15 juni 2020 -
Na bijna twee maanden lockdown is Nederland langzaam aan weer naar kantoor aan het terugkeren. Alhoewel vanuit huis werken bij meer bedrijven ook na de crisis zal worden gefaciliteerd betekent dat nog niet dat het kantoor kan worden opgedoekt. Een gezamenlijke werkplek blijft cruciaal voor elke organisatie waarin mensen samenwerken.
En of u nu al terug op kantoor bent of dit later gaat doen, het kan alleen onder één absolute voorwaarde: veilig. Neem in het protocol náást de hygiënische aspecten – zoals desinfecterende handgel en het ontsmetten werkplekken – in elk geval de volgende tips van Ricoh mee.
Anderhalve meter afstand houden: het moet op de parkeerplaats, in hallen, gangen, kantoortuinen, meetingrooms, in liften en op trappen. Het (tijdelijke) ‘nieuwe normaal’ gaat verder dan alleen de bureaus op voldoende afstand van elkaar zetten en brengt serieuze uitdagingen mee voor organisaties. Hoe zorgt u dat u goed bent voorbereid en medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt?
1. Signing via LED verlichting
Zorg in het nieuwe anderhalvemeterkantoor allereerst voor professionele signing die direct in het oog springt. Met signing kunt u looproutes bepalen. Besteed hierbij ook aandacht aan de materiaalkeuze. Denk aan pijlen voor looprichtingen of rolbanners met de oproep om afstand te houden. Zo kunt u via grote cirkels in het tapijt duidelijk maken tot welke afstand collega’s elkaar mogen benaderen. Organisaties kunnen bijvoorbeeld ook gebruik maken van ‘LED-verlichtingsdisplays’ bij een werkplek, met rood licht (deze werkplek is bezet), oranje licht (deze werkplek is zojuist gebruikt en moet schoongemaakt worden) of groen licht (deze werkplek is beschikbaar en veilig voor gebruik).
2. Werkplekken reserveren
Het anderhalvemeterkantoor heeft een forse impact op het aantal beschikbare werkplekken op kantoor. Om zicht te krijgen op de kantoorcapaciteit zijn online anderhalvemeter-rekentools ontwikkeld. De tool berekent het aantal bruikbare werkplekken en het aantal medewerkers dat tegelijk op het anderhalvemeterkantoor veilig kan werken. Ook zijn er diverse applicaties gelanceerd en/of aangepast die medewerkers in staat stellen om, voordat ze van huis naar kantoor gaan, een werkplek te reserveren. Op deze manier zullen medewerkers meer moeten gaan plannen. Het is straks namelijk niet meer vanzelfsprekend dat u een plek beschikbaar op kantoor hebt.
3. Virtuele receptionist
Om voor een veilig maar persoonlijk ontvangst op kantoor te zorgen is het mogelijk om een ‘virtuele receptionist’ in te schakelen. In dit geval maken organisaties gebruik van een systeem voor de ontvangst van bezoekers en medewerkers, maar dan met een aantal extra’s, zoals een virusrisicotoets (aan de hand van enkele korte vragen), een zeep/alcoholdispenser (waarmee bezoekers hun handen kunnen ontsmetten), en een printer (voor het printen van een toegangsbadge bijvoorbeeld).
4. Interactieve displays
Het nieuwe normaal betekent ook: thuiswerken maximaal faciliteren. Medewerkers moeten thuis én op kantoor dezelfde ‘user experience’ ervaren. Dit faciliteer je onder meer door processen te digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van documenten. Zodat medewerkers altijd en overal de essentiële informatie bij de hand hebben en zowel thuis als op kantoor lekker kunnen werken. Een must als zij steeds meer en vaker afwisselen van werkplek.
Een andere kans is het plaatsen van interactieve displays in meetingrooms. Hiermee stelt u medewerkers in staat om via een persoonlijke batch of via de cloud al hun documenten en presentaties op te roepen die zij thuis hebben voorbereid. Dankzij deze interactieve displays hoeven zij niet langer hun documenten en apparatuur fysiek mee te nemen. Zo transformeert u met de juiste beheersoftware elke meetingroom tot een productieve ruimte waar medewerkers flexibel kunnen werken.
