Werk nieuwe IT-medewerkers effectief in op afstand
Geef nieuwe medewerkers een warm welkom, ook op afstand
16 juni 2020 -
In deze tijden leunt de economie zwaar op de ICT-infrastructuur. Die blijkt in Nederland gelukkig behoorlijk robuust, wat mogelijk wordt gemaakt door de vele IT-professionals. "IT-afdelingen en servicedesks hebben het nu alle dagen druk en kunnen wel extra steun gebruiken. Maar juist op die plekken is het nog niet zo gemakkelijk om nieuwkomers op afstand in te werken," vertelt Jojanneke van ’t Land van PEAK-IT.
Van 't Land deelt tips hoe IT-afdelingen dat effectief aanpakken.
Voorbereiding
Een open deur, maar toch: zorg dat de nieuwe collega op de eerste werkdag direct de benodigde apparatuur, programma’s en rechten heeft. Dan kunt u bij het inwerken direct to the point komen. Van ’t Land: "Wat de nieuwe medewerker ook helpt, is als van tevoren alle bedrijfsinformatie en werkinstructies kan inzien, als uw governance dat toestaat natuurlijk. Wellicht kunt u dit moment meteen benutten om een onuitwisbare indruk te maken, bijvoorbeeld een welkomstpakket erbij of een gekke koffiemok. Bedenk vooral iets persoonlijks of eigenzinnigs, dat zorgt voor een warm welkom, ondanks de bijzondere start van het dienstverband.
Een warm welkom
"Wilt u iemand committed aan boord hebben, besteed dan extra aandacht aan een warm welkom. Want op afstand is het lastig om u onderdeel van het team te gaan voelen." Wat Van ’t Land betreft bereikt u dat met persoonlijke aandacht, zorg bijvoorbeeld dat de nieuwe professional alle naaste collega’s een keer persoonlijk spreekt, in een videocall. Naast werkinhoudelijke zaken mag daarin ook ruimte zijn voor privézaken. Van ’t Land: "Ook een buddy-systeem kan nu goed werken. Koppel de nieuwkomer aan een vaste collega, als gids in de nieuwe organisatie." Wat het warme welkom compleet maakt, is het schetsen van duidelijke verwachtingen. Hoe vaak een nieuwe medewerker kan rekenen op collega’s die op afstand meekijken, of welke vragen hij bij zijn buddy kwijt kan en welke elders.
Wegwijs: handleidingen en contactpersonen
Wat voor elke nieuwe professional geldt, maar voor thuiswerkers nog meer: zorg voor begrijpelijke en up-to-date handleidingen van de meest kritische applicaties en infrastructuur. Voeg een korte werkinstructie bij voor veelgebruikte systemen, zoals ticketregistratiesystemen, tijdsregistratietools en eigen ontwikkelde bedrijfsapplicaties. Dat geeft de startende IT-professional vaak al voldoende houvast om direct gebruikers te ondersteunen bij vragen of incidenten. "Wat ook helpt is een lijst met contactpersonen in de organisatie," vult Van ’t Land aan. "Een rooster met wie op welke dagen op welke locatie werkt, en wat zijn of haar expertise is. Dan kan de nieuwe professional snel zijn eigen weg vinden."
Houvast en hou contact
Zeker nu er geen kantoorroutine is om aan vast te houden, heeft de nieuwe medewerker baat bij houvast. Het is goed om een agenda op te stellen voor de eerste werkweek of -weken. Prik alvast een moment waarop u samen de bedrijfsprocedures bespreekt, de technische systemen waarmee de professional zal gaan werken, en de meest urgent lopende zaken. Van ’t Land besluit: "En vergeet vooral niet om ook jullie unieke bedrijfscultuur over te brengen. Door het thuiswerken is het als nieuweling extra lastig om je draai te vinden. Help hem daarbij door in de eerste weken meerdere bila’s in te plannen en zorg voor dagelijkse contactmomenten met de leidinggevende. Hierdoor komen eventuele problemen snel aan het licht en kan er tijdig gestuurd worden op veranderingen." Zo kan een nieuwe IT-professional snel van waarde zijn en zich thuis voelen binnen de organisatie.
