13 juli 2020 -
Een half jaar geleden vergaderden we nog. Nu ‘zoomen’ we. Ook nu we voorzichtig het land weer openen, werkt Nederland nog altijd veel digitaal en zal dit misschien ook wel blijven doen. Video is essentieel gebleken om professionaliteit en verbinding te behouden. "Zonder video is het eigenlijk net alsof iemand in een vergadering een krant voor het hoofd houdt," zegt Axel Albrecht, Manager Sales Engineering bij Zoom.
Thuiswerken was in het begin wat onwennig, en er werd gekscherend gesproken over Zoom-shirts – een net overhemd dat even snel over het huispak wordt aangetrokken wanneer een call begint. Nu we inmiddels meer gewend zijn aan thuiswerken, is meer professionaliteit te verwachten. "Ik gedraag me iedere ochtend alsof ik naar kantoor ga," zegt Albrecht. "Wassen, scheren, normale kleren aantrekken. Hetzelfde verwacht ik van mijn team."
Tijdens video-calls komt de Zoom-etiquette om de hoek kijken. Zorg ervoor dat u er representatief uitziet; zorg voor een nette, al dan niet virtuele, achtergrond; kijk in de camera wanneer u praat en zet uw microfoon uit wanneer u luistert. Het zijn simpele maar belangrijke basistips om professionele vergaderingen via video conferencing te houden. Eigenlijk komt het erop neer dat u in een video conference dezelfde etiquette hanteert die ook in een fysieke vergaderruimte geldt.
Verbinden op afstand
"Voor de coronacrisis dachten we er vaak over hoe geweldig het zou zijn om één of twee dagen thuis te werken," zegt Albrecht. "Geen file, geen drukke trein. Nu vinden we het geweldig als we weer één of twee dagen op kantoor kunnen werken." Dat is niet omdat werknemers op kantoor willen werken. Nee, de helft van de Nederlanders wil ook na corona thuis blijven werken, blijkt uit onderzoek van Intermediair en de Nationale Vacaturebank. Wat werknemers wél missen, is sociale interactie. U kunt niet bij het koffie-apparaat even vragen hoe het met een collega gaat, of even langs een werkplek lopen. Dit is voor veel medewerkers een gemis: zo geeft een recent onderzoek van Citrix aan dat 65 procent van de Nederlanders het kantoor vooral ziet als een plaats voor sociaal contact en persoonlijke samenwerking.
Verbinding blijven zoeken is dus belangrijker dan ooit, maar het vormt een uitdaging. Virtuele vergaderingen zijn geen volwaardige vervanging van sociale interactie. Ook andere zaken die u voorheen face-to-face deed, moet u vertalen naar een virtuele omgeving om de teamgeest hoog te houden. Koffiepauzes, lunches, borrels, brainstormsessies. Verdeel tijdens werksessies taken aan het hele team, zodat iedere medewerker een moment in de spotlight krijgt en zich gehoord voelt. Blijf virtuele schouderklopjes uitdelen. "Ik ga met mijn team binnenkort bijvoorbeeld online een hapje eten," zegt Albrecht. "We laten eten bezorgen en schuiven op hetzelfde moment via Zoom aan, inclusief alle gezinnen. Daarnaast sturen we ook een T-shirt, om iets tastbaars te geven. Tastbare zaken zijn erg belangrijk voor de teamgeest, als we verder vooral virtueel samen zijn."
Dat zijn de leuke kanten van verbinden. Maar thuiswerken brengt ook negatieve aspecten met zich mee. "We kunnen thuis heel effectief zonder pauze doorwerken," zegt Albrecht. "Werknemers stellen veel makkelijker het avondeten met een half uur uit, omdat ze nog snel even wat willen afmaken. Maar dat is niet op de lange termijn vol te houden." Er is een nieuw soort discipline nodig om structureel thuis te werken, om beroep en privé gescheiden te houden. Dat vergt meer van de werkgever, maar ook meer van de manager.
Het is dan ook belangrijk om regelmatig contact te hebben met teamleden om te peilen hoe het met hen gaat. "Het is een kwestie van doorvragen," zegt Albrecht. "Focus daarbij op de lange termijn. Een mooie virtuele achtergrond komt professioneel over, maar daarachter kan een bedompt kamertje schuilen waar eigenlijk niet voor langere tijd gewerkt kan worden. Ook kinderen en blaffende honden op de achtergrond zijn redenen om door te vragen." Waak er tijdens deze gesprekken voor dat u als manager uw teamleden laat praten. Vul de gaten niet in met uw eigen verbeelding, maar zorg dat u echt doorprikt tot de waarheid van de situatie. Thuiswerkers hebben namelijk sneller de neiging tot overpresteren. Hierdoor zouden ze de ernst van de situatie kunnen bagatelliseren. Des te meer reden om door te vragen!
Terug naar normaal of het nieuwe normaal?
Werknemers willen dan wel terug naar kantoor voor de sociale interactie, maar werkgevers zouden er niet per sé goed aan doen de bedrijfsvoering volledig terug te draaien naar de situatie van voor de crisis. Het is bij lange na niet evident dat we vóór corona op de beste manier werkten. "U kunt uzelf afvragen of we na corona nog terug kunnen naar hoe het ‘vroeger’ was," zegt Albrecht. "Maar een betere vraag is: zouden we dat überhaupt moeten willen?"
Bij veel organisaties is digitale transformatie in een stroomversnelling geraakt sinds de uitbraak van de pandemie. De infrastructuur voor hybride bedrijfsmodellen is nu aanwezig. Ook videoconferencing heeft een nieuw élan gekregen. Volgens Albrecht blijft flexibel werken een permanent onderdeel van het Nederlandse bedrijfsleven. Video conferencing is daar een onmisbaar onderdeel van: "Waar het helpt om tijd en geld te besparen kan video conferencing helpen. Als een consultant via Zoom acht gesprekken kan voeren in de tijd dat het kost voor vier fysieke meetings, is het dan niet veel winstgevender om hem online te laten werken?"
Het vertrouwen in video conferencing tools an sich is gestegen. "De koning gebruikt Zoom voor toespraken, de paus houdt missen via livestream, ook bij ministeries zijn bezwaren inmiddels weggenomen. Hierdoor verwacht ik dat video conferencing alleen maar groter zal worden." Deze voorbeelden laten ook zien dat video conferencing allang niet meer voor kantooromgevingen is. Concerten, conferenties, of simpelweg een snel overleg tussen backoffice en bouwplaats: de enige beperking voor de inzet van video conferencing is onze verbeelding.
