Houd continuďteit en vaart in samenwerkingsprojecten ondanks corona
Andere mindset, meer improviseren
31 maart 2020 -
Thuiswerken is – in ieder geval tijdelijk - het nieuwe normaal. Het vergt zeker aanpassingen in technologie en mindset, maar over het algemeen zijn managers en medewerkers inmiddels zo goed en zo kwaad als het gaat overgestapt op online werken. Vergaderen via beeldscherm was even wennen, maar is, na de eerste hick-ups, business as usual geworden. Geldt dit ook voor de intensieve samenwerking in scrums en sprints?
De meeste (agile) projecten kunnen uitstekend doorgaan in een digitaal format als organisaties er de schouders onder zetten," zegt Herman-Jan Carmiggelt, expert in Digital Innovation & Transformation bij PA Consulting. Na de eerste restricties in het onderlinge contact was de neiging bij veel organisaties om scrumsessies en andere projectbijeenkomsten maar helemaal af te zeggen. Carmiggelt: "Dat hoeft echt niet. Er zijn voldoende digitale tools beschikbaar die effectieve online communicatie en samenwerking mogelijk maken. Maar in deze onzekere tijden gaat het niet alleen om de beschikbare technologie."
Een tijd waarin zekerheden wegvallen
Er zijn meer aspecten die houvast geven in een tijd waarin zekerheden wegvallen, vertelt Carmiggelt. "Het is belangrijk dat je medewerkers, klanten en partners gerust kunt stellen in woord en daad. Laat medewerkers zien dat hun positie en werk veilig is en dat de organisatie alles doet om negatieve impact te beperken. Wees ook consistent en accuraat in de online communicatie met klanten en partners. De boodschap is: ook als we thuiswerken, blijft het niveau van service en samenwerking hoog."
Fysiek is nu digitaal
Daarvoor moeten de faciliteiten wel goed genoeg zijn om op een andere plek dan voorheen te werken. De toegang tot data, processen en programma’s moet eenvoudig zijn. Maar ook is het nodig om een helder beleid te hebben over gegevensveiligheid en over bijvoorbeeld pauzes, ziekteverlof en zorg voor naasten. Verder is het van belang dat de onderlinge samenwerking blijft functioneren. Carmiggelt: "De geplande fysieke meetings worden online meetings. Een algemene vergadering kan prima via Zoom, Skype of een andere videoconference tool. Maar voor echt inhoudelijke projectmeetings waar je te maken hebt met brainstorms, sprintplanning, tests, surveys, whiteboards en andere ‘live’ samenwerkingsactiviteiten, heb je andere digitale platforms nodig."
Veelgebruikte en effectieve tools voor interne projecten en samenwerking met klanten en partners zijn onder meer: Microsoft Teams, Mentimeter, Miro, Stormboard, Jira en Slido. PA Consulting heeft in de afgelopen weken al vele grote en kleinere workshops bij Nederlandse ondernemingen omgezet van fysieke bijeenkomsten naar online meetings, inclusief break-outs en brainstormsessies voor onder meer scrumteams. Herman-Jan Carmiggelt: "We zijn zelf bijna verrast over het gemak waarmee toch best complexe bijeenkomsten zich laten vertalen naar digitaal. Niet alleen in logistiek, maar ook waar het gaat om het effect en de resultaten van de bijeenkomsten en workshops. Afspraken afzeggen blijkt dus in de meeste gevallen niet nodig – iedereen kan gewoon doorwerken en blijven samenwerken."
Andere mindset, meer improviseren
In korte tijd heeft deze switch al de nodige waardevolle inzichten opgeleverd, aldus Carmiggelt: "Ten eerste zijn de bandbreedte van het netwerk en de faciliteiten van Nederlandse thuiswerkers eigenlijk helemaal geen punt van zorg. Er is ruim voldoende capaciteit. Verder schort het ook niet aan goede digitale samenwerkingsplatforms. Wel is er een andere mindset nodig. Digitale evenementen vragen om een andere vorm van interactie en teams moeten ook kunnen improviseren. Een hoofdrol in deze omschakeling is er voor managers: zij moeten meer sturen op output en minder op aanwezigheid, en dus ook meer leren te vertrouwen op de inzet en betrokkenheid van hun teamleden. En tot slot zien we dat organisaties die al grotendeels digitaal werken, vrij moeiteloos omschakelen naar de eisen van deze crisis: ze hebben de tools en ervaring al voor remote werken en kunnen snel schakelen."
Deze crisis vraagt in allerlei opzichten nogal wat van organisaties, zegt Carmiggelt. "Zeker in persoonlijke zin – hoe houd ik medewerkers en hun naasten veilig en gezond? – en in financieel en economisch opzicht. Daarnaast is de manier van (samen)werken noodgedwongen veranderd. We werken veel flexibeler en meer op afstand. Dat laatste vraagt veel aanpassingen, maar het blijkt nu al wel dat dat prima kan werken en dat de fysieke afstand niet ten koste gaat van de continuïteit, effectiviteit en de resultaten. Als straks de coronacrisis bezworen is, zal misschien blijken dat het niet noodzakelijk is om alles weer naar het oude terug te brengen. Mogelijk besluiten organisaties – als een van de ‘lessons learnt’ - om die flexibiliteit erin te houden.
