Het coronavirus is een voorbeeld van rapid change, van disruption
28 april 2020 -
Een goed voorbereide organisatie is meestal in staat een crisis op te vangen en mee te bewegen zodat de business en de medewerkers er ongeschonden en gezond uit tevoorschijn komen. Maar hoe doet u dat?
Een nieuwe managementbaan is altijd een uitdaging. Maar wanneer het land in uw derde week door de coronacrisis op slot gaat, wordt het helemaal pittig. Het overkwam Henry Barenholz, die half februari van start ging als Country Manager bij Workday in Nederland. Hij had nog net tijd om enkele collega’s van andere divisies te ontmoeten, voordat de situatie verslechterde en alle kantoren dicht gingen. Die uitdagingen hebben hem waardevolle lessen geleerd over bedrijfstransformatie, managen en omgaan met crises zoals deze.
1. Zorg voor een digitale backbone
Om snel te kunnen schakelen, is een flexibele digitale organisatie essentieel. Een van de grootste uitdagingen die Barenholz bij andere organisaties zag was het gebrek aan digitalisering. "Wij zijn goed uitgerust met digitale tools. Videoconferencing, software voor samenwerking, zelfs onze hele HR en financiële backoffice is volledig gedigitaliseerd. Hierdoor konden wij die slag naar remote working heel eenvoudig maken."
Dit is geen verwijt richting organisaties die moeite hebben ervaren met de overstap naar thuiswerken. Het advies van Barenholz is om de uitdagingen als leermoment te gebruiken. "Ik kan ondernemers niet vertellen wat ze nodig hebben. Dat weten ze zelf het best. Het belangrijkste wat ze nu kunnen doen is inventariseren waar er gaten zijn gevallen in bedrijfsprocessen en op basis daarvan een lijst van vereisten opstellen. Daarna kunnen ze in dialoog gaan met providers om de meest geschikte invulling te vinden van hun digitale toolkit."
Een digitale backbone betekent niet alleen software implementeren. Het betekent óók personeel opleiden om hier optimaal mee te kunnen werken. Barenholz: "Laten we eerlijk zijn, iedereen kan een web conference opzetten. Maar weet iedereen hoe ze overkomen, hoe ze het ter zake kunnen houden, beslissingen kunnen nemen en resultaten kunnen behalen? Volledig digitaal ondernemen vereist nieuwe vaardigheden, die uw personeel zal moeten leren."
2. Zet uw werknemers voorop
Over uw personeel gesproken: het is absoluut cruciaal dat juist nu extra wordt gelet op het welzijn en de motivatie van uw medewerkers. Mensen zijn op dit moment onzeker, wellicht snel afgeleid door de actualiteit, of door zorgen over hun familie. Dat is normaal. Organisaties kunnen daar ondersteuning in bieden, door meer contactmomenten in te lassen (denk bijvoorbeeld aan digitale lunches of borrels) en vooral door veel persoonlijke aandacht te geven.
Die persoonlijke aandacht is voor Workday belangrijk. "Al onze medewerkers hebben we persoonlijk gebeld om te vragen of ze comfortabel kunnen werken en hoe wij ze daarbij kunnen helpen." Bij zieke medewerkers worden bijvoorbeeld boodschappen afgeleverd. Dat is een uitdaging, maar tegelijkertijd nodig en vanzelfsprekend om medewerkers te ontlasten, zodat belangrijke processen blijven doorlopen. "Natuurlijk is het lastig, natuurlijk is het een investering. Maar als u kijkt naar wat er in de maatschappij of in de zorg momenteel gebeurt, dan is het voor ons als managers toch een eitje om ervoor te zorgen dat onze teamleden het goed maken?"
3. Gebruik de tijd die u geschonken is
Natuurlijk is het zo dat niet alle organisaties volledig online kunnen opereren. Sommige processen kunnen simpelweg niet doorgaan. In dat geval is het advies om niet met de handen in het haar te blijven malen over wat er niet meer kan, maar om jezelf af te vragen wat er nog wel kan. Neem de tijd om bestaande processen te analyseren en te optimaliseren, om voor te bereiden en plannen te maken voor de toekomst. Wat Barenholz vooral wil meegeven: "Gebruik de tijd die u niet aan alledaagse werkzaamheden kunt besteden om vooruit te kijken. Wanneer we straks weer volop kunnen draaien, moeten organisaties kunnen accelereren. Bereid u daarop voor – en op de volgende keer dat een soortgelijke verstoring zich voordoet."
4. Omarm onzekerheid
Ten tijde van een dergelijke ingrijpende maatschappelijke verstoring, ziet Barenholz een hele menselijke angst voor verandering. De eerste reactie is dan: ‘We kunnen geen meetings meer hebben, we kunnen niet meer overleggen!’ Alsof het simpele feit dat de zaken niet meer lopen zoals we gewend waren, meteen reden is om alles stil te leggen. Die huiverigheid is een groot obstakel dat organisaties ervan kan weerhouden te leren en zich aan te passen.
"Wat vooral nodig is, is een mentaliteitsverandering," zegt Barenholz. "Bij Workday hebben we ook uitdagingen. Onze productimplementaties moeten ineens volledig digitaal gebeuren. Was dat lastig? De eerste week wel. Maar omdat ons team die mentaliteit van snel schakelen heeft, was het de volgende week al ‘business as usual’."
Omarm daarom de situatie zoals die is. Stel niet zomaar alle projecten uit, maar kijk naar hoe het wel, anders of zelfs beter kan. Soms is het niet te voorkomen dat een project wordt uitgesteld. Als dat onvermijdelijk is, is stap één daar vrede mee te hebben, maar stap twee te zorgen dat u zo snel mogelijk alsnog van start kunt. En ervoor te zorgen dat u klaar bent voor de volgende situatie die de dagelijkse manier van werken zal verstoren. Zorgen dat u en uw organisatie flexibel kunnen omgaan met verandering, neemt een heleboel angst voor onzekerheid weg. Zo verkleint u de risico’s voor de toekomst en haalt u het beste uit deze crisis.
