiger als het allemaal centraal geregeld kan worden en iedere gebruiker in principe dezelfde omgeving gebruik,t," vertelt Vosman.
6. Toegankelijkheid
Die uniformiteit heeft nog een ander voordeel: de nieuwe omgeving wordt over het algemeen moeiteloos geaccepteerd. "Een digitale werkomgeving is ook een manier om de tools die medewerkers toch al dagelijks gebruiken op een overzichtelijke manier aan te bieden. De leercurve voor onze eigen Lango Workspace is bijvoorbeeld bijzonder kort," lacht Vosman: "We hebben een ‘Lango Coach’, die medewerkers helpt het maximale uit de mogelijkheden te halen. Maar in de praktijk merken we dat mensen vaak al na een paar dagen helemaal gewend zijn en al hun tools en informatie moeiteloos kunnen vinden." Daarbij helpt het natuurlijk zeker dat ze overal op kantoor, maar ook onderweg of thuis, altijd precies dezelfde persoonlijke omgeving krijgen aangeboden. "Alsof u uw werkplek altijd met u meedraagt."
7. Vrijheid
Het resultaat van een digitale werkomgeving in de cloud die door een derde partij wordt gemanaged, is vrijheid. "Eindgebruikers krijgen een stabiele, gebruiksvriendelijke en uniforme omgeving die ze altijd en overal kunnen benaderen, zodat ze zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken," zegt Vosman. "En doordat de IT-afdeling beheertaken kan afstoten, winnen ze heel veel tijd die ze kunnen besteden aan andere zaken, zoals regie en innovatie." Wat hem betreft heeft de klassieke desktopomgeving nu echt zijn beste tijd gehad.
